Explorando Gestão de contratos Pro
Saiba mais sobre Gestão de contratos Pro por meio de um fluxo de trabalho de amostra e revise os benefícios que ele pode oferecer.
Visão geral Gestão de contratos Pro
Gestão de contratos Pro a solução permite que você configure modelos de documento de contrato, cláusulas e variações de cláusula e inicie o contrato e emenda solicitações. Ele também oferece suporte a Now Assist extração de metadados e análise de contratos orientada, assinaturas eletrônicas, assinaturas eletrônicas e sistemas de armazenamento externo.
Gestão de contratos Pro usuários
| Usuário | Descrição |
|---|---|
| Administrador principal de contratos | O administrador de contratos gerencia registros de contrato, funções de usuário e configurações do sistema. |
| Configurador principal de contratos | O configurador de contratos gerencia as configurações relacionadas ao Contract Management Pro. Eles configuram modelos de contrato, sistemas externos e regras de configuração. |
| Executante principal dos contratos | O executante do contrato inicia ações ao cumprir uma execução de contrato atribuída. Isso inclui tarefas como criar revisões, adicionar signatários e cancelar atribuições de signatário. |
| Usuário Core de contratos | Os usuários do contrato iniciam e rastreiam o contrato e emenda solicitações. |
| Revisor do contrato | Os revisores de contrato revisam documentos de contrato, rastreiam tarefas de revisão e usam a biblioteca de cláusulas para adicionar cláusulas apropriadas. |
| Visualizador de relatórios de contrato | O visualizador de relatórios de contratos exibe relatórios de contratos, analisa tendências de contratos e oferece suporte à tomada de decisões orientada por dados. |
| Fornecedor do relatório de contrato | O fornecedor de relatórios de contrato publica relatórios no Painel de contratos. |
| Usuário da obrigação | O usuário de obrigação envia a solicitação de obrigação. |
| Executante da obrigação | O executante da obrigação inicia ações ao cumprir uma obrigação. Isso inclui tarefas como criar obrigações, aprovar, rejeitar ou cancelar tarefas de obrigação. |
| Administrador de obrigações | Fornece acesso administrativo à gestão de obrigações e aos dados subjacentes. |
Fluxo de trabalho de solicitação de contrato de autoatendimento
A imagem a seguir fornece uma visão geral das solicitações de contrato de autoatendimento.
- O solicitante do contrato inicia uma solicitação de contrato.
- Um documento de contrato é gerado a partir de um modelo de contrato e os metadados, cláusulas, signatários e tabelas são adicionados dinamicamente de acordo com condições predefinidas.
- O executante do contrato exibe o documento do contrato e executa uma das seguintes ações:
- Se nenhuma mudança for necessária, obterá aprovação das partes interessadas. Envia o documento do contrato para assinatura.
- Se alguma mudança for necessária, carregará uma nova revisão do documento e obterá aprovação das partes interessadas antes de enviá-lo para assinatura.
- Se algum signatário recusar o documento, ele será enviado de volta ao solicitante para ser retrabalhado e a revisão será enviada para assinatura.
- Depois que todos os signatários tiverem aprovado o documento. O contrato assinado é anexado ao registro de solicitação de contrato.
- O contrato assinado é armazenado no ServiceNow ou um sistema de armazenamento externo e referenciado no repositório de contratos. O solicitante e os membros do departamento podem acessar o documento de contrato assinado no repositório de contratos.
Fluxo de trabalho de solicitação de contrato não atendido automaticamente
A imagem a seguir fornece uma visão geral das solicitações de contrato não atendidas automaticamente.
Um fluxo de trabalho para solicitação de contrato não atendida automaticamente pode progredir da seguinte forma:
- O solicitante do contrato inicia uma solicitação de contrato no espaço.
- O solicitante do contrato carrega um único contrato ou vários contratos e seus documentos de suporte e os classifica.
- O executante do contrato exibe o documento do contrato anexado à solicitação de contrato.
- Se necessário, o executante do contrato reclassifica o contrato e os documentos de suporte.
- O executante do contrato exibe o documento do contrato e executa uma das seguintes ações:
- Se nenhuma mudança for necessária, obterá aprovação das partes interessadas. Envia o documento do contrato para assinatura.
- Se alguma mudança for necessária, modifica o documento do contrato, obtém aprovação interna ou ad-hoc, se necessário. Carrega a nova revisão do documento do contrato e envia para assinatura.
- Se houver vários documentos de contrato, o executante do contrato se prepara para assinaturas especificando o pedido. Se houver uma assinatura eletrônica, o executante do contrato adicionará os campos obrigatórios e enviará o documento do contrato para assinatura.
- Os signatários revisam o documento do contrato.
- Se nenhuma mudança for necessária, o documento do contrato será assinado por todos os signatários.
- Se alguma mudança for necessária, a assinatura será recusada e o usuário que está trabalhando na solicitação de contrato gerará um novo documento e o reenviará para assinatura.
- O contrato assinado é armazenado no ServiceNow ou um sistema de armazenamento externo e referenciado no repositório de contratos. O solicitante e os membros do departamento podem acessar o documento de contrato assinado no repositório de contratos.
Benefícios do Gestão de contratos Pro
| Recurso | Benefício | Usuários |
|---|---|---|
| Modelos de documentos do Word | Configure modelos de documento do Word para contrato para simplificar e reduzir a necessidade de retrabalho e manter a uniformidade nos documentos de contrato gerados. Configure a geração de conteúdo dinâmico por meio de mapeamentos e condições para cláusulas e tabelas. | Configurador de contratos |
| Gestão de cláusulas | Gerencie com eficácia uma biblioteca de variações de cláusula. Use variações de cláusula para colocar dinamicamente o conteúdo em um contrato, dependendo das condições especificadas. | Configurador de contratos |
| Microsoft Word suplemento para ServiceNow Contratos | Use documentos do Microsoft Word para adicionar controles de conteúdo que atuam como espaços reservados para o conteúdo. Os modelos do Word são mais fáceis de revisar, marcar e modificar. | Configurador de contratos |
| Solicitações de contrato e emenda | Iniciar solicitações de contrato de autoatendimento ou não autoatendimento. | Usuário do contrato |
| Emendas de contrato | Iniciar e gerenciar solicitações de correção. | Usuário do contrato, Executante do contrato |
| Gestão de obrigações | Rastreie e gerencie obrigações contratuais para ajudar a garantir a conformidade e minimizar os riscos. | Executante da obrigação ou usuário da obrigação |
| Configurando aplicações externas para Gestão de contratos Pro | Integração com armazenamento externo e provedores de assinatura eletrônica. | Configurador de contratos |
| Painel de contratos | Obtenha informações sobre o volume de solicitações de contrato que são tratadas por sua equipe. | Executante do contrato |
| Espaço de contratos | Trabalhe com widgets acionáveis para categorizar, priorizar e trabalhar com eficiência em solicitações de contrato. | Usuário do contrato ou executante do contrato |
| Now Assist em Gestão de contratos | Use o Now Assist na Gestão de contratos para analisar contratos para cláusulas ausentes e fora do padrão e extrair informações de contratos assinados para adicionar ao repositório de contratos. | Executante do contrato do Now Assist |
O que explorar a seguir
Para saber mais sobre como configurar e usar o Gestão de contratos Pro, consulte: