Criar um modelo de cliente de e-mail

  • Versão de lançamento: Xanadu
  • Atualizado 1 de ago. de 2024
  • 11 min. de leitura

    • Crie um modelo diferente para cada tabela que usa o cliente de e-mail para preencher previamente os dados de destinatários e conteúdo de e-mail.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: administrador

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    O cliente de e-mail usa seus próprios modelos de e-mail para definir valores padrão para campos. Use as seguintes seções no formulário Modelo de cliente de e-mail para criar um modelo de cliente:
    • Conteúdo: o corpo da mensagem.
    • Destinatários: os endereços de e-mail dos usuários que recebem a mensagem de e-mail. Os endereços de e-mail são exibidos nos campos Para, Cc e Cco da mensagem.
    • Configuração do remetente: o método usado para gerar o e-mail do remetente (endereço de e-mail de origem) da mensagem.

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Cliente de e-mail > Modelos de cliente de e-mail.
    2. Selecione Novo.
    3. No formulário, preencha os campos.
      Tabela 1. Formulário Modelo do cliente de e-mail
      Campo Descrição
      Nome Nome do modelo exclusivo.
      Tabela A tabela à qual o modelo se aplica. Habilite o cliente de e-mail para a mesma tabela.
      Condições As condições que determinam quando este modelo de cliente é usado. Use o construtor de condições para identificar o registro de destino que deve corresponder antes que este modelo seja aplicado ao cliente de e-mail.
      Aplicação O tipo de aplicação com escopo.
      Ordem de Execução Um número que indica a ordem na qual as condições do modelo são avaliadas. O modelo com a ordem de execução mais baixa é considerado.
      Incluir anexo de e-mail Opção para incluir anexos de e-mail nos modelos de respostareplyall-resourced, reply-re opened , encaminhar-sent, reply-sent, replyall-sente encaminhar-recebido.
      Nota:
      Esta opção se aplica somente a e-mails de resposta em um espaço configurável.
    4. Na guia Conteúdo, preencha os campos.
      Tabela 2. Guia Conteúdo
      Campo Ação
      Assunto Insira uma descrição do e-mail.
      Nota:
      O campo Assunto no cliente de e-mail permite uma contagem de caracteres maior do que a configuração padrão para o campo Assunto na tabela E-mail [sys_email]. Se o texto de assunto do cliente estiver sendo truncado, aumente o valor de Tamanho máximo do campo Assunto na tabela E-mail.
      Tipo de conteúdo Selecione o formato do conteúdo do corpo da mensagem: HTML ou texto simples.
      HTML do corpo

      Se você selecionou HTML para o campo Tipo de conteúdo, insira o conteúdo do corpo da mensagem usando a barra de ferramentas do editor de HTML para formatar o HTML.

      Para fazer referência a valores de campo, selecione variáveis na lista de variáveis ou digite manualmente referências de variável usando a sintaxe ${table_name.variable_name}. Para fazer referência ao usuário que inicia o cliente de e-mail, insira a variável ${current_user}.
      Nota:
      As quebras de linha não aparecem para campos de várias linhas, como ${description} e ${comments} no modelo de cliente de e-mail.

      Você pode chamar um script de e-mail usando ${mail_script:script name} no campo HTML do corpo.
      Texto do corpo

      Se você selecionou texto sem formatação para o campo Tipo de conteúdo, insira qualquer script de texto ou e-mail que deseja que apareça no corpo da mensagem.

      Você pode inserir um script de e-mail no campo de texto Corpo usando a seguinte sintaxe:
      <mail_script> [code] </mail_script>
    5. Na guia Destinatários, preencha os campos.
      Tabela 3. Guia Destinatários
      Campo Ação
      Para Insira uma lista separada por vírgulas de nomes de campo que contenham endereços de e-mail do usuário ou apenas endereços de e-mail. Para fazer referência a um endereço de e-mail usando um script, crie uma inclusão de script e chame a inclusão de script no campo Para. Seu script deve iniciar com o prefixo javascript:. O script deve retornar endereços de e-mail em uma cadeia de caracteres separada por vírgulas.
      Cc

      Insira uma lista separada por vírgulas de nomes de campo que contenham endereços de e-mail do usuário ou apenas endereços de e-mail. Para fazer referência a um endereço de e-mail usando um script, crie uma inclusão de script e chame a inclusão de script no campo Cc. Seu script deve iniciar com o prefixo javascript:. O script deve retornar endereços de e-mail em uma cadeia de caracteres separada por vírgulas.

      Este campo não pode ter os mesmos endereços que o campo Para.
      Cco

      Insira uma lista separada por vírgulas de nomes de campo que contenham endereços de e-mail de usuário ou endereços de e-mail específicos. Para fazer referência a um endereço de e-mail usando um script, crie uma inclusão de script e chame a inclusão de script no campo Cco. Seu script deve iniciar com o prefixo javascript:. O script deve retornar endereços de e-mail em uma cadeia de caracteres separada por vírgulas.

