Vinculação de documentos a artigos de conhecimento

Gerencie um documento e acesse a versão mais recente dele a partir de um artigo. Para isso, vincule o documento a um artigo de conhecimento.

Antes de Iniciar

Seu administrador precisa ter ativado os seguintes plug-ins:

• Plug-in Knowledge Document (com.snc.knowledge_document)
• Plug-in Knowledge Management Advanced (com.snc.knowledge_advanced)

O documento já foi carregado e publicado. Para obter mais informações, consulte Carregar um documento e Publicação de uma revisão aprovada.

Você deve ter acesso de contribuição à base de conhecimento em que o artigo de conhecimento vinculado ao documento está armazenado.

Se um artigo de conhecimento já estiver vinculado ao documento, você precisa ter acesso de contribuição a ele.

Funções necessárias: document_management_user e knowledge

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Você pode vincular a versão inicial ou revisada de um documento a um artigo de conhecimento. O documento aparece como anexo do artigo vinculado. A revisão de um documento não atualiza automaticamente o documento anexado ao artigo de conhecimento vinculado. Portanto, sempre que você revisar um documento, será necessário vincular novamente o documento revisado ao artigo de conhecimento.

Nota:

Como proprietário de um documento ou administrador, você pode vincular o documento a um artigo publicado. Se o artigo for submetido a check-out por outro usuário, você não poderá vincular o documento ao artigo associado, a menos que o artigo seja publicado.

Um documento gerenciado só pode ser vinculado a um artigo.

Procedimento

1. Navegar até Managed Documents > Documentos > Tudo.
2. Clique no documento.
3. Na lista relacionada Configurações de conhecimento, preencha os campos.

   Tabela 1. Configurações de conhecimento

   Campo	Descrição
   Comportamento	Processo realizado quando o link relacionado Link para conhecimento é clicado. Um comportamento é um dos seguintes tipos: Sempre criar registro: um novo artigo de conhecimento é criado e vinculado à última revisão publicada do documento como anexo. Atualizar registro existente: o artigo de conhecimento vinculado é atualizado com a última revisão publicada do documento como anexo. Se não houver artigos de conhecimento para o documento, um novo será criado. Nota: Depois de selecionar uma configuração de comportamento para um documento, não será possível modificá-la posteriormente ao revisar o documento.
   Base de conhecimento	Base de conhecimento na qual o artigo de conhecimento está armazenado. Você pode associar um artigo de conhecimento somente a uma base de conhecimento. Se você estiver usando um modelo de artigo, poderá modificar esse valor somente se o modelo estiver disponível na outra base de conhecimento.
   Tipo	Modelo de artigo para criar um artigo de conhecimento usando campos e valores definidos. Nota: quando um artigo de conhecimento é criado, o campo Tipo se torna somente leitura.
   Válido até	Data em que o artigo expira. Adiciona informações de validade até a data ao mesmo campo no artigo de conhecimento.
   Descrição resumida	Algumas palavras ou uma frase curta para descrever o artigo de conhecimento. Adiciona a descrição curta ao mesmo campo no artigo de conhecimento.

4. Clique no link relacionado Link para conhecimento.
5. Opcional: Na mensagem informativa exibida, clique no link da mensagem para exibir o artigo de conhecimento.

Resultado

O documento carregado é adicionado como um anexo a um artigo de conhecimento. Dependendo do valor do campo Comportamento especificado na lista relacionada "Configurações de conhecimento", o artigo de conhecimento será criado ou atualizado com o documento.