이메일 알림 만들기

릴리스 버전: Xanadu

업데이트 날짜 2024년 08월 01일

읽기14분

이메일 알림을 보낼 시기, 받는 사람, 포함된 내용 및 이메일 다이제스트로 전달할 수 있는지 여부를 지정합니다.

시작하기 전에

필요한 역할: admin

알림을 생성하거나 업데이트할 때 다음 항목을 고려하십시오.

알림 수신자는 활성 사용자여야 하고 유효한 이메일 주소를 정의해야 합니다.
ServiceNow 사용자 또는 그룹 구성원은 사용자 [sys_user] 테이블에서 활성 사용자로 정의해야 합니다. 또한 이들은 알림 장치 [cmn_notif_device] 테이블에 기본 채널(장치)에 대해 정의된 유효한 이메일 주소를 가지고 있어야 합니다. 사용자에게 활성 프로필과 유효한 이메일 주소가 없으면 알림이 수신되지 않습니다.
알림 수신자는 적절한 알림 기본 설정을 미리 활성화해야 합니다.
알림이 구독 가능한 경우, 각 ServiceNow 사용자 또는 그룹 구성원은 알림 기본 설정에서 알림과 그 알림에 대한 채널(장치)을 미리 활성화해야 합니다. 관리자는 사용자를 가장하여 알림 기본 설정을 검토하고 구성할 수 있습니다.
이메일 알림 또한 SMS 알림으로 보내도록 하려면 수신자가 SMS 채널의 알림을 구독해야 합니다. SMS 채널 생성에 대한 자세한 내용은 알림 채널 생성에서 확인하십시오.
알림을 생성하거나 업데이트한 후, 알림 미리 보기 옵션을 사용하여 살펴보십시오. 예를 들어, 추가했을 수 있는 링크를 테스트하고 알림 수신자를 확인할 수 있습니다. 자세한 내용은 이메일 알림 미리 보기 문서를 참조하십시오.
필터 및 쿼리에 사용할 수 있는 연산자에 대한 자세한 내용은 을 참조하십시오 Operators available for filters and queries.

이 태스크 정보

알림 양식의 다음 탭을 사용하여 이메일 알림을 구성하십시오.

전송 시기 — 알림을 보내는 데 필요한 조건입니다.
수신자 — 알림의 수신자입니다.
포함 내용 — 알림의 내용입니다.
다이제스트 포함 내용 — 알림을 다이제스트로 전달할 수 있는 경우 이메일 다이제스트의 내용입니다.

주:

양식에 일부 필드가 표시되지 않으면 고급 뷰로 전환하십시오.

비디오를 시청하여 인스턴스가 사용자의 메시지에 응답하여 수행할 수 있는 작업에 대해 알아보고 사용자에 대한 이메일 알림을 만들거나 수정하는 방법을 보여줍니다.

프로시저

다음으로 이동 모두 > 시스템 통보 > 이메일 > 알림.
새로 만들기를 선택합니다.

알림 양식의필드에 적절히 입력합니다.


필드	설명
이름	이메일 알림의 고유 이름을 입력합니다. 설명적 이름은 이메일 알림의 목적을 식별하는 데 도움을 줍니다. 예: 인시던트 열림 및 할당되지 않음.
테이블	알림을 연결할 데이터베이스 테이블을 선택합니다(예: 인시던트 [incident]). 중요사항: 작업 [task] 테이블은 선택하지 마세요. 이 테이블은 다른 테이블을 확장하기 위한 것입니다. 작업 테이블에서 직접 실행되는 알림은 지원되지 않습니다. 주: 동일한 애플리케이션 범위에 있는 테이블 및 데이터베이스 뷰만 목록에 나타납니다.
유형	만들려는 알림 유형(이메일 또는 회의 초대)을 선택합니다.
활성	이메일 알림을 사용하려면 확인란을 선택합니다.
범주	이 알림이 속하는 범주를 선택합니다. 범주는 관련 알림을 식별하고 그룹화합니다. 이 알림은 활성화되고 구독 가능하면 각 사용자에 대한 알림 기본 설정에서 선택한 범주에 나열됩니다(시스템 설정 창의 알림 탭). 주: 사용자가 알림 목록에서 알림을 찾지 못할 수 있으므로 범주를 분류되지 않음으로 두지 마십시오. 새 범주가 필요한 경우 알림 범주 생성을 참조하십시오.
다이제스트 허용	알림에 대해 이메일 다이제스트가 생성될 경우 확인란을 선택합니다. 확인란을 선택하면 다이제스트 내용을 생성하기 위해 다이제스트 포함 내용 탭이 표시됩니다.
설명	이 알림에 대한 설명을 입력합니다.

