ナレッジ ワークフロー
ナレッジ記事の公開および廃止プロセスは、その記事が属するナレッジベースに定義されたワークフローによって制御されます。
各 ナレッジベース に異なるワークフローをアサインできます。
デフォルトのワークフローの 1 つを使用するか、独自のワークフローを作成して、ナレッジ タイプごとにカスタマイズした公開および廃止プロセスを定義することができます。
承認が必要なワークフローの場合、KBWorkflow スクリプトインクルードで getApprovers() 機能を編集することによって、どのユーザーが承認または廃止を行うことができるかを設定できます。
| Workflow | 説明 |
|---|---|
| ナレッジ - 公開承認 | ナレッジベースのマネージャーに承認を要求します。承認中の記事は、[レビュー中] ステータスになり、承認されると [公開済み (Published)] ステータスに移行するか、後で公開するように設定されている場合は [公開予定 (Scheduled for publish)] に移行します。マネージャーが要求を却下した場合、ワークフローはキャンセルされ、その記事は [ドラフト] ステータスのままとなります。 所有グループが有効になっている場合、記事へのリンクを含むメール通知が所有グループのメンバーに送信され、承認されます。 所有グループが有効になっていない場合、記事へのリンクを含むメール通知がナレッジベースアドミニストレーターに送信され、承認されます。 記事が承認または却下されたことを知らせるために、記事の作成者または改訂者にも通知が送信されます。 承認メール通知をオンにするには、glide.knowman.enable_approval_notification プロパティを true に設定します。 注: アクティブなユーザーのみが通知を受け取ります。 |
| ナレッジ - 廃止承認 | 記事を廃止ステータスに移行する前に、ナレッジベースのマネージャーからの承認を要求します。ワークフローはキャンセルされ、アドミニストレーターが要求を却下した場合、その記事は公開ステータスのままとなります。 所有グループが有効になっている場合、記事へのリンクを含むメール通知が所有グループのメンバーに送信され、承認されます。 所有グループが有効になっていない場合、記事へのリンクを含むメール通知がナレッジベースアドミニストレーターに送信され、承認されます。 |
| ナレッジ - すぐに公開 | 承認を必要とせずにドラフト記事を即時公開するか、後で公開するように設定されている場合は公開予定日に公開します。 |
| ナレッジ - すぐ廃止 | 承認を要求せずに公開記事をすぐに廃止します。 |
| ナレッジ - ナレッジの公開 | ナレッジ記事を公開ステータスに移行するサブフロー。独自のワークフローを定義するときに、このサブフローを使用できます。 |
| ナレッジ - ナレッジの廃止 | ナレッジ記事を廃止ステータスに移行するサブフロー。独自のワークフローを定義するときに、このサブフローを使用できます。 |
注:
- 記事が廃止された後は、アドミニストレーターとナレッジアドミニストレーターのみが記事を表示できます。廃止された記事を再利用するために、アドミニストレーターとナレッジアドミニストレーターは記事を再公開できます。詳細については、「廃止された記事の再公開」を参照してください。
- 記事とその翻訳には親子関係があります。親記事を廃止しても、すべての翻訳された子記事が自動的に廃止されるわけではありません。
承認ワークフローのメール通知
承認ワークフローのメール通知を送信できます。
- 承認を受けるために送信されたナレッジ記事について承認者に通知します。
- ナレッジ記事の承認ステータスを作成者に通知します。