Como trabalhar com atividades de processamento de dados

Os responsáveis por processamento de dados podem usar as opções no módulo Atividade de processamento de dados para criar metas, identificá-las como atividades de processamento de dados e executar GDPR DPIA avaliações de meta nelas para determinar se as metas são de alto risco.

Nota:

A partir da versão Rome, o GRC: GDPR DPIA Accelerator está sendo preparado para descontinuação futura. Ele ficará oculto e não será mais ativado em novas instâncias, mas continuará sendo compatível. Para obter detalhes, consulte o artigo Processo de descontinuação [KB0867184] na base de conhecimento do Now Support.

Conceitos relacionados

• GDPR DPIA Use Case Accelerator visão geral do módulo
• Como trabalhar com avaliações de risco de DPIA
• Trabalhando com GDPR DPIA painéis e relatórios de visão geral

Tarefas relacionadas

• Baixar o GDPR DPIA Use Case Accelerator

Criar um destino

No GDPR, uma meta se refere à associação entre uma entidade e uma atividade de processamento de dados.

Antes de Iniciar

Função necessária: sn_irm_gdpr_dpia.risk_executive ou sn_irm_gdpr_dpia.data_processing_officer

Nota:

A partir da versão Rome, o GRC: GDPR DPIA Accelerator está sendo preparado para descontinuação futura. Ele ficará oculto e não será mais ativado em novas instâncias, mas continuará sendo compatível. Para obter detalhes, consulte o artigo Processo de descontinuação [KB0867184] na base de conhecimento do Now Support.

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Uma avaliação de destino é executada em um destino para identificar se é uma atividade de processamento de dados. Se a avaliação voltar e o destino for identificado como de alto risco, crie um risco de DPIA para executar uma avaliação de DPIA e determinar como o risco pode ser atenuado. Os destinos podem ser criados manualmente ou você pode gerá-los automaticamente selecionando a verificação Gerar destino caixa no formulário Entidade ou no formulário Tipo de entidade.

Procedimento

1. Navegar até Todos > DPIA do GDPR > Atividade de processamento de dados > Criar Destino.
   
2. Preencha os campos conforme necessário.

   Campo	Descrição
   Nome	Insira o nome do destino.
   Pertencente a	Selecione o proprietário para este destino.
   Descrição	Insira uma descrição que descreva o destino.
   Ativo	Marque esta caixa de seleção para ativar o destino.
   Entidade	Selecione a entidade associada a este destino. Uma entidade pode ter apenas um destino associado a ela.
   Estrutura	O padrão deste campo é GDPR DPIA.

3. Siga um destes procedimentos:
   • Para salvar os dados, clique em Atualizar.
   • Para identificar o registro de destino como uma atividade de processamento de dados, clique aqui.
   • Para modificar a lista de entrevistados da avaliação, clique na guia Avaliações Preliminares.
   • Para executar uma avaliação preliminar no destino, clique em Enviar avaliações.
   • Para executar uma avaliação de DPIA no destino, clique em Gerar DPIA.

Identificar um destino como uma atividade de processamento de dados

Identificar um destino como uma atividade de processamento de dados é a primeira etapa para determinar se uma avaliação de processamento de dados deve ser realizada no destino.

Antes de Iniciar

Função necessária: sn_irm_gdpr_dpia.risk_executive ou sn_irm_gdpr_dpia.data_processing_officer

Nota:

A partir da versão Rome, o GRC: GDPR DPIA Accelerator está sendo preparado para descontinuação futura. Ele ficará oculto e não será mais ativado em novas instâncias, mas continuará sendo compatível. Para obter detalhes, consulte o artigo Processo de descontinuação [KB0867184] na base de conhecimento do Now Support.

Procedimento

1. Navegar até Todos > DPIA do GDPR > Atividade de processamento de dados > Todos os destinos.

   

2. Selecione o registro de destino que você deseja identificar como uma atividade de processamento de dados.
3. Clique em Atualizar.
   Duas listas relacionadas são exibidas: GDPR DPIA e GDPR Preliminary Assessment.

   

4. Na guia GDPR DPIA, marque a caixa de seleção Atividade de processamento de dados.
5. Preencha os campos conforme necessário.