전송 시점 탭의 필드에 내용을 입력합니다.

주:

동일한 트리거에서 여러 알림을 생성하는 경우, 시스템은 한 알림만 보냅니다. 시스템은 다른 모든 알림이 서로 다른 제목과 본문을 가지더라도, 이들을 중복으로 간주합니다. 중복 무시 비즈니스 규칙이 이 기능을 제어합니다.


필드	설명
보낸 시간	알림이 전송되는 조건을 선택합니다. 기록이 삽입되거나 업데이트될 때 특정 이벤트가 시작될 때 Flow Designer의 알림 단계 인 경우
가중치	[필수] 중복 알림을 기준으로 알림 우선순위에 대한 숫자 값을 설정합니다. 동일한 대상 테이블과 수신자를 가진 알림은 가중치가 다른 경우 중복으로 간주됩니다. 가중치가 동일한 경우 제목과 본문(워터마크 제외)이 동일한지 확인하기 위해 추가 평가를 수행하여 중복 통지에 해당합니다. 중복 알림이 있을 때 시스템은 가중치가 가장 높은 알림만 보냅니다. 다른 모든 알림은 보낼 편지함에서 건너뜀 사서함으로 이동됩니다. 기본값 0으로 설정하면 시스템이 알림을 보냅니다(조건이 충족되는 것으로 가정). 예를 들어, 서비스 데스크 에이전트가 인시던트에 설명을 추가하고 잠시 후 닫는다고 가정합니다. 기본적으로 이러한 동작은 인시던트에 설명 추가됨 알림과 인시던트 종결됨 알림을 모두 실행합니다. 그러나 두 알림은 모두 인시던트 테이블에서 발생되며 인시던트 호출자에게 알립니다. 시스템은 가중치가 가장 높은 알림만 보내며, 이 경우에는 인시던트 종결 알림입니다. 주: SMTP 발신자 예약된 작업으로 이메일을 보내는 빈도가 결정됩니다. 기본적으로, 이 작업은 분단위로 실행됩니다.
조건	조건 작성기를 사용하여 이 알림이 전송되는 조건을 선택합니다. 예를 들어, 우선순위 > 보다 큼 > 3 - 보통을 선택하여 높음과 중요 우선순위 인스턴트에 대해서만 알림을 보냅니다.
삽입됨	기록이 삽입될 때 이메일 알림을 활성화하려면 확인란을 선택합니다. 이 필드는 전송 시기 필드를 기록 삽입됨 또는 업데이트됨으로 설정할 때 나타납니다.
업데이트됨	기록이 업데이트될 때 이메일 알림을 활성화하려면 확인란을 선택합니다. 이 필드는 전송 시기 필드를 기록 삽입됨 또는 업데이트됨으로 설정할 때 나타납니다.
이벤트 이름	이 알림을 실행하는 이벤트를 선택합니다. 이 필드는 전송 시기 필드를 이벤트 시작됨으로 설정할 때만 나타납니다.
고급 조건	스크립트를 생성하여 현재 이메일 기록을 기반으로 알림 보내기, 필드 값 변경 또는 시스템 속성 변경 등과 같은 특정 작업을 수행하십시오. 알림을 보내려면 고급 조건 스크립트가 true를 반환하거나 전역 응답 변수를 true로 설정해야 합니다. 고급 조건 스크립트는 다음과 같은 전역 변수를 사용합니다. current: 알림이 연결된 테이블의 현재 기록을 포함합니다. event: 알림을 실행한 이벤트를 포함합니다. 주: 고급 조건 필드는 알림에서 설정한 다른 조건과 함께 평가됩니다. 알림을 보내려면 조건과 고급 조건이 모두 true로 평가되어야 합니다.

