メール通知を作成する
送信時期、受信者、含まれる内容、およびメールダイジェストで配信できるかどうかを指定して、メール通知を作成します。
始める前に
- 通知受信者はアクティブ ユーザーで、定義された有効なメールアドレスを持っている必要があります。
ServiceNow ユーザーまたはグループのメンバーをユーザー [sys_user] テーブルのアクティブ ユーザーとして定義する必要があります。また、通知デバイス [cmn_notif_device] テーブルで、これらのユーザーの有効なメールアドレスがプライマリ チャネル (デバイス) に定義されている必要があります。アクティブなプロファイルと有効なメールアドレスを持っていないユーザーは、通知を受信できません。
- 通知受信者は、適切な通知設定を有効にしておく必要があります。
通知が登録可能な場合、ServiceNow の各ユーザーまたはグループのメンバーには、通知設定で有効になっている通知に対する通知とチャネル (デバイス) がある必要があります。アドミニストレーターは、通知設定を確認して設定するために、ユーザーに代わって操作することができます。
- メール通知を SMS 通知としても送信するには、通知の受信者が SMS チャネルの通知に登録している必要があります。SMS チャネルの作成の詳細については、「通知チャネルを作成する」を参照してください。
- 通知を作成または更新したら、[プレビュー通知] オプションを使用して検証します。たとえば、追加したリンクのテストや、通知受信者の確認を行います。詳細については、「メール通知のプレビュー」を参照してください。
- フィルターとクエリに使用できる演算子の詳細については、「Operators available for filters and queries」を参照してください。
このタスクについて
このビデオを視聴して、ユーザーからのメッセージに応答してインスタンスが実行できる処理について習得してください。このビデオは、さらにユーザーへのメール通知を作成または変更する方法も示しています。
通知フォームで次のタブを使用して、メール通知を設定します。
- 送信タイミング - 通知を送信するために必要な条件。
- 受信者 - 通知の受信者。
- 含む内容 - 通知の内容。
- 通知を含めるダイジェスト - 通知をダイジェストで配信できる場合のメール ダイジェストのコンテンツ。
手順
- 次のように移動する。 All (すべて) > システム通知 > メール > 通知.
- [New (新規)] を選択します。
-
必要に応じて、通知フォームの上部にあるフィールドに入力します。
フィールド 説明 名前 メール通知の一意の名前を入力します。記述的な名前はメール通知の目的を特定するのに役立ちます。例：Incident Opened＆Unassigned (未アサインのオープン インシデント) テーブル インシデント [incident] のように、通知をリンクさせるデータベーステーブルを選択します。 重要:タスク [task] テーブルは選択しないでください。このテーブルは他のテーブルを拡張するためのものです。タスクテーブル上で直接実行される通知はサポートされていません。注:同じアプリケーション適用範囲内にあるテーブルとデータベース ビューのみがリストに表示されます。Type (タイプ) 作成する通知のタイプ (メールまたは会議の招待) を選択します。 アクティブ チェックボックスをオンにすると、メール通知が有効になります。 カテゴリ この通知が属するカテゴリを選択します。カテゴリは、関連する通知を識別してグループ化します。この通知は、アクティブで購読可能な場合は、各ユーザーの通知設定で選択されたカテゴリ (システム設定ウィンドウの [通知] タブ) に一覧表示されます。 注:カテゴリを [未分類] にしないでください。ユーザーが自分の通知リストで通知を見つけることができなくなる可能性があります。新しいカテゴリが必要な場合は、通知カテゴリを作成するを参照してください。
ダイジェストを許可 メール ダイジェストが通知用に作成される場合は、チェック ボックスをオンにします。オンすると、ダイジェスト コンテンツを作成するための [通知を含めるダイジェスト] タブが表示されます。 説明 この通知の説明を入力します。 -
[送信時期] タブのフィールドに入力します。
注:同じトリガーが複数の通知を生成する場合、通知は 1 つだけ送信されます。他のすべての通知は、件名と本文が異なる場合でもシステムで重複しているとみなされます。「重複を無視する」のビジネス ルールで、この機能を制御します。
フィールド 説明 送信条件 通知が送信される条件を選択します。 - レコードが挿入または更新された時
- 特定のイベントが発生した時
- フローデザイナーの通知ステップの時
重み付け [必須] 重複する通知に対して相対的な通知優先度の数値を設定します。 通知のターゲットテーブルと受信者が同じ場合、重み付けが異なると、重複していると見なされます。重み付けが同じ場合は、件名と本文 (ウォーターマークを除く) が重複する通知として認定されるかどうかを確認するために、追加の評価が行われます。通知が重複している場合は、最も高い重み付けの通知のみが送信されます。他のすべての通知は、送信トレイからスキップ メールボックスに移動されます。デフォルト値 0 の場合は、システムから (条件が満たされていると仮定して) 通知が送信されます。
たとえば、サービスデスク エージェントがインシデントにコメントを追加した後、すぐにそれをクローズしたとします。デフォルトでは、これらのアクションは、コメントされたインシデント通知とクローズされたインシデント通知の両方をトリガーします。
ただし、両方の Notify はインシデントテーブルからのもので、インシデントの発信者にも通知されます。システムでは、重み付けが最も高い通知のみを送信します。この場合は、クローズされたインシデント通知です。
注:SMTP Sender のスケジュール済みジョブによって、メールの送信頻度が決まります。デフォルトでは、このジョブは毎分実行されます。条件 条件ビルダーを使用して、この通知を送信する条件を選択します。たとえば、[優先度] > [次の値を超える] > [ 3 - 中] を選択すると、優先度が「高」および「重大」のインシデントについてのみ通知を送信します。 挿入済み レコードが挿入されたときにメール通知を有効にするには、このチェックボックスをオンにします。このフィールドは、[送信タイミング] フィールドを [レコードの挿入または更新された時] に設定した場合に表示されます。 更新日時 レコードが更新されたときのメール通知を有効にするには、このチェック ボックスをオンにします。このフィールドは、[送信タイミング] フィールドを [レコードの挿入または更新された時] に設定した場合に表示されます。 イベント名 この通知をトリガーするイベントを選択します。このフィールドは、[送信タイミング] フィールドを [イベントが発生した時] に設定した場合に表示されます。 詳細条件 現在のメール レコードに基づいた通知、フィールド値の変更、またはシステムプロパティの変更など、特定のアクションを実行するスクリプトを作成します。 通知を送信するには、詳細条件のスクリプトで、true を返すようにするか、グローバル回答変数を true に設定する必要があります。
詳細条件のスクリプトでは、次のグローバル変数を使用します。
- current: 通知がリンクされているテーブルの現在のレコードが含まれます。
- event: 通知をトリガーしたイベントが含まれます。
注:[詳細条件] フィールドは、通知に設定した他の条件に加えて評価されます。通知を送信するには、条件と詳細条件の両方で、判定が true になる必要があります。 -
[受信者] タブのフィールドに入力します。
次の例は、タブのデフォルトビューを示しています。詳細ビューには、追加のフィールドが含まれています (表参照)。
ヒント:通知の受信者リストは、ユーザーを 1,000 人までに制限するよう考慮してください。デフォルトでは、通知に 100 人を超える受信者が含まれている場合、システムはそれぞれ最大 100 人の受信者を含む複数の通知メッセージを作成します。受信者の制限を変更するには、システムプロパティ glide.email.smtp.max_recipients を設定します。フィールド 説明 ユーザー メール通知を受信するユーザーを選択します。虫眼鏡アイコンを使用するか、メールアドレスを手動で追加することで、ユーザーを検索できます。このユーザー リストは静的です。 フィールド内のユーザーまたはグループ ユーザー [sys_user] テーブルまたはグループ [sys_user_group] テーブルを参照するターゲットレコードから、フィールドを選択します。選択した各フィールドのユーザーまたはグループに通知が送信されます。たとえば、通知でインシデント [incident] テーブルが使用されている場合は、[開始者] フィールドを選択すると、インシデントを開始したユーザーまたはグループに通知を送信できます。このユーザーまたはグループのリストは可変であり、関連するタスク レコードの値に依存します。また、メールアドレスの文字列を含むフィールドを選択すると、そのアドレスに通知を送信することもできます。 ユーザー [sys_user] テーブルで非アクティブなレコードを持つユーザーを通知の宛先に入れた場合、システムはそのユーザーに通知を送信しません。注:フィールドセレクタ―のプラス記号を選択して、関連するフィールドを選択することで、参照フィールドの値にドット連結することができます。グループ メール通知を受信するグループを選択します。虫眼鏡アイコンを使用するか、グループ名を手動で入力してグループを検索できます。このグループ リストは静的です。 注:グループメンバーは、グループレコードで [含めるメンバー] が選択されている場合のみ個々の通知を受信します。代理人を除外 このオプションを選択すると、インスタンスは、ユーザーおよび選択したグループのメンバーの代理人にはメール通知を送信しなくなります。 イベント作成者に送信 このチェック ボックスをオンにすると、通知プロセスを開始する操作を行った担当者にも通知を送信します。受信者フィールドの 1 つにイベント作成者が指定されていない場合、イベント作成者はこのフィールドの設定に関係なく通知を受信しません。 新しい通知については、このオプションはデフォルトで選択されています。
特定のメール通知を受信できない理由を知りたい場合は、ServiceNow コミュニティ で ServiceNow 技術サポートエンジニアによるブログ記事 「Troubleshooting email notifications - Send to the Event Creator (メール通知のトラブルシューティング - イベント作成者に送信)」を参照してください。
イベント パラメーター 1 に受信者含む イベント パラメーター 1 に 1 つ以上の通知受信者が含まれている (コンマ区切りリストで) 場合は、このチェック ボックスを選択します。このフィールドは、[送信条件] フィールドが [イベントが発生した時] に設定されている場合にのみ表示されます。 イベントパラメーター 2 に受信者含む イベント パラメーター 2 に 1 つ以上の通知受信者が含まれている (コンマ区切りリストで) 場合は、このチェック ボックスを選択します。このフィールドは、[送信条件] フィールドが [イベントが発生した時] に設定されている場合にのみ表示されます。 登録可能 すべてのユーザーがこの通知に登録できるようにするには、このチェックボックスを選択します。詳細については、「サブスクリプションベースの通知」を参照してください。 注:レコードに機密データまたは保護されたデータが含まれている場合は、通常アクセス権を持つユーザーおよびグループにのみ受信者リストを制限し、[登録可能] オプションは有効にしないでください。個人データまたは機密データが公開されないように通知コンテンツを構成することもできます。たとえば、関連付けられたレコードへのリンクを挿入して、詳細が通知内で表示されないようにすることができます。システムでは、アクセス制御に基づいた受信者の除外は行いません。受信者は、ユーザーインターフェイスから通常はアクセスできないレコードに関するメールを受信できます。たとえば、要求者が通常アクセスできないレコードでも、代理でオープンにされたインシデントやカタログ要求に関するメールを要求者が受け取ることができます。通知にレコードの詳細が含まれている場合は、すべての受信者がこれらの詳細を必要としていることを確認してください。注:デフォルトでは、送信元にメール通知は送信されません。たとえば、instanceABC@service-now.com からのメール通知は instanceABC@service-now.com に送信されません。ループを回避するためにこういった動作は、システムによって防止されています。 -
[内容] タブのフィールドに入力します。
次の例は、タブのデフォルトビューを示しています。詳細ビューには、追加のフィールドが含まれています (表参照)。
