지식 문서 생성

  • 릴리스 버전: Washingtondc
  • 업데이트 날짜 2024년 02월 01일
  • 읽기9분

    • 지식 기고자는 지식베이스 내에서 지식 문서를 생성 및 편집하여 조직에 정보를 공유할 수 있습니다.

    시작하기 전에

    문서 템플릿을 보려면 문서 템플릿 기능을 활성화하고 원하는 템플릿을 활성화해야 합니다.

    필요한 역할: knowledge, knowledge_manager, knowledge_admin, knowledge_coach, knowledge_domain_expert, knowledge_group_member, admin. 하나 이상의 활성 지식베이스에 대한 기여 권한이 있어야 합니다.

    이 태스크 정보

    하나 이상의 역할을 가진 사용자는 지식 문서를 생성하고 편집할 수 있습니다. 이러한 사용자는 지식 기고자로 알려져 있습니다. 역할이 없는 사용자는 문서를 읽고 피드백을 제출할 수 있지만 문서를 만들거나 편집할 수는 없습니다.

    일부 지식베이스에서는 특정 사용자만 기고할 수 있습니다. 예를 들어, IT 부서의 구성원은 데스크톱 지원 정보 또는 회사 IT 프로세스를 설명하는 문서와 같은 IT 지식베이스에서 지식 문서를 생성할 수 있습니다.

    프로시저

    1. 지식 문서를 생생하는 방법에는 세 가지가 있습니다.
      • 다음으로 이동 셀프 서비스 > 지식 을 클릭하고 아티클 만들기 아이콘을 선택합니다.
      • 다음으로 이동 지식 > 문서 > 새로 작성레이블이 표시됩니다.
      • Knowledge Management 홈페이지에서 더 보기 아이콘(더 보기 아이콘)을 선택한 다음 문서 생성을 선택합니다.
    2. 새 문서 생성 페이지에서 지식베이스를 선택합니다.
      다음 단계에서 선택할 문서 템플릿 목록은 선택한 지식베이스에 사용할 수 있는 문서 템플릿에 따라 필터링됩니다.
      주:

      새 문서 생성 페이지에서 이 페이지의 이전 버전으로 전환 또는 이 페이지의 업데이트된 버전으로 전환(권장)을 선택할 수 있습니다.

    3. 문서 템플릿을 선택합니다.
    4. 다음을 선택합니다.
      선택한 문서 템플릿에 기반하여 Knowledge 양식이 표시됩니다.
    5. Knowledge 양식의 필드에 내용을 입력합니다.
      표 1. 지식 양식
      필드 설명
      번호 문서의 번호입니다. 이 필드는 숫자로 자동 설정됩니다. 자세한 내용은 중복된 지식 문서 번호 문서를 참조하십시오.
      지식베이스 이 문서에 대해 선택된 지식베이스입니다.
      주:
      하나의 문서는 하나의 지식베이스에만 연결될 수 있습니다.

      지식베이스를 변경할 수 있지만, 선택한 문서 템플릿을 지식베이스에서 사용할 수 있는 경우에만 가능합니다.
      범주 이 문서의 범주입니다. 범주를 선택하기 전에 지식베이스를 선택합니다. 범주가 없는 문서는 Knowledge 홈페이지에서 (비어 있는) 범주에 표시됩니다.
      소유권 그룹 이 지식 문서에 대한 소유권 그룹입니다. 소유권 그룹은 구성원 및 관리자로 구성된 그룹으로, 이들은 승인, 문서 품질 확인 및 피드백 작업을 담당합니다. 소유권 그룹은 연결된 지식 문서를 게시, 편집 및 폐기할 수 있습니다.
      주:
      소유권 그룹이 할당되지 않은 경우, 문서는 승인을 위해 지식 관리자에게 자동으로 전송됩니다.
      언어 문서를 생성할 때 사용하는 언어입니다. 이 목록은 선택한 지식베이스에 대해 활성화한 언어를 기준으로 채워집니다.
      예약 게시 날짜 문서가 자동으로 게시되는 미래의 날짜입니다. 승인이 활성화된 경우 이 날짜 이전에 승인 프로세스를 완료해야 합니다.
      유효 기간 이 지식 문서가 만료되는 날짜입니다. 유효 기간 날짜 이후 또는 유효 기간 날짜가 비어 있는 경우 검색 결과에 문서가 표시되지 않습니다.