수신인 탭의 필드에 내용을 입력합니다.

다음 예는 탭의 기본 뷰를 보여 줍니다. 고급 뷰는 추가 필드를 포함합니다(테이블 참조).

팁:

알림의 수신자 목록을 사용자 1000명으로 제한할 것을 고려하십시오. 기본적으로 알림의 의도한 수신자가 100명 이상일 경우, 시스템은 각각 최대 수신자 100명으로 다중 알림 메시지를 생성합니다. 받는 사람 수 제한을 변경하려면 시스템 속성 glide.email.smtp.max_recipients을(를) 설정합니다.


필드	설명
사용자	이메일 알림을 받을 사용자를 선택합니다. 참조 조회 아이콘으로 사용자를 검색하거나 수동으로 이메일 주소를 추가할 수 있습니다. 이 사용자 목록은 정적입니다.
필드의 사용자/그룹	사용자 [sys_user] 또는 그룹 [sys_user_group] 테이블을 참조하는 대상 기록에서 필드를 선택합니다. 시스템은 사용자가 선택한 각 필드의 사용자나 그룹에 알림을 보냅니다. 예를 들어, 알림이 인시던트 [incident] 테이블을 사용하는 경우, 연 사람 필드를 선택하여 인시던트를 연 사용자나 그룹에 알림을 보낼 수 있습니다. 이 사용자 또는 그룹 목록은 가변적이고 연결된 작업 기록의 값에 따라 달라집니다. 또한 이메일 주소 문자열을 포함하는 필드를 선택하여 해당 주소로 알림을 보낼 수 있습니다. 주: 필드 선택기에서 더하기 기호를 선택한 다음 관련 필드를 선택하여 참조 필드의 값으로 닷워킹할 수 있습니다. 사용자 [sys_user] 테이블에서 비활성 기록을 가진 사용자에게 알림을 전송하면 시스템은 해당 사용자에게 알림을 보내지 않습니다.
그룹	이메일 알림을 받을 그룹을 선택합니다. 참조 조회 아이콘으로 또는 수동으로 그룹 이름을 입력하여 그룹을 검색할 수 있습니다. 이 그룹 목록은 정적입니다. 주: 그룹 구성원은 그룹 기록에서 구성원 포함이 선택된 경우에만 개별 알림을 수신합니다.
대리자 제외	이 옵션을 선택하면 인스턴스가 선택한 그룹의 사용자 및 구성원 대리인에게 이메일 알림을 보내지 않도록 할 수 있습니다.
이벤트 작성자에게 보내기	알림 프로세스를 시작하는 동작을 수행한 사람이 수신인이기도 한 경우 이 사람에게 알림을 보내려면 이 확인란을 선택합니다. 이벤트 생성자가 수신자 필드 중 하나에 지정되지 않은 경우 이벤트 생성자는 이 필드의 설정에 관계없이 알림을 받지 않습니다. 새 알림에 대해 이 옵션은 기본적으로 선택됩니다. 특정 이메일 알림을 받지 못하는 이유를 알아보려면 블로그 게시물 이메일 알림 문제 해결 - 기술 지원 엔지니어ServiceNow 커뮤니티가 ServiceNow 이벤트 작성자에게 보내기를 참조하십시오.
이벤트 매개변수 1에는 수신자가 포함되어 있습니다.	이벤트 매개변수 1에 하나 이상의 알림 수신자가 포함된 경우(쉼표로 구분된 목록에서) 이 확인란을 선택합니다. 이 필드는 전송 시기 필드가 이벤트 시작됨으로 설정되었을 때만 표시됩니다.
이벤트 매개변수 2에 수신자 포함	이벤트 매개변수 2에 하나 이상의 알림 수신자가 포함된 경우(쉼표로 구분된 목록에서) 이 확인란을 선택합니다. 이 필드는 전송 시기 필드가 이벤트 시작됨으로 설정되었을 때만 표시됩니다.
구독 가능	모든 사용자가 이 알림을 구독할 수 있도록 하려면 이 확인란을 선택합니다. 자세한 내용은 구독 기반 알림 문서를 참조하십시오. 주: 레코드에 중요하거나 보호된 데이터가 포함된 경우 일반적으로 액세스할 수 있는 사용자 및 그룹으로만 받는 사람 목록을 제한하고 구독 가능 옵션을 사용하도록 설정하지 않는 것이 좋습니다. 개인 데이터나 중요한 데이터가 노출되지 않도록 알림 콘텐츠를 구성할 수도 있습니다. 예를 들어 세부 정보가 알림에 표시되지 않도록 연결된 기록으로 돌아가는 링크를 삽입할 수 있습니다.

시스템은 액세스 제어를 기준으로 수신자를 제외하지 않습니다. 수신자는 일반적으로 사용자 인터페이스에서 액세스할 수 없는 기록에 대한 이메일을 받을 수 있습니다. 예를 들어 요청자는 일반적으로 이러한 기록에 액세스할 수 없더라도 요청자가 대신 연 인시던트 및 카탈로그 요청에 대한 이메일을 받을 수 있습니다. 알림에 기록 상세 정보가 포함되어 있는 경우 모든 수신자가 이러한 상세 정보를 필요로 하는지 확인합니다.

주:

기본적으로 시스템은 자신에게 이메일 알림을 보내지 않습니다. 예를 들어 instanceABC@service-now.com 의 이메일 알림은 instanceABC@service-now.com 전송되지 않습니다. 시스템은 루핑을 방지하기 위해 이 동작을 방지하는 데 도움이 됩니다.

포함될 항목 탭에서 필드에 내용을 입력합니다.

다음 예는 탭의 기본 뷰를 보여 줍니다. 고급 뷰는 추가 필드를 포함합니다(테이블 참조).


필드	설명
이메일 템플릿	기존 컨텐츠를 다시 사용하려면 이메일 템플릿을 선택하여 이메일 알림에 컨텐츠를 추가합니다. 다음 조건 중 하나를 충족하는 이메일 템플릿만 선택할 수 있습니다. 알림과 동일한 범위와 테이블을 공유함 동일한 범위를 공유하지만 지정된 테이블이 없음 동일한 테이블을 공유하고 전역 범위에 있음
제목	이메일 메시지의 제목 라인을 입력합니다. 제목은 변수 선택 열의 변수를 포함할 수 있습니다. 비어 있는 경우, 시스템은 이메일 템플릿의 제목 값을 사용합니다. 이 필드에 값을 입력하면, 이 값은 템플릿 값을 무효화합니다. 수신자가 SMS 채널에서 이메일 알림을 구독하면 시스템이 이메일 알림 제목을 SMS 메시지로 보냅니다. 다른 SMS 메시지를 보내려면 이메일 템플릿 양식이나 이메일 알림 양식의 SMS 대체 필드를 채웁니다.
메시지 HTML	이메일 알림 메시지의 내용을 입력합니다 메시지는 변수 선택 열의 변수를 포함할 수 있습니다. 변수는 알림 테이블, 이 테이블의 상위 테이블, 참조 테이블에서 사용 가능한 열 이름에 매핑됩니다. 변수를 사용하여 인시던트 짧은 설명이나 의견, 작업 메모와 같은 테이블에 있는 기록의 값을 포함하십시오. 메시지 HTML 필드는 컨텐츠 유형을 HTML 및 일반 텍스트 또는 HTML만으로 설정하는 경우에만 표시됩니다. 비어 있는 경우, 시스템은 이메일 템플릿의 메시지 HTML 값을 사용합니다. 이 필드에 값을 입력하면, 이 값은 템플릿 값을 무효화합니다. 이메일 알림에 추가 `<p>` 및 `<div>` 요소를 추가하지 않으려면 블로그 게시물 Extra line spacing with paragraph tags in email client by a ServiceNow employee in the ServiceNow 커뮤니티를 참조하십시오.
