Arquivar registros relacionados

Arquivar, limpar ou excluir registros relacionados de uma regra de arquivamento.

Antes de Iniciar

Função necessária: administrador

Procedimento

1. Acesse a regra de arquivamento que você deseja configurar de uma das maneiras a seguir.

   Opção	Etapas
   Como usar uma política de gestão de dados	Navegar até Tudo > Gestão de dados do sistema > Políticas de gestão de dados. Selecione a política de gestão de dados que contém a regra de arquivamento. Na lista relacionada Regras de arquivamento, selecione a regra de arquivamento que você deseja configurar. Na lista relacionada Arquivar registros relacionados, selecione Novo.
   Como usar o módulo Regras de arquivamento	Navegar até Tudo > Arquivamento do Sistema > Regras de Arquivamento. Selecione a regra de arquivamento que você deseja configurar. Na lista relacionada Arquivar registros relacionados, selecione Novo.

2. Selecione qual ação executar em registros relacionados no campo Ação.

   Ação	Descrição
   Arquivamento	Registros de arquivamento que fazem referência ao registro arquivado.
   Limpar	Remova a referência ao registro arquivado. O registro não faz mais referência ao registro arquivado e não aparece como um registro relacionado em arquivamentos futuros.
   Excluir	Exclua registros que fazem referência ao registro arquivado.

3. Selecione os registros relacionados que você deseja arquivar, limpar ou excluir selecionando um relacionamento no campo Referência.
   O campo Referência lista todos os relacionamentos que existem com a tabela arquivada. Existem dois tipos de relacionamentos na lista.

   Campos de referência

   A lista contém campos de referência em outras tabelas que se referem à tabela arquivada.

   Por exemplo, você cria uma regra de arquivamento na tabela Problema [problem]. Você pode incluir registros de incidentes relacionados selecionando o campo de referência de campo Problema no incidente na tabela Incidente [incidente].

   • A ação Arquivar arquiva qualquer registro de incidente que faça referência a um problema arquivado.
   • A ação Limpar atualiza qualquer registro de incidente com uma referência ao registro de problema arquivado, limpando a referência. Se a referência for um relacionamento muitos-para-muitos, a regra de registro relacionada excluirá a referência em vez de limpar a referência.
   • A ação Excluir exclui qualquer registro de incidente que faça referência ao registro de problema arquivado.

   Campos de ID do documento

   A lista contém campos de ID de documento em outras tabelas que apontam para a tabela arquivada. Os relacionamentos de ID do documento exibem um caractere de asterisco (*) no final do nome da seleção.

   Por exemplo, você cria uma regra de arquivamento na tabela Problema [problem]. Você pode incluir registros de anexos relacionados selecionando a referência Tabela SYS ID Attachment(sys_attachment)*.

   • A ação Arquivar atualiza o registro do anexo para alterar o ID do documento para se referir ao registro da tabela arquivada.
   • A ação Limpar remove a referência do ID do documento do registro arquivado. O registro não faz mais referência ao registro arquivado e não aparece como um registro relacionado em arquivamentos futuros.
   • A ação Excluir exclui qualquer registro de anexo que faça referência ao registro primário arquivado.

   Nota:

   Você não pode selecionar referências de algumas tabelas do sistema interno ou de tabelas de periféricos. Por exemplo:

   • Auditoria do Sistema [sys_audit]
   • Registro excluído de auditoria [sys_audit_delete]
   • Mudança de relacionamento de auditoria [sys_audit_relation]
   • Anexo [sys_attachment]
   • Entrada de registro [sys_journal_field]
4. Opcional: Aplique uma regra de arquivamento aos registros relacionados que você está arquivando selecionando uma regra no campo Regra da tabela de referência.
   Por exemplo, se você já tiver uma regra de arquivamento para a tabela Incidente [incidente], selecione a regra de arquivamento de incidentes existente ao arquivar registros relacionados a registros de incidentes.

   Nota:

   Você controla a profundidade em cascata especificando uma regra de arquivamento no campo Regra da tabela de referência. Registros relacionados sem uma regra de arquivamento especificada não são colocados em cascata.

   • Antes da versão Washington DC, se uma regra de arquivamento fosse definida no sistema para uma tabela de registros relacionada, o sistema automaticamente colocaria em cascata e processaria essa regra de arquivamento e os registros relacionados associados a ela.
   • A partir da versão Washington DC, mesmo que exista uma regra de arquivamento para a tabela de um registro relacionado, você deve declarar essa regra no campo Regra da tabela de referência para obter esse comportamento em cascata. Se você tiver vários registros relacionados em várias tabelas, poderá decidir quais desses registros deseja incluir na cascata, especificando a regra da tabela de referência.
5. Selecione Enviar.