      Este campo não pode ter os mesmos endereços que os campos Para ou Cc.
    6. Na guia Configuração do remetente, selecione o método Tipo de geração de origem para determinar como o remetente (endereço de origem) na mensagem do cliente de e-mail é gerado.
      Use este método somente se quiser um endereço De diferente do definido em sua conta de e-mail SMTP.
      • Nenhum: o endereço De não é gerado na mensagem do cliente de e-mail.
      • Conta de e-mail SMTP: use o endereço De da conta de e-mail SMTP da instância como remetente.
      • Selecionar da lista: escolha em uma lista de endereços De permitidos definidos na tabela Endereço de origem do cliente de e-mail [sys_email_client_from_address].
      • Script: execute uma consulta GlideRecord na tabela Cliente de e-mail do endereço [sys_email_client_from_address].
        Por exemplo, o script a seguir define o endereço De com base na localização do solicitante do incidente:
        (function (fromAddressQuery, targetRecord) {
    // targetRecord is incident for this template
    var location = targetRecord.caller_id.country;

    if (location == 'us')
        fromAddressQuery.addQuery('email_address', 'servicedesk.us@example.com');
    else if (location == 'japan')
        fromAddressQuery.addQuery('email_address', 'servicedesk.jp@example.com');
    else if (location == 'uk')
        fromAddressQuery.addQuery('email_address', 'servicedesk.uk@example.com');

})(fromAddressQuery, targetRecord);
      • Texto: insira o endereço de e-mail De a ser usado no cliente.
      Nota:

      O endereço de e-mail De não aparece no cliente de e-mail, a menos que você configure um cliente de e-mail para exibir o endereço De. Para obter mais informações sobre como gerenciar o comportamento de um cliente de e-mail, consulte Configurações do cliente de e-mail.

      Se o domínio do endereço De não for o domínio do servidor de conta de e-mail SMTP, o proprietário do endereço do domínio De deverá configurar o registro SPF para o domínio. O proprietário muda as configurações do domínio para permitir que a instância envie um e-mail como se fosse desse domínio. Para obter mais informações sobre como usar registros SPF, consulte ServiceNow KB0535456.

    7. Selecione Enviar.
      O modelo é adicionado à tabela Modelos do cliente de e-mail [sys_email_client_template].

    Aplicar um modelo de cliente de e-mail

    Depois de criar um modelo de cliente de e-mail, você pode aplicá-lo a um e-mail.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: administrador

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    As etapas a seguir são implementadas somente após a criação de um modelo de cliente de e-mail

    Procedimento

    1. Clique no ícone de reticências (...) na parte superior do modelo para aplicar o modelo a um e-mail.
    2. Selecione E- mail.
    3. Preencha os campos para compor um e-mail.
      Consulte Criar um modelo de cliente de e-mail para obter detalhes do campo.
      Nota:
      O corpo do e-mail é preenchido com os detalhes do registro do incidente. Se você modificar um ou mais campos no registro de incidente e não for salvo, as mudanças não salvas ainda serão refletidas no corpo do e-mail.
      Nota:
      2.000 caracteres é o limite total para todas as mudanças no registro de incidentes. Se algumas de suas mudanças não forem refletidas e ficarem truncadas no corpo do e-mail, isso ocorre porque o total de mudanças é maior que o limite de 2.000 caracteres.

    Criar um modelo de resposta de cliente de e-mail

    Agora você pode criar modelos de resposta de cliente de e-mail personalizados que oferecem suporte a condições.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: administrador

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    O modelo de cliente de e-mail é aplicado automaticamente no cliente de e-mail com base na tabela, nas condições e na ordem de execução especificadas.

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Cliente de e-mail > Modelos de cliente de e-mail.
      As seguintes opções para Modelo de resposta - Recebido e Modelo de resposta - Enviado são exibidas.
    2. Clique em uma das opções disponíveis para criar um modelo para essa opção selecionada.
    3. Preencha os campos na parte superior do formulário Modelo do cliente de e-mail.
      Campo Descrição
      Nome Nome do modelo preenchido automaticamente com base na opção de modelo selecionada.
      Nota:
      Esse é um campo somente leitura.
      Tabela Nome da tabela preenchido automaticamente.
      Nota:
      Este é um campo somente leitura porque, para modelos de resposta, o nome da tabela é sempre sys_email.
      Condições As condições que determinam quando este modelo de resposta do cliente é usado. Use o construtor de condições para identificar o registro de destino que deve corresponder antes que este modelo seja aplicado.
      Nota:
      Se as condições não forem verdadeiras, o cliente de e-mail obterá o modelo padrão.

      Selecione o nome da tabela de destino nas condições às quais o modelo se aplica. Habilite o modelo de resposta para a mesma tabela.