      유효 기간 필드의 기본값은 지식베이스에 대해 구성된 문서 유효성 필드에서 파생됩니다(지식베이스 생성 참조). 유효 기간 날짜는 문서를 만든 날짜부터 시작하여 문서 유효성 필드에 지정된 일수까지입니다. 문서 유효성 필드가 비어 있는 경우 지식 문서에 대한 유효 기간 필드의 기본 날짜가 2100년 1월 1일로 설정됩니다.

      문서 작성자나 편집자는 기본 유효 기간 날짜를 유지할지 또는 변경할지 선택할 수 있습니다. 자세한 내용은 지식 문서의 유효성 문서를 참조하십시오.

      매월 1일 애플리케이션은 다음 달에 만료될 문서에 대해 알리기 위해 승인된 수신자 목록에 이메일 알림을 보냅니다. 그러면 수신자가 유효 기간 날짜를 연장해 문서를 계속 이용할 수 있습니다. 자세한 내용은 에서 이메일 알림 관리 지식 관리 문서를 참조하십시오.

      주:
      시스템 날짜 형식 또는 사용자 기본 설정이 yy 연도 형식을 사용하도록 설정된 경우 유효 기간 날짜를 기본 날짜로 설정하면 문제가 발생할 수 있습니다. 관리자에게 문의하거나, yyyy 연도 형식의 날짜 형식을 사용하도록 사용자 기본 설정을 수정하십시오. 자세한 내용은 전역 날짜 및 시간 필드 형식 및 시스템 날짜 형식 개인화 주제를 참조하십시오.
      신뢰도 완전성 및 재사용성에 기반한 문서 성숙도입니다.
      버전 문서의 버전입니다. 문서 버전 관리 기능이 활성화된 경우에만 이 필드가 표시됩니다. 자세한 내용은 문서 버전 관리 문서를 참조하십시오.
      상위 기본 언어 문서를 나타내는 문서의 번호입니다. 이 설정은 서로 관련된 동일한 문서의 번역을 유지합니다. 상위 문서에 대해 동일한 언어를 일관되게 선택하는 것이 좋습니다. 이 필드는 I18N:Knowledge Management Internationalization Plugin v2 플러그인(com.glideapp.knowledge.i18n2)이 활성화되었을 때만 표시됩니다. 자세한 내용은 I18N - Knowledge Internationalization 문서를 참조하십시오.
      주:
      상위 필드에는 상위 문서의 첫 번째 버전만 포함됩니다. 이 필드는 소스 문서와 해당 번역 간의 관계를 유지하기 위해 번역 관리 기능에서 사용됩니다.
      항목 유형 HTML 또는 Wiki 문서 유형입니다.
      주:
      이 필드는 표준 템플릿에서만 표시됩니다.
      워크플로우 [읽기 전용] 초안, 검토 중 또는 게시됨과 같은 문서의 게시 상태입니다. 기존 문서에서 새 문서를 삽입하면 새 문서의 상태가 초안으로 재설정됩니다.
      소스 이 지식 문서가 응답하여 생성된 작업입니다(있는 경우). 이 필드는 작업 기록에서 지식 문서를 생성할 때 자동으로 설정됩니다.
      첨부 파일 링크 사용자가 문서에 접근할 때 문서 뷰를 열지 않고 첨부 파일을 자동으로 다운로드하는 옵션입니다. 이 옵션을 사용하려면 문서에 하나 이상의 첨부 파일을 추가합니다.
      주:
      여러 파일을 첨부할 수는 있지만 대부분의 웹 브라우저에서는 사용자가 첫 번째 파일만 다운로드할 수 있도록 허용합니다. 모든 파일을 다운로드할 수 있도록 하려면 WinZip 등을 사용하여 아카이브로 묶고 아카이브를 첨부하십시오. 첨부 파일 링크 옵션은 검색 링크에서 액세스한 문서에만 적용됩니다. 다른 지식 문서 내의 링크로 접근한 문서는 이 동작을 복제하지 않습니다.
      첨부 파일 표시 이 지식 문서를 보는 사용자에게 첨부 파일을 표시하는 옵션입니다. 첨부 파일은 문서 텍스트 아래에 표시됩니다. 이 옵션을 사용하려면 문서에 하나 이상의 첨부 파일을 추가합니다.
      거버넌스 민감하거나 중요하거나 규제 대상 정보를 제어할 수 있는 문서의 속성입니다. 모든 문서에 동일한 규정 준수 검토 요건이 있는 것은 아닙니다. 일부 문서는 문서(경험 기반)를 사용하는 사람들의 집단적 경험에 기반합니다. 다른 문서에는 엄격한 통제(준수 기반)가 필요한 정책 또는 법률 정보가 있습니다.
      간단한 설명 문서의 제목입니다. 이 제목은 지식 문서를 탐색하고 검색할 때, 그리고 문서 상단에 표시됩니다.

