Crie e associe um documento de política em Microsoft SharePoint

Habilite a marcação em um documento de política que existe em seu Microsoft SharePointlocal em vez de criar um documento em Microsoft SharePointe associando o documento ao registro de política.

Antes de Iniciar

Função necessária: Função necessária: sn_compliance_ws.corporate_compliance_analista; mp_document_user

Importante:

Integração de marcação de política com Microsoft SharePointestá disponível em Washington DC Now Platformversão. O recurso não está disponível mesmo se você estiver na versão 19.x. Vancouver.

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Além de associar documentos que residem em Microsoft OneDrivee. Google Drive, agora você pode associar documentos que estão em Microsoft SharePointseu registro de apólice.

Procedimento

1. Navegar até Tudo > Políticas e conformidade > Espaço de conformidade.
2. Em Espaço de conformidade, Selecione o ícone Lista ( ).
3. Navegar até Biblioteca de conformidade > Minhas políticas.
   Você pode crie uma nova política ou abra um registro de política para associar um documento.
4. Selecione uma política para associar um documento de política do Microsoft SharePointlocal.
   Você pode criar um documento no Microsoft SharePointE associe ao registro de política quando a política está no estado Rascunho.
5. Na lista relacionada Texto da política do registro da política, selecione Habilite a edição de documentos Lista de ações de IU e clique em Crie um novo documento opção.
6. Insira o URL do site em URL do site Campo do pop-up Criar um documento do Word.
   Você pode obter as informações de local do URL do site se passar o mouse sobre o URL do site ícone.
   1. Para obter o URL do site, faça login no Microsoft SharePointlocal.
   2. Selecione Compartilhar e clique em Copie o link para a página opção.
7. Insira o caminho da pasta que você copiou no Local da pasta campo.
   Este caminho é o local onde o documento residirá.
8. Insira o nome do documento no Nome do documento campo.
9. Selecione Criar.
   Ao selecionar Criar, o documento é criado na pasta do Microsoft SharePointconta fornecida. Se você estiver fornecendo um link para uma pasta compartilhada, será preciso ter acesso de edição para criar um arquivo nessa pasta.

   Após a criação do documento, os colaboradores e responsáveis pela política que têm acesso à política no estado Rascunho podem editar o documento em Microsoft SharePointpara adicionar conteúdo.

10. Para atualizar o conteúdo no Texto da política Campo do registro de política, selecione o link Atualizar abaixo do link do documento.
    Como alternativa, você também pode selecionar Abrir no Word botão.

    O conteúdo que está presente no documento especificado do Microsoft SharePointo local foi copiado para Texto da política campo. Uma mensagem informando isso O texto da política é atualizado com o conteúdo mais recente do documento de política na nuvem confirma se o conteúdo no texto da política e o documento estão sincronizados.

11. Para exibir os usuários que têm acesso de leitura ou gravação ao documento, navegue até a lista relacionada Acesso ao documento.
    Depois que o documento é associado ao registro de política, o acesso dos usuários da política ao documento também é estabelecido. O acesso ao documento de política varia de acordo com os usuários, dependendo de suas funções e do estado da política.

    Rascunho

    Se a política estiver no estado Rascunho, o responsável e os colaboradores terão acesso de edição.

    Revisão

    Se a política estiver no estado Revisão, os revisores e os proprietários terão acesso de edição. No entanto, os Colaboradores e Aprovadores só têm acesso de leitura.

    Aprovada

    Se a política passar para o estado Aprovado, todas as partes interessadas da política terão apenas acesso de leitura.

    Você também pode verificar os direitos de acesso dos usuários navegando até Microsoft SharePointdocumento, selecionando Compartilhar lista no Microsoft SharePointe clicando em Gerencie o acesso . Às vezes, os direitos de acesso que os usuários têm no ServiceNowo documento de política pode não ser igual aos direitos que os usuários têm ao colaborar no documento no Microsoft SharePointlocal. Isso ocorre por causa das permissões raiz definidas em Microsoft SharePointsite, que são herdados para as pastas no site. Os usuários das pastas no site herdam essas permissões. Você pode substituir as permissões.

    1. Para substituir Microsoft SharePointpermissão do site, selecione o ícone de configurações ( ).
    2. Selecione Permissões do site na Configurações lista.
    3. Clique com o botão direito do mouse na pasta em que o documento reside e selecione Gerencie o acesso .
    4. Selecione Configurações avançadas e clique em Parar de herdar permissões .
       Esta pasta não herdará mais permissões do primário ou do Microsoft SharePointnível do site. Agora, quando você fornece acesso ao documento de ServiceNow, O mesmo nível de acesso que você vê na lista relacionada Acesso ao documento estará disponível para os usuários que colaboram no Microsoft SharePointdocumente também.
12. Se a apólice tiver sido redigida e estiver concluída, o responsável pela apólice poderá solicitar uma revisão selecionando Solicitar revisão botão.
    1. Insira uma mensagem para os revisores no pop-up Solicitar revisão.
    2. Selecione Solicitar.
       Como revisor, você pode exibir a política ao fazer login em Minhas tarefas pendentes Na exibição Tarefas, se estiver pronta para revisão.
    3. Selecione Enviar revisão botão.
       Você pode revisar o texto da política, adicionar um comentário no pop-up Enviar revisão e enviá-lo.
13. Para visualizar o documento e obter a atualização mais recente após a revisão dos revisores, selecione o link Atualizar no Texto da política .
    Os revisores podem adicionar sugestões e comentários ao documento selecionando Revisão > Rastreie mudanças > Para todos em Microsoft SharePoint.

    Como responsável pela política, você pode buscar o conteúdo atualizado do documento de Microsoft SharePointclicando em Atualizar link. Esta ação mantém uma sincronização entre o conteúdo presente no documento na nuvem e o conteúdo no campo de texto da política.

    Nota:

    As atualizações feitas com frequência não são capturadas nos registros do histórico de versões de Microsoft SharePointe o conteúdo pode não estar disponível em tempo real. Portanto, pode haver um atraso na busca do conteúdo atualizado mais recente de Microsoft SharePointpara o campo de texto da política.

    Todas as atividades entre o responsável pela política e os revisores são capturadas no Atividade da Detalhes lista relacionada. Se todos os revisores tiverem concluído a revisão, o responsável pela política poderá concluir a check-list de publicação.

14. Selecione Check-list de publicação completa botão.
    Se todas as revisões estiverem concluídas, como responsável pela política, você poderá concluir o processo de publicação. Esta ação cria um playbook. O responsável pela política deve passar pela check-list de publicação antes de solicitar aprovação. Consulte, Concluir a check-list de publicação da política e solicitar aprovação .

    Após a conclusão do processo de publicação, você pode anexar a política como um PDF ao registro de política ou gerar um Base de conhecimentoartigo quando a política passa para o estado Publicado.

15. Selecione o ícone Anexos ( ) Na barra lateral da lista relacionada Visão geral da política para ver a versão em PDF do Base de conhecimentoartigo.
16. Para exibir o histórico da política, selecione a lista relacionada Histórico da política.
    Para obter mais informações, consulte Exibir o histórico de uma política habilitada para marcação .