SMS 대체	SMS 장치에 보낼 알림 메시지를 입력합니다. SMS 대체 메시지는 140자로 제한됩니다. 비어 있는 경우, 시스템은 이메일 템플릿의 SMS 대체 값을 사용합니다. 이 필드에 값을 입력하면, 이 값은 템플릿 값을 무효화합니다. 이 양식이나 이메일 템플릿의 SMS 대체 필드를 채우지 않으면 시스템은 이메일 알림 제목을 SMS 메시지로 사용합니다.
중요도	이메일 메시지의 중요도를 낮음 또는 높음으로 설정합니다.
컨텐츠 유형	이메일 알림의 컨텐츠 유형을 선택합니다. HTML 및 일반 텍스트 HTML만 일반 텍스트만 기본적으로 HTML만 사용할 수 있습니다.
첨부 파일 포함	트리거 기록의 모든 첨부 파일을 이메일 첨부 파일로 보내려면 이 확인란을 선택합니다.
워터마크 생략	각 이메일에 첨부된 워터마크를 적용하거나 제거하려면 이 확인란을 사용합니다. 이메일에 워터마크가 포함되어 있지 않으면 시스템은 인바운드 작업의 조건을 검토하여 작업 기록을 생성하거나 업데이트합니다. 자세한 내용과 워터마크를 숨기는 다른 방법은 알림 이메일의 워터마크에서 확인하십시오.
메시지 텍스트	일반 텍스트로 보낼 알림 메시지를 입력합니다. 이 필드는 컨텐츠 유형을 HTML 및 일반 텍스트 또는 일반 텍스트만으로 설정할 때 나타납니다. 비어 있는 경우, 시스템은 이메일 템플릿의 메시지 텍스트 값을 사용합니다. 이 필드에 값을 입력하면, 이 값은 템플릿 값을 무효화합니다.
시작일	이메일 알림에서 보낸 사람 필드에 사용할 이메일 주소를 입력합니다. 예: helpdesk@yourcompany.com. 이메일은 유효한 형식이어야 하며, 그렇지 않으면 필드 근처에 알림 메시지가 나타납니다. 스팸 탐지를 위해 SPF(Sender Policy Framework) 기록을 사용할 때처럼, 이 주소를 변경하려면 이메일 전달 활성화와 같은 고급 이메일 설정을 해야 할 수 있습니다.
답글 대상	이메일 알림에 회신할 때 사용하도록 할 이메일 주소를 입력합니다. 예: helpdesk@yourcompany.com. 이메일은 유효한 형식이어야 하며, 그렇지 않으면 필드 근처에 알림 메시지가 나타납니다. 이 필드에는 최대 하나의 이메일 주소를 추가할 수 있습니다. 이 주소를 변경하려면 이메일 전달 활성화와 같은 고급 이메일 설정이 필요합니다.
푸시 메시지만	이 알림을 모바일 장치에 푸시 알림으로만 전송하려면 이 옵션을 선택합니다. 푸시 알림 기능이 활성화되어야 합니다.
푸시 메시지	하나 이상의 푸시 메시지를 이 알림에 연결합니다. 푸시 알림 기능이 활성화되어야 합니다. 주: 푸시 메시지와 알림은 동일한 테이블에 대해서여야 합니다.