      이 필드에 최대 100자를 입력할 수 있습니다.

      주:
      Contextual Search가 활성화된 경우 입력한 간단한 설명 텍스트와 유사한 지식 문서가 지식 결과 섹션에 나타납니다.
      문서 본문 문서의 내용입니다. 지식 문서를 탐색하고 검색할 때 콘텐츠 미리 보기가 나타납니다.

      HTML 편집기에서 편집 기능을 사용하여 컨텐츠를 생성합니다. 자세한 내용은 HTML 편집기에서 지식 문서에 대한 기능 편집 문서를 참조하십시오.
      메타 외부 검색 엔진에서 검색을 최적화하기 위한 태그입니다. 여러 항목을 쉼표로 구분합니다. 이 필드를 추가하기 위해 양식을 구성해야 할 수 있습니다. 자세한 내용은 양식 레이아웃 구성을 참조하십시오.
      주:
      AI 검색가 Knowledge Management Service Portal에 대해서 활성화되는 경우 메타 필드에 추가하는 태그는 인덱싱되지 않습니다. AI 검색 결과를 미세 조정하기 위해 관리자는 결과 개선 규칙을 구성할 수 있습니다. 자세한 내용은 Service Portal의 AI Search를 참조하십시오.
      주:
      Knowledge Management KCS Capabilities 플러그인(com.snc.knowledge_kcs_capabilities)이 활성화되면 신뢰도 및 거버넌스 필드가 표시됩니다. 자세한 내용은 KCS 문서 상태 관리 문서를 참조하십시오.
    6. 옵션: 유사한 문서를 검색하려면 관련 검색 필드에 텍스트를 입력하거나 Knowledge 결과 섹션에서 기본 텍스트를 계속 진행합니다.
      Knowledge 결과 섹션이 Knowledge 양식에 표시되지 않으면 관리자는 양식 레이아웃을 구성하여 양식에 Contextual Search 결과 필드를 추가할 수 있습니다.
      • 입력한 검색 텍스트와 높은 텍스트 유사성을 가진 지식 문서를 찾으려면 유사한 문서 (ML)를 선택하십시오.
        주:
        이 옵션은 예측 인텔리전스 기능이 활성화되고 관리자가 지식 관리의 유사성 솔루션을 학습한 경우에만 사용할 수 있습니다. 자세한 내용은 관련 문서를 찾기 위해 Knowledge Management용 유사성 솔루션 학습 문서를 참조하십시오.
      • 입력한 검색 텍스트와 일치하는 지식 문서를 찾으려면 문서 검색을 선택합니다.
    7. 옵션: 팝업 창에서 전체 문서를 보려면 문서 제목에 대한 링크를 선택합니다.
    8. 제출을 선택하여 문서를 만듭니다.
    9. 옵션: 기존 문서에서 모든 중복 콘텐츠를 검색하려면 중복 검색을 선택합니다.
    10. 옵션: 이 문서에 대한 SEO 제안을 보려면 여기를 클릭하십시오. 메시지의 링크(있는 경우)를 선택하여 문서 개선을 위한 제안을 검토합니다.
      제안은 여러 머리글 1 또는 <H1> 태그를 제거하는 등 문서의 검색 엔진 최적화 및 접근성을 개선하는 데 도움이 되도록 제공됩니다. 머리글 1 <h1>, 앵커 <a> 및 이미지 <img> 태그에 대한 제안이 제공됩니다.
    11. 옵션: 문서 상세 정보를 추가 또는 수정하거나 문서를 게시합니다.
      • 문서 상세 정보를 추가하거나 수정합니다.