   Campo	Descrição
   Status de Aprovação	Exibe o status atual do processo de aprovação.
   Finalidade	A finalidade do destino. Inclua informações como onde a atividade é aplicável.
   Necessidade e proporcionalidade	Uma avaliação da necessidade e proporcionalidade da meta em relação à sua finalidade.
   Medidas conhecidas	Medidas para lidar com o risco, incluindo proteções, medidas de segurança e mecanismos para garantir a proteção dos dados pessoais.
   Critérios de avaliação	Clique no ícone de cadeado e selecione os critérios a serem considerados para avaliar se a meta provavelmente resulta em alto risco. Os critérios são: Avaliação ou pontuação Tomada de decisão automatizada com efeito jurídico ou efeito semelhante significativo Monitoramento sistemático Dados confidenciais ou dados de natureza altamente pessoal Dados processados em larga escala Associação ou combinação de conjuntos de dados Dados relativos a assuntos de dados vulneráveis Uso inovador ou aplicação de novas soluções tecnológicas ou organizacionais Evitar que os indivíduos relativos aos dados exerçam um direito ou usem um serviço ou contrato
   Usa DPIA existente?	Marque esta caixa de seleção se o destino usar um DPIA pré-existente, clique no ícone de cadeado e selecione os DPIAs associados a este destino na lista.
   É aconselhado pelo responsável pelo processamento de dados?	Marque esta caixa de seleção se o destino exigir a aprovação de um responsável pelo processamento de dados. Em seguida, clique no ícone de cadeado e selecione o responsável pelo processamento de dados apropriado na lista.
   Usa o Código de Conduta aprovado?	Marque esta caixa de seleção se o destino precisar estar em conformidade com um Código de Conduta quando seu impacto for acessado e insira o nome do Código de Conduta na caixa de texto.
   Busca exibições do assunto dos dados?	Marque esta caixa de seleção se o destino exigir que as exibições dos titulares dos dados ou seus representantes sejam revisadas e insira as exibições do titular dos dados na caixa de texto.
   Já existia antes do GDPR?	Marque esta caixa de seleção se a meta existir antes da criação do GDPR. Nota: O requisito para realizar o DPIA se aplica a todas as atividades de processamento de dados existentes que provavelmente resultam em um alto risco para os direitos e liberdades das pessoas físicas para as quais houve uma mudança dos riscos.
   É de alto risco?	Marque esta caixa de seleção, este é um destino de alto risco. Nota: Mesmo que não haja indicações de alto risco provável, considere realizar uma avaliação de DPIA para todas as atividades principais de processamento de dados que envolvem o uso de dados pessoais.

   Nota:

   Você tem duas opções para preencher os campos na guia GDPR DPIA. Você pode preenchê-las manualmente, conforme descrito acima, ou, se não souber as respostas para as perguntas, poderá gerar uma avaliação para outra pessoa que saiba e copiar as respostas da avaliação para o formulário de destino, conforme descrito abaixo.
6. Para gerar uma avaliação para outro usuário, execute estas etapas.
   1. Clique na guia Avaliação preliminar do GDPR.
   2. No campo Respondentes da avaliação, clique no ícone de cadeado e selecione o usuário para o qual você deseja preencher o formulário.
   3. Depois de selecionar o respondente, clique no ícone de cadeado novamente.
   4. Clique em Enviar avaliações.

      Depois que o usuário selecionado tiver feito a avaliação, o botão Copiar respostas da avaliação será exibido.

      

   5. Clique em Copiar respostas de avaliação.

      O registro de avaliação concluído é mostrado.

      

   6. Você pode clicar em Exibir resposta para exibir as respostas da avaliação.
   7. Selecione o registro e clique em Copiar.
      As respostas fornecidas pelo entrevistado selecionado são copiadas para o GDPR DPIA.
7. Quando tiver preenchido os campos, siga um destes procedimentos:
   • Para salvar os dados, clique em Atualizar.
   • Para modificar a lista de entrevistados da avaliação, clique na guia Avaliações Preliminares.
   • Para executar uma avaliação preliminar no destino, clique em Enviar avaliações.
   • Para gerar um risco de DPIA e iniciar uma avaliação de DPIA no destino, clique em Gerar DPIA.
   • Se você selecionou É recomendado pelo responsável pelo processamento de dados? caixa de seleção e selecionou um aprovador, um botão Solicitar aprovação de DPO será exibido. Clique neste botão para solicitar aprovação do aprovador selecionado. Todos os campos na guia GDPR DPIA se tornam somente leitura. Se forem necessárias modificações adicionais, você poderá clicar em Redefinir aprovação.

Enviar uma avaliação preliminar para um destino

Você pode iniciar uma avaliação preliminar em uma meta para determinar se ela é considerada uma operação de alto risco e para decidir quais procedimentos de mitigação são necessários. Depois que a avaliação preliminar é iniciada, os entrevistados da avaliação selecionados podem fazer a avaliação.