다이제스트 허용확인란을 선택한 경우 다이제스트에 포함될 항목 탭의 필드를 입력하여 알림에 대한 이메일 다이제스트 내용을 만듭니다.

다음 예는 탭의 기본 뷰를 보여 줍니다. 고급 뷰는 추가 필드를 포함합니다(테이블 참조).


필드	설명
다이제스트 템플릿	헤더나 바닥글과 같은 기존 컨텐츠를 다시 사용하려면 이메일 템플릿을 선택하여 이메일 다이제스트에 컨텐츠를 추가합니다.
다이제스트 제목	이메일 다이제스트의 제목 라인을 입력합니다. 제목은 변수 선택 열의 변수를 포함할 수 있습니다. 비어 있는 경우, 시스템은 이메일 템플릿의 제목 값을 사용합니다. 이 필드에 값을 입력하면, 이 값은 템플릿 값을 무효화합니다.
다이제스트 HTML	이메일 다이제스트에 대한 반복 컨텐츠를 입력합니다. 다이제스트 컨텐츠는 변수 선택 열의 변수를 포함할 수 있습니다. 변수는 알림 테이블, 이 테이블의 상위 테이블, 참조 테이블에서 사용 가능한 열 이름에 매핑됩니다. 변수를 사용하여 인시던트 짧은 설명이나 의견, 작업 메모와 같은 테이블에 있는 기록의 값을 포함하십시오. 이메일 다이제스트에 추가 및 요소를 추가하지 않으려면 블로그 게시물 Extra line spacing with paragraph tags in email client by a ServiceNow employee in the ServiceNow 커뮤니티를 참조하십시오.`<div><p>`
다이제스트 구분 기호(HTML)	라인을 사용하여 다이제스트에 요약된 각 항목을 구분합니다.
다이제스트 출처	이메일 다이제스트의 [보낸 사람] 필드에 사용할 전자 메일 주소를 입력합니다. 예: helpdesk@yourcompany.com. 이메일 주소는 유효한 형식이어야 하며, 그렇지 않으면 필드 근처에 알림 메시지가 나타납니다. 이 주소를 변경하려면 이메일 전달 활성화와 같은 고급 이메일 설정이 필요합니다.
다이제스트 회신 대상	이메일 다이제스트에 회신할 때 사용하도록 할 이메일 주소를 입력합니다. 예: helpdesk@yourcompany.com. 이메일은 유효한 형식이어야 하며, 그렇지 않으면 필드 근처에 알림 메시지가 나타납니다. 이 주소를 변경하려면 이메일 전달 활성화와 같은 고급 이메일 설정이 필요합니다.
다이제스트 텍스트	일반 텍스트로 보낼 이메일 다이제스트의 반복 컨텐츠를 입력합니다. 이 필드는 컨텐츠 유형을 HTML 및 일반 텍스트 또는 일반 텍스트만으로 설정할 때 나타납니다.
다이제스트 구분 기호(텍스트)	[선택사항] 대시 문자를 라인을 사용하여 다이제스트에 요약된 각 항목을 구분합니다. 이 필드는 컨텐츠 유형을 HTML 및 일반 텍스트 또는 일반 텍스트만으로 설정할 때 나타납니다.

알림을 저장하거나 업데이트하면 사용자의 알림 설정에서 알림에 이메일 다이제스트옵션을 사용할 수 있습니다.

알림 만들기를 마치면 제출 을 선택하거나, 알림 수정을 마쳤으면 업데이트를 선택합니다.

다음에 수행할 작업

알림 미리 보기 옵션을 사용하여 알림을 확인합니다. 예를 들어 다음을 확인할 수 있습니다.

제목과 메시지 필드가 표시되는 방식
알림을 받을 사용자 또는 받지 않을 사용자 및 해당 사용자가 알림을 받지 못하는 이유