Solicitar evidências durante auditorias usando Espaço de conformidade

Solicite evidências em qualquer fase durante uma auditoria usando Espaço de conformidade. Os detalhes sobre os itens para os quais a evidência é solicitada também são fornecidos à pessoa responsável por fornecer a evidência.

Antes de Iniciar

Função necessária: sn_audit.user

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

As evidências podem ser solicitadas das seguintes três maneiras:

Minhas evidências

Criando um registro de evidência a partir do Minhas evidências módulo.

Solicitar evidência

Nas listas relacionadas Entidade, Controle, Tarefa de auditoria, Problema de teste de controle e Outros problemas em um registro de compromisso. Para solicitar evidências dessas fontes, navegue até Tudo > Políticas e conformidade > Espaço de conformidade. Na Exibição de lista do espaço, selecione Compromissos Na lista Teste de controle. Abra o registro de compromisso e selecione a lista relacionada da qual você deseja solicitar evidências. Selecione Solicitar evidência botão. Aqui, você pode criar uma solicitação de evidência ou adicionar mais solicitações a uma solicitação de evidência existente. A solicitação de evidência é criada, mas não as tarefas de solicitação de evidência.

Você pode informar ao usuário os registros de evidência que já existem para qualquer uma das tabelas de itens relacionados do compromisso, que ele pode reutilizar.

1. Para criar uma nova solicitação de evidência, selecione Crie uma nova solicitação de evidência em Selecione o método Lista do pop-up Solicitar evidência. Insira os detalhes e selecione Solicitação botão.
2. Para exibir as informações sobre evidências relacionadas existentes, selecione Exibir Link no pop-up Solicitar evidência.
   Nota:

   Se não houver evidência existente, a mensagem não aparecerá no pop-up Solicitar evidência.

   Figura 1. Exibir link no pop-up Solicitar evidência

   

3. Para exibir todas as evidências existentes criadas nos itens relacionados, selecione a lista relacionada Evidência.

   Quando a evidência está em Encerrado concluído Os botões de ação de IU, como Novo , Adicionar evidência existente , Remover e Excluir estão desabilitados. Você pode executar essas ações de IU somente quando o compromisso ou qualquer outro objeto de auditoria e conformidade estiver em um estado ativo.

4. Para adicionar evidências existentes, selecione Adicionar evidência existente e selecione a evidência.
   Nota:

   . Adicionar evidência existente O botão está disponível no item relacionado à evidência de todos os objetos de conformidade e auditoria no Espaço de conformidade, como compromisso, tarefa de auditoria, problema, política, entidade, controle, Objetivo de controle, Documento de autoridade, Citações e Solicitação de evidência.
5. Para remover a associação das evidências vinculadas ao compromisso, selecione as evidências na lista relacionada Evidência e selecione Remover botão.
   Nota:

   A ação remove somente a associação dos registros de evidência existentes do compromisso e não remove o registro de evidência do banco de dados.

Nota:

O usuário conectado também deve ter acesso ao compromisso para o qual existem registros de evidência ou deve ser o usuário que tem acesso ao registro para exibi-los e adicioná-los. Se o usuário conectado não tiver acesso a esses registros, embora haja evidências de existência nesses itens relacionados, eles não serão exibidos para o usuário adicionar.

Controle, Objetivo de controle, Teste de controle, Compromisso, tabelas de problemas

De tabelas como Entidade, Controle, Objetivo de Controle, Teste de Controle, Compromisso, problema. No entanto, quando os usuários solicitam evidências dessas tabelas, a solicitação de evidência é criada e não a tarefa de solicitação de evidência real. Os usuários devem navegar até o registro de solicitação de evidência gerado e adicionar tarefas de solicitação de evidência.

Neste procedimento, o método para solicitar evidências do Minhas evidências o módulo é descrito.

Procedimento

1. Navegar até Tudo > Políticas e conformidade > Espaço de conformidade.
2. Em Espaço de conformidade, Selecione o ícone Lista ( ).
3. Navegar até Solicitações de evidências > Minha solicitação.
4. Selecione Novo.
5. No formulário, preencha os campos.

   Tabela 1. Formulário de solicitação de evidência

   Campo	Descrição
   Número	Número exclusivo da solicitação de evidência.
   Nome	Um nome para esta solicitação.
   Solicitante	Usuário solicitando evidências. Este campo é preenchido automaticamente.
   Solicitadas em nome de	Usuário para o qual a evidência está sendo solicitada.
   Tipo	Tipo de evidência criada. Pode ser Auditoria ou Conformidade.
   Motivo da solicitação	Motivo para a solicitação de evidências.
   Estado	Estado da solicitação. O estado padrão é Rascunho .
   Subestado	Um estado adicional para a solicitação.
   Descrição	Descrição detalhada da solicitação de evidência.
   Atribuição
   Grupo de atribuição	Grupo atribuído para fornecer evidências.
   Atribuição a	Usuário responsável por fornecer a evidência.
   Participantes da lista de observação	Usuários interessados em exibir as evidências coletadas. Se uma pessoa for adicionada à lista de observação, ela poderá navegar até Auditoria > Solicitação de evidências > Solicitações de evidências observadas para exibir as solicitações.
   Agendamento
   Prazo	Data esperada de envio de evidências.
   Aberto(a)	Data em que a solicitação foi aberta. Esta data é atualizada automaticamente.
   Encerrado	Data em que a solicitação foi encerrada. Esta data é atualizada automaticamente.
   Atividade
   Anotações de trabalho	Digite todas as anotações que possam ser necessárias.
   Atividades	Log de atividades da solicitação.
   Confidencialidade
   Confidencial	Opção para habilitar a confidencialidade do registro. Somente usuários confidenciais atribuídos ou grupos confidenciais de usuários podem acessar o registro. Para obter mais informações sobre a opção confidencial, consulte Sinalizador de confidencialidade para registros de auditoria e conformidade .

6. Salve o formulário.

   A lista relacionada de detalhes da coleta de evidências é exibida. Esta lista relacionada é usada para listar os itens para os quais a evidência é solicitada.

7. Selecione Novo.
8. No formulário, preencha os campos.

   Tabela 2. Formulário de detalhes da coleta de evidências

   Campo	Descrição
   Número	Número exclusivo para o detalhe da coleta de evidências.
   Nome	Um nome para esta solicitação.
   Tipo de coleta de evidências	Registro para o qual a evidência é solicitada. Se a solicitação foi inserida por um usuário com a função de usuário Conformidade, as opções disponíveis serão: Documento de autoridade Citação Controle Objetivo do controle Teste de controle Entidade Ocorrência Política Se a solicitação foi inserida por um usuário com a função de usuário de auditoria, as opções disponíveis serão: Tarefa de auditoria Controle Objetivo do controle Teste de controle Compromisso Entidade Problemas
   Evidências para	Lista todas as tabelas às quais a evidência é aplicada.
   Solicitação de evidências	Número exclusivo da tarefa de solicitação de evidência.
   Atribuição
   Grupo de atribuição	Grupo atribuído para fornecer evidências. Os usuários deste grupo devem ter as funções sn_grc.business_user.
   Atribuição a	Usuário responsável por fornecer evidências.
   Instruções
   Instruções da coleta de evidências	Instruções para fornecer evidências. Por exemplo, lista de documentos de suporte, arquivos e assim por diante.

9. Selecione Save (Salvar).
10. Selecione Solicitar evidência .
    Quando uma solicitação de evidência já está no estado Trabalho em andamento e um novo detalhe de coleta de evidências é adicionado, a tarefa de solicitação de evidência é enviada para o designado imediatamente.
    A lista relacionada de evidências aparece com a lista de evidências e a pessoa atribuída à solicitação recebe uma notificação por e-mail para fornecer a evidência solicitada. Além disso, o estado da solicitação muda para Trabalho em andamento .