문서 승인 및 게시 프로세스
검토자는 문서를 승인하거나 거부합니다. 문서에는 여러 명의 검토자가 있을 수 있습니다. 승인 프로세스 중에 승인자는 문서를 승인하거나 거부합니다. 문서는 검토 프로세스 후 승인 프로세스를 거칩니다. 검토 및 승인 프로세스 후에 문서가 게시됩니다.
문서에는 한 명의 검토자 또는 여러 명의 검토자가 있고 승인자는 없을 수 있으며, 반대의 경우도 마찬가지입니다. 승인 및 검토 규칙을 만들려면 platform_document_management_admin 또는 관리자 역할이 있어야 합니다.
- 문서에 승인자와 검토자를 추가합니다.
- 문서 버전에 대한 승인 및 검토 워크플로우를 시작합니다.
- 승인된 버전을 게시합니다.
- 승인 및 검토 워크플로우의 활동 스트림을 확인합니다.
모든 승인자와 검토자는 승인하는 문서에 대한 읽기 권한을 가집니다.
문서 승인 수정 규칙
문서 검토
검토자가 문서를 거부하면 작성자와 소유자에게 알림이 전송되고 검토가 취소됩니다. 작성자, 소유자 및 검토자는 문서에 어떤 변경 사항을 적용해야 하는지 논의해야 합니다. 검토자가 문서를 승인하면 작성자와 소유자에게 검토가 성공했음을 알리고 문서를 승인 단계로 이동할 수 있습니다. 문서에 여러 검토자가 할당되면 가장 먼저 행동하는 검토자가 문서에 발생하는 작업을 지시합니다. 예를 들어, A와 B라는 두 명의 검토자가 있습니다.
검토자 A가 먼저 조치를 취하고 문서를 거부하면 검토 프로세스가 중지되고 수정 상태가 취소됨으로 설정됩니다. 검토자 B는 검토가 거부되어 상태가 더 이상 필요하지 않음으로 변경되었다는 알림 이메일을 받습니다. 검토자 A가 먼저 조치를 취하고 문서를 승인하면 검토 프로세스가 중지되고 문서가 승인 단계로 이동할 수 있습니다. 검토자 B의 상태가 더 이상 필요하지 않음으로 변경됩니다.
문서 승인
문서를 검토한 후 승인을 위해 문서를 제출합니다. 문서에 승인자가 없으면 승인 프로세스가 생략됩니다.
최종 승인자가 문서를 승인하면 작성자와 소유자에게 알림이 전송됩니다. 최종 승인이 성공하면 문서 스테이지가 문서 버전 목록에서 게시 준비 완료로 변경됩니다.
- 시퀀스 1: 승인자 A 및 B
- 시퀀스 2: 승인자 C 및 D
- 시퀀스 3: 승인자 E
시퀀스는 오름차순으로 발생하며 승인자 A와 B가 먼저 승인 요청을 받습니다(승인자 C, D, E는 아직 프로세스에 포함되지 않음). 검토 프로세스와 마찬가지로 시퀀스 내에서 행동하는 첫 번째 승인자가 문서에 발생하는 작업을 지시합니다. 승인자 A가 먼저 작업을 수행하여 문서를 거부하면 승인 프로세스가 중지되고 상태가 취소됨으로 설정됩니다. 승인자 B의 상태가 더 이상 필요하지 않음으로 변경됩니다. 승인자 A가 먼저 조치를 취해 문서를 승인하면 프로세스가 중지되고 승인자 B의 상태가 더 이상 필요하지 않음으로 변경됩니다. 그런 다음 문서는 승인 시퀀스 2로 이동합니다. 각 시퀀스에서 하나 이상의 승인자가 문서를 승인하면 작성자와 소유자에게 문서가 승인되었다는 알림이 전송됩니다.
문서 게시
문서를 작성하고 편집한 후 초안 검토 및 최종 승인을 위해 개정을 제출할 수 있습니다. 최종 승인 후에 문서를 게시할 수 있습니다.
승인 및 게시 프로세스가 반복되면 새 개정이 게시될 때 게시된 개정이 폐기됩니다. 이전 개정에 대해 실행되는 모든 워크플로우는 문서가 게시될 때 취소됩니다.