Processo do Gestão de comunicações de tarefas

O Gestão de comunicações de tarefas ajuda a simplificar o processo pela criação de planos de comunicação designados para uma comunicação eficaz durante um evento. O plano de comunicação, com suas tarefas definidas, ajuda você a se concentrar na resolução do problema atual em vez de decidir quando enviar uma comunicação, quais informações compartilhar e quem informar.

Figura 1. Componentes básicos do Gestão de comunicações de tarefas

Como o Gestão de comunicações de tarefas funciona

Com o Gestão de comunicações de tarefas, você pode predefinir um plano de comunicação para um evento, como incidente grave, uma manutenção planejada e uma liberação. Em geral, cada plano envolve uma série de tarefas que definem diferentes atividades de comunicação e colaboração junto com a frequência e o método de comunicação. Em cada tarefa, você precisa especificar o canal de comunicação para o contato com as partes interessadas. Você também pode definir modelos para mensagens de e-mail e SMS.

Após a definição da tarefa e do canal de comunicação, é possível definir os contatos ou o público-alvo a ser contatado para cada tarefa.

Depois que um plano de comunicação é definido, ele é associado à tabela de tarefas apropriada com base nas condições definidas. Em seguida, as tarefas definidas no plano são executadas sequencialmente, e as partes interessadas são contatadas conforme definido no plano. O plano de comunicação torna o processo de comunicação e colaboração mais fácil e propicia uma resolução mais rápida do problema.

Fluxo da Gestão de comunicações de tarefa na gestão de incidentes graves

Suponha que você queira gerar um plano de comunicação para um incidente grave de alta prioridade.

• Como gestor de incidentes graves, você pode predefinir um plano de comunicação e as condições que impulsionam seu engajamento. Neste caso, as condições são: Prioridade = Alta e Estado do incidente grave = Aceito. Considere que o público-alvo são as partes interessadas técnicas do incidente e que a definição do plano de comunicação é chamada de Comunicações técnicas.
• A definição do plano pode ter várias definições de tarefa de comunicação, como:
  • Iniciar Comunicações técnicas
  • Atualização de status técnico
• Cada definição de tarefa de comunicação também especifica o canal e a frequência (única ou recorrente) de comunicação.
  • Iniciar Comunicações técnicas usa o e-mail como canal de comunicação e a frequência de comunicação é única.
  • Atualização de status técnico usa e-mail e SMS como canal de comunicação e a frequência de comunicação é recorrente.
• O público-alvo nas comunicações é especificado como definições de contato de comunicação na definição do plano. Neste caso, considere os responsáveis pelo serviço dos itens de configuração (ICs) afetados relacionados ao incidente como partes interessadas técnicas.
• Quando um incidente atende a essas condições, um plano de comunicação de incidente, junto com suas tarefas, é anexado ao registro do incidente.
• Como gestor de incidentes graves, você pode realizar a comunicação de forma eficaz sem qualquer atraso na resolução do incidente grave.

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