Crie e associe um documento de política em Microsoft SharePoint

Habilite a marcação em um documento de política que existe em seu Microsoft SharePoint em vez de criar um documento em Microsoft SharePoint e associando o documento ao registro da política.

Antes de Iniciar

Função necessária: Função necessária: sn_compliance_ws.corporate_compliance_analyst; mp_document_user

Importante:

Integração de marcação de política com Microsoft SharePoint está disponível em Washington DC ServiceNow AI Platform versão. O recurso não estará disponível mesmo se você estiver na versão 19.x do Vancouver.

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Além de associar documentos que residem em Microsoft OneDrive e. Google Drive agora você pode associar documentos que estão em Microsoft SharePoint seu registro de política.

Procedimento

1. Navegar até Tudo > Políticas e conformidade > Espaço de conformidade.
2. Em Espaço de conformidade, Selecione o ícone Lista ( ).
3. Navegar até Biblioteca de conformidade > Minhas políticas.
   Você pode crie uma nova política ou abra um registro de política para associar um documento.
4. Selecione uma política para associar um documento de política do Microsoft SharePoint site.
   Você pode criar um documento no Microsoft SharePoint E associe ao registro da política quando a política está no estado Rascunho.
5. Na lista relacionada Texto da política do registro da política, selecione Habilitar edição de documento Lista de ações de IU e clique em Criar novo documento opção.
6. Insira o URL do site no URL do site Campo do pop-up Criar um documento do Word.
   Você pode obter as informações do local da URL do site se passar o mouse sobre a URL do site ícone.
   1. Para obter o URL do site, faça login no Microsoft SharePoint site.
   2. Selecione Compartilhar e clique em Copiar link para a página opção.
7. Insira o caminho da pasta que você copiou no Local da pasta campo.
   Este caminho é o local onde o documento residirá.
8. Insira o nome do documento em Nome do documento campo.
9. