ドキュメントを管理し、ドキュメントをナレッジ記事にリンクすることで、記事から最新バージョンのドキュメントにアクセスします。
始める前に
アドミニストレーターは、次のプラグインを有効化しておく必要があります。
- Knowledge Document プラグイン (com.snc.knowledge_document)
- ナレッジ管理詳細プラグイン (com.snc.knowledge_advanced)
ドキュメントは既にアップロードされ、公開されています。詳細については、「ドキュメントのアップロード」と「承認されたリビジョンの公開」を参照。
ドキュメントにリンクされた記事が保存されているナレッジベースへの寄稿アクセス権が必要です。
ナレッジ記事が既にドキュメントにリンクされている場合は、記事への寄稿アクセス権が必要です。必要なロール：document_management_user および knowledge
このタスクについて
ドキュメントの初期バージョンまたは改訂バージョンをナレッジ記事にリンクすることができます。ドキュメントは、リンクされた記事の添付ファイルとして表示されます。ドキュメントを変更しても、リンクされたナレッジ記事に添付されているドキュメントは自動的には更新されません。したがって、ドキュメントを改訂するたびに、改訂されたドキュメントをナレッジ記事に再度リンクする必要があります。 注: ドキュメントの所有者またはアドミニストレーターは、ドキュメントを公開記事にリンクすることができます。記事が別のユーザーによってチェックアウトされている場合、記事が公開されない限り、そのドキュメントを関連する記事にリンクすることはできません。
管理ドキュメントは 1 つの記事にしかリンクできません。
手順
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次のように移動する。 .
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ドキュメントをクリックします。
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[ナレッジ設定] 関連リストで、フィールドに入力します。
表 : 1. ナレッジ設定
| フィールド |
説明 |
| 動作 |
[ナレッジにリンク] 関連リンクがクリックされたときに実行されるプロセスです。 動作は次のいずれかのタイプです。
- [常にレコードを作成]：新しいナレッジ記事が作成され、ドキュメントの最新の公開リビジョンに添付ファイルとしてリンクされます。
- [既存のレコードを更新]：リンクされたナレッジ記事が、ドキュメントの最新の公開リビジョンで添付ファイルとして更新されます。ドキュメントにナレッジ記事が存在しない場合は、新しいナレッジ記事が作成されます。
注: ドキュメントの動作設定を選択すると、後でドキュメントを変更するときにその設定を変更することはできません。 |
| ナレッジベース |
ナレッジ記事が保存されるナレッジベースです。ナレッジ記事に関連付けられるナレッジベースは 1 つのみです。記事テンプレートを使用している場合は、テンプレートが他のナレッジベースで利用可能である場合にのみこの値を変更できます。 |
| タイプ |
定義済みのフィールドおよび値を使用してナレッジ記事を作成するための記事テンプレートです。 注: ナレッジ記事が作成されると、[タイプ] フィールドは読み込み専用になります。 |
| 有効期限 |
記事の有効期限が切れる日付。ナレッジ記事の同じフィールドに有効期限情報を追加します。 |
| 簡単な説明 |
ナレッジ記事について説明する少数の単語または短いフレーズです。ナレッジ記事の同じフィールドに簡単な説明を追加します。 |
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[ナレッジにリンク] 関連リンクをクリックします。
- オプション:
表示される情報メッセージで、メッセージリンクをクリックしてナレッジ記事を表示します。
タスクの結果
アップロードされたドキュメントは、添付ファイルとしてナレッジ記事に追加されます。[ナレッジ設定] 関連リストで指定された [動作] フィールドの値に応じて、ナレッジ記事がドキュメントで作成または更新されます。