Definição de parâmetros do documento

Antes de usar a aplicação Documentos gerenciados, o usuário com a função document_management_admin precisa definir os parâmetros que definem os tipos de documentos a serem gerenciados pela aplicação. Os Documentos gerenciados fornecem opções de parâmetros básicos e personalizados.

Definição de parâmetros do documento

Os seguintes parâmetros do documento devem ser definidos:

• Type: identifica a finalidade do documento. O tipo também determina o formato padrão e o formato do nome do documento.
• Classification: indica o nível de segurança atribuído ao documento e determina quem pode exibir ou editar o documento.
• Audience: especifica os leitores pretendidos do documento.
• Name format: especifica o formato do nome a ser usado quando uma revisão de documento é adicionada.
• Name components: são identificadores individuais usados dentro de um formato de nome. Os componentes de nome definem um caminho de referência (geralmente por uma referência com pontos) que contém o valor específico do documento.
• Regras de aprovação: determinam quais aprovadores são adicionados aos documentos (além dos revisores especificados no registro do documento).

Definição de tipos

Para definir um novo tipo, navegue até Documentos gerenciados > Administração > Tipo e clique em Novo.

Campo	Descrição
Nome	Um nome exclusivo para o tipo.
Código	Um código curto para o tipo. Referenciado como um componente de nome para o formato do nome.
Rótulo	Um rótulo a ser exibido na lista de seleção Tipo.
Formato do nome	O formato de nome que documentos desse tipo usarão.
Ordem	Um número que indica a sequência do tipo na lista de seleção.

Os seguintes tipos estão disponíveis no sistema de base.

Nome	Código	Rótulo	Formato do nome	Ordem
-- Nenhum(a) --	nulo	-- Nenhum(a) --	nulo	1
política	POL	Política	Política padrão	2
diretriz	GUI	Diretriz	Padrão	3
procedimento	PROC	Procedimento	Padrão	4
contrato	CON	Contrato	Padrão	5

Nota:

Para documentos com um Tipo de Contrato, uma lista relacionada de Contratos aparece no registro do documento, listando todos os contratos aos quais o documento está associado.

• Definição de regras de aprovação
  Para definir uma nova regra de aprovação, navegue até Documentos gerenciados > Administração > Regras de aprovação e clique em Novo.
• Definição de públicos
  Para definir um novo público, navegue até Documentos gerenciados > Administração > Público e clique em Novo.
• Definição de classificações
  Define uma nova classificação no formulário Classificação.
• Definição de componentes de nome
  Os de componentes de nome definem os valores do documento usados no formato de nome.
• Definição de formatos de nome
  O formato de nome gera automaticamente um nome para uma revisão de documento, organizando os componentes de nome em um código padrão que corresponde às convenções de nomenclatura.