        자세한 내용은 지식 문서 편집 문서를 참조하십시오.

      • 게시를 선택하여 문서를 게시합니다.

        지식 문서는 지식베이스의 워크플로우 설정에 따라 게시됩니다.

        • Knowledge - 즉시 게시: 나중에 게시될 예정이 아니면 지식 문서가 즉시 게시됩니다.
        • Knowledge - 승인 게시: 나중에 게시될 예정이 아니면 지식 문서가 승인 완료 시점에 게시됩니다.
          주:
          지식 문서와 연결된 소유권 그룹을 통해 소유권 그룹 구성원은 자체 작성 문서의 게시를 승인할 수 있습니다. 관리자는 glide.knowman.ownership_group.enable_self_approval 속성을 비활성화하여 이 동작을 무효화할 수 있습니다. 자세한 내용은 소유권 그룹 문서를 참조하십시오.

        자세한 내용은 지식 문서 게시 예약 문서를 참조하십시오.

        게스트가 문서를 볼 수 있는 경우 이 문서는 게시된 후 인증되지 않은 사용자에게 표시될 수 있습니다.라는 메시지가 나타납니다. 계속하시겠습니까?

        게시되면 지식 문서가 게시됨 목록 및 모두 목록에 나타납니다. 게시됨 목록을 보려면 다음으로 이동합니다. 지식 > 문서 > 게시됨레이블이 표시됩니다. 모두 목록을 보려면 다음으로 이동합니다. 지식 > 문서 > 모두레이블이 표시됩니다.

        문서 버전 관리 기능이 활성화되면 지식 문서의 버전 번호가 다음 정수로 증가됩니다(예: 2.02에서 3.0). 자세한 내용은 지식 문서 버전 번호 문서를 참조하십시오.

    다음에 수행할 작업

    문서 기록을 저장한 후 태그를 추가하여 문서를 구성할 수 있습니다.
    지식 문서를 만들고 게시한 후에는 문서와 관련된 다음 작업을 수행할 수 있습니다.
    • 지식 문서에 대한 번역을 요청합니다. 자세한 내용은 사용 가능한 언어에 대한 누락된 번역 요청 문서를 참조하십시오.
    • 지식 문서를 폐기합니다. 폐기를 선택하여 폐기 워크플로우를 사용하도록 설정합니다. 자세한 내용은 지식 문서 폐기 문서를 참조하십시오.
    • 지식 문서에서 직접 지식 문서를 번역합니다. 자세한 내용은 번역 작업에서 지식 문서 번역 문서를 참조하십시오.
    • 게시된 지식 문서를 삭제합니다. 삭제를 선택합니다. 삭제 단추가 표시되지 않으면 추가 작업 아이콘( 추가 작업 아이콘)을 선택한 다음 삭제를 선택합니다.
      주:
      관리자 역할의 사용자만 게시된 지식 문서를 삭제할 수 있습니다.