Antes de Iniciar

Função necessária: sn_irm_gdpr_dpia.risk_executive ou sn_irm_gdpr_dpia.data_processing_officer

Nota:

A partir da versão Rome, o GRC: GDPR DPIA Accelerator está sendo preparado para descontinuação futura. Ele ficará oculto e não será mais ativado em novas instâncias, mas continuará sendo compatível. Para obter detalhes, consulte o artigo Processo de descontinuação [KB0867184] na base de conhecimento do Now Support.

Procedimento

1. Navegar até Todos > DPIA do GDPR > Atividade de processamento de dados > Todos os destinos.

   

2. Abra o registro de destino para o qual você deseja executar uma avaliação preliminar.

   

3. Certifique-se de que o campo Estrutura mostre GDPR DPIA.
4. Clique na guia Avaliação preliminar do GDPR.

   

5. Certifique-se de que o campo Avaliações mostre Avaliação de metas de GDPR DPIA.
6. No campo Respondentes da avaliação, clique no ícone de cadeado e selecione os usuários para os quais você deseja fazer a avaliação preliminar para o destino.
7. Depois de selecionar os respondentes, clique no ícone de cadeado novamente.
8. Clique em Enviar avaliações.
   As avaliações são enviadas aos entrevistados selecionados e uma mensagem mostra o número de avaliações criadas. Além disso, a guia Avaliações mostra os registros de avaliação.

   

9. Para solicitar a aprovação do responsável pelo processamento de dados, clique no link relacionado Solicitar aprovação do DPO.
10. Depois que os entrevistados responderem, você poderá exibir as respostas deles clicando em Exibir respostas na guia Avaliações.

Fazer uma avaliação preliminar

Quando você for identificado como um entrevistado de uma avaliação preliminar, deverá acessar e fazer a avaliação.

Antes de Iniciar

Função necessária: nenhuma

Nota:

A partir da versão Rome, o GRC: GDPR DPIA Accelerator está sendo preparado para descontinuação futura. Ele ficará oculto e não será mais ativado em novas instâncias, mas continuará sendo compatível. Para obter detalhes, consulte o artigo Processo de descontinuação [KB0867184] na base de conhecimento do Now Support.

Procedimento

1. Navegar até Todos > DPIA do GDPR > Atividade de processamento de dados > Minhas Avaliações Preliminares.
   Todas as avaliações para as quais você é um entrevistado solicitado são mostradas.

   

2. Abra a avaliação que você deseja fazer.

   

   Os campos são descritos aqui.

   Campo	Descrição
   Número	Número de registro gerado automaticamente.
   Tipo de métrica	Tipo de métrica desta avaliação.
   Prazo	Data em que a avaliação deve ser concluída. O sistema preenche a data de vencimento a partir do valor no campo Duração da avaliação do tipo de métrica. O sistema gera notificações por e-mail relacionadas à data de vencimento. Nota: Por padrão, o sistema executa o script Cancel Expired Assessments a cada 30 dias para cancelar instâncias expiradas de pesquisa, avaliação e teste que estão nos estados Trabalho em andamento ou Pronto para responder.
   Data de vencimento	Data em que o usuário atribuído pode repetir a avaliação.
   Estado	Estado da avaliação.
   Atribuído a	Usuário ao qual essa avaliação foi atribuída. Esse campo se torna somente leitura quando o estado é Em andamento, Concluído ou Cancelado.
   Resultado de assinatura	Verificação fornecida pelo destinatário quando uma assinatura é necessária. Esse valor é o nome completo do destinatário da tabela Usuário [sys_user] ou marcado, indicando que o destinatário confirmou a leitura da declaração marcando uma caixa de seleção.

3. Clique em Fazer avaliação.

   

4. Responda às perguntas da melhor forma possível e clique em Enviar.

Exibir todas as avaliações preliminares

Os executivos de risco e os responsáveis por processamento de dados podem exibir as respostas dos participantes da avaliação individual.

Antes de Iniciar

Função necessária: sn_irm_gdpr_dpia.risk_executive ou sn_irm_gdpr_dpia.data_processing_officer

Nota:

A partir da versão Rome, o GRC: GDPR DPIA Accelerator está sendo preparado para descontinuação futura. Ele ficará oculto e não será mais ativado em novas instâncias, mas continuará sendo compatível. Para obter detalhes, consulte o artigo Processo de descontinuação [KB0867184] na base de conhecimento do Now Support.

Procedimento

1. Navegar até Todos > DPIA do GDPR > Atividade de processamento de dados > Todas as avaliações preliminares.

   

2. Clique no número da avaliação que você deseja revisar.

   

3. Clique no link relacionado Exibir resposta do usuário.