フィールド 説明 メールテンプレート 既存のコンテンツを再利用する場合は、メール テンプレートを選択して、メール通知にコンテンツを追加します。次の条件のいずれかに一致するメールテンプレートのみを選択できます。 - 通知と同じスコープおよびテーブルを共有する
- 同じスコープを共有しているが、テーブルが指定されていない
- 同じテーブルを共有し、グローバルスコープにある
件名 メール メッセージの件名を入力します。件名には、[変数の選択] 列の変数を含めることができます。
空の場合は、[メール テンプレート] の値「件名」が使用されます。このフィールドに値を入力すると、入力値でテンプレートの値が上書きされます。
受信者が SMS チャネルのメール通知に登録している場合、メール通知の件名が SMS メッセージとして送信されます。別の SMS メッセージを送信するには、メールテンプレートまたはメール通知のフォームで [SMS 代替]フィールドに入力します。
メッセージ HTML メール通知メッセージの内容を入力します。メッセージには、[変数の選択] 列の変数を含めることができます。
変数は、通知テーブル、その親テーブル、参照テーブルからの使用可能な列名にマップされます。変数を使用して、インシデントの簡単な説明、コメント、作業メモなど、テーブルのレコードの値を含めることができます。
[メッセージ HTML] フィールドは、コンテンツ タイプを [HTML とプレーン テキスト] または [HTML のみ] に設定した場合にのみ表示されます。
空の場合は、[メール テンプレート] の値「メッセージ HTML」が使用されます。このフィールドに値を入力すると、入力値でテンプレートの値が上書きされます。
<p>または<div>要素をメール通知に余分に追加するのを防ぐ方法については、ServiceNow コミュニティ で ServiceNow のスタッフによるブログ記事「Extra line spacing with paragraph tags in email client (メールクライアントでの段落タグによる余分な行間隔)」を参照してください。SMS 代替 SMS デバイスに送信する通知メッセージを入力します。SMS 代替メッセージは 140 文字に制限されています。
空の場合は、[メール テンプレート] の値「SMS 代替」が使用されます。このフィールドに値を入力すると、入力値でテンプレートの値が上書きされます。
このフォームまたはメールテンプレートの [SMS 代替] フィールドに入力しないと、メール通知の件名が SMS メッセージとして使用されます。
重要性 メールメッセージの重要度を「低」または「高」で設定します。 コンテンツタイプ メール通知のコンテンツ タイプを選択します。 - HTML およびプレーン テキスト
- HTML のみ
- プレーン テキストのみ
添付ファイルを含める このチェック ボックスをオンにすると、トリガー レコードのすべての添付ファイルをメールの添付ファイルとして送信します。 ウォーターマークを省略 このチェック ボックスを使用して、各メールに添付されているウォーターマークを適用または削除します。メールにウォーターマークが含まれていない場合、システムは受信アクションの条件を確認してタスクレコードを作成または更新します。詳細およびウォーターマークを非表示にする別の方法については、通知メールのウォーターマークを参照してください。 メッセージ テキスト プレーン テキストで送信する通知メッセージを入力します。このフィールドは、コンテンツ タイプを [HTMLとプレーン テキスト] または [プレーン テキストのみ] に設定した場合に表示されます。
空の場合は、[メール テンプレート] の値「メッセージ テキスト」が使用されます。このフィールドに値を入力すると、入力値でテンプレートの値が上書きされます。
送信元 メール通知の [差出人] フィールドで使用するメールアドレスを入力します。例：helpdesk@yourcompany.com メールは有効な形式である必要があります。形式が無効の場合、フィールドの近くに通知メッセージが表示されます。
このアドレスを変更するには、たとえばスパム検出に Sender Policy Framework (SPF) レコードを使用している場合には、メール転送を有効にするなどの詳細メールセットアップが必要な場合があります。
返信先 メール通知への返信先として使用されるメールアドレスを入力します。例：helpdesk@yourcompany.com メールは有効な形式である必要があります。形式が無効の場合、フィールドの近くに通知メッセージが表示されます。このフィールドには、複数のメールアドレスを追加できません。
このアドレスを変更するには、メール転送を有効にするなどの詳細メールセットアップが必要です。
プッシュ メッセージのみ 通知をプッシュ通知としてのみモバイル端末に送信する場合に、このオプションを選択します。プッシュ通知機能がアクティブである必要があります。 プッシュ メッセージ 1 つ以上のプッシュ メッセージを通知に関連付けます。プッシュ通知機能がアクティブである必要があります。 注:プッシュ メッセージと通知は、同じテーブルに対して行う必要があります。 -
[ダイジェストを許可] チェックボックスをオンにした場合は、[ダイジェストの内容] タブのフィールドに入力して、通知用のメールダイジェストコンテンツを作成します。
次の例は、タブのデフォルトビューを示しています。詳細ビューには、追加のフィールドが含まれています (表参照)。
フィールド 説明 ダイジェスト テンプレート ヘッダーやフッターなどの既存のコンテンツを再利用する場合は、メールテンプレートを選択して、メールダイジェストにコンテンツを追加します。 ダイジェストの件名 メール ダイジェストの件名を入力します。件名には、[変数の選択] 列の変数を含めることができます。
空の場合は、[メール テンプレート] の値「件名」が使用されます。このフィールドに値を入力すると、入力値でテンプレートの値が上書きされます。
ダイジェスト HTML メール ダイジェストで繰り返し使用する内容を入力します。ダイジェスト コンテンツには、[変数の選択] 列の変数を含めることができます。
変数は、通知テーブル、その親テーブル、参照テーブルからの使用可能な列名にマップされます。変数を使用して、インシデントの簡単な説明、コメント、作業メモなど、テーブルのレコードの値を含めることができます。
<p>または<div>要素をメールダイジェストに余分に追加するのを防ぐ方法については、ServiceNow コミュニティ で ServiceNow のスタッフによるブログ記事「Extra line spacing with paragraph tags in email client (メールクライアントでの段落タグによる余分な行間隔)」を参照してください。ダイジェスト セパレーター (HTML) この行を使用して、ダイジェストで要約された各項目を区切ります。
ダイジェスト元 メール ダイジェストの [差出人] フィールドで使用するメールアドレスを入力します。例：helpdesk@yourcompany.com メールアドレスは有効な形式である必要があります。形式が無効の場合、フィールドの近くに通知メッセージが表示されます。
このアドレスを変更するには、メール転送を有効にするなどの詳細メールセットアップが必要です。
ダイジェスト返信先 メール ダイジェストへの返信先として使用されるメールアドレスを入力します。例：helpdesk@yourcompany.com メールは有効な形式である必要があります。形式が無効の場合、フィールドの近くに通知メッセージが表示されます。
このアドレスを変更するには、メール転送を有効にするなどの詳細メールセットアップが必要です。
ダイジェスト テキスト プレーン テキストで送信するメール ダイジェストで繰り返し使用する内容を入力します。このフィールドは、コンテンツ タイプを [HTMLとプレーン テキスト] または [プレーン テキストのみ] に設定した場合に表示されます。
ダイジェスト セパレーター (テキスト) [オプション] ダッシュ文字を使用して、ダイジェストで要約された各項目を区切ります。このフィールドは、コンテンツ タイプを [HTMLとプレーン テキスト] または [プレーン テキストのみ] に設定した場合に表示されます。
通知を保存または更新すると、ユーザーの通知設定で、メールダイジェストオプションを通知に使用できるようになります。 - 通知の作成が完了したら、[送信] を選択します。または、通知の変更が完了した場合は、[更新] をクリックします。
次のタスク
- [件名] と [メッセージ] フィールドがどのように表示されるか。
- どのユーザーが通知を受け取るか、または受け取らないか (および受け取らない理由)。