      Imagem mostrando a tabela de destino
      Aplicação O tipo de aplicação com escopo.
      Ordem de Execução Um número que indica a ordem na qual as condições do modelo são avaliadas.
    4. Preencha os campos na guia Conteúdo.
      Campo Descrição
      Assunto Insira uma descrição do e-mail.
      Nota:
      O campo Assunto no cliente de e-mail permite uma contagem de caracteres maior do que a configuração padrão para o campo Assunto na tabela E-mail [sys_email]. Se o texto de assunto do cliente estiver sendo truncado, aumente o valor de Tamanho máximo do campo Assunto na tabela E-mail.
      Tipo de conteúdo Selecione o formato do conteúdo do corpo da mensagem: HTML ou texto simples.
      HTML do corpo

      Se você selecionou HTML para o tipo de conteúdo, insira o conteúdo do corpo da mensagem usando a barra de ferramentas do editor de HTML para formatar o HTML.

      Para fazer referência a valores de campo, selecione variáveis na lista de variáveis ou digite manualmente referências de variável usando a sintaxe ${table_name.variable_name}. Para fazer referência ao usuário que inicia o cliente de e-mail, insira a variável ${current_user}.
      Nota:
      As quebras de linha não aparecem para campos de várias linhas, como ${description} e ${comments} no modelo de cliente de e-mail.

      Você pode chamar um script de e-mail usando ${mail_script:script name} no campo HTML do corpo.
      Texto do corpo

      Se você selecionou texto sem formatação para o Tipo de conteúdo, insira qualquer script de texto ou e-mail que deseja que apareça no corpo da mensagem.

      Você pode inserir um script de e-mail no campo de texto Corpo usando a seguinte sintaxe:
      <mail_script> [code] </mail_script>
    5. Preencha os campos na guia Destinatários.
      Campo Descrição
      Para Insira uma lista separada por vírgulas de nomes de campo que contenham endereços de e-mail de usuário ou endereços de e-mail específicos. Para fazer referência a um endereço de e-mail usando um script, crie uma inclusão de script e chame a inclusão de script no campo Para. Seu script deve iniciar com o prefixo javascript:. O script deve retornar endereços de e-mail em uma cadeia de caracteres separada por vírgulas.
      Cc

      Insira uma lista separada por vírgulas de nomes de campo que contenham endereços de e-mail de usuário ou endereços de e-mail específicos. Para fazer referência a um endereço de e-mail usando um script, crie uma inclusão de script e chame a inclusão de script no campo Cc. Seu script deve iniciar com o prefixo javascript:. O script deve retornar endereços de e-mail em uma cadeia de caracteres separada por vírgulas.

      Este campo não pode ter os mesmos endereços que o campo Para.
      Cco

      Insira uma lista separada por vírgulas de nomes de campo que contenham endereços de e-mail de usuário ou endereços de e-mail específicos. Para fazer referência a um endereço de e-mail usando um script, crie uma inclusão de script e chame a inclusão de script no campo Cco. Seu script deve iniciar com o prefixo javascript:. O script deve retornar endereços de e-mail em uma cadeia de caracteres separada por vírgulas.

      Este campo não pode ter os mesmos endereços que os campos Para ou Cc.
    6. Na guia Configuração do remetente, selecione o Tipo de geração de origem para determinar como o remetente (endereço de origem) na mensagem do cliente de e-mail é gerado.
      Use este campo somente se quiser um endereço De diferente do definido em sua conta de e-mail SMTP.
      • Nenhum: o endereço De não é gerado na mensagem do cliente de e-mail.
      • Conta de e-mail SMTP: use o endereço De da conta de e-mail SMTP da instância como remetente.
      • Selecionar da lista: escolha em uma lista de endereços De permitidos definidos na tabela Endereço de origem do cliente de e-mail [sys_email_client_from_address].
      • Script: execute uma consulta GlideRecord na tabela Cliente de e-mail do endereço [sys_email_client_from_address].
        Por exemplo, o script a seguir define o endereço De com base na localização do solicitante do incidente:
        (function (fromAddressQuery, targetRecord) {
    // targetRecord is incident for this template
    var location = targetRecord.caller_id.country;

    if (location == 'us')
        fromAddressQuery.addQuery('email_address', 'servicedesk.us@example.com');
    else if (location == 'japan')
        fromAddressQuery.addQuery('email_address', 'servicedesk.jp@example.com');
    else if (location == 'uk')
        fromAddressQuery.addQuery('email_address', 'servicedesk.uk@example.com');

})(fromAddressQuery, targetRecord);
      • Texto: insira o endereço de e-mail De a ser usado no cliente.
      Nota:
      O endereço de e-mail De não aparece no cliente de e-mail, a menos que você configure o cliente de e-mail para exibir o endereço De. Para obter mais informações sobre como gerenciar o comportamento do cliente de e-mail, consulte Configurações do cliente de e-mail.

      Se o domínio do endereço De não for o domínio do servidor de conta de e-mail SMTP, o proprietário do domínio De deverá configurar o registro SPF para o domínio. O proprietário muda as configurações do domínio para permitir que a instância envie e-mails como se fosse desse domínio. Para obter detalhes sobre como usar registros SPF, consulte ServiceNow KB0535456.

    7. Clique em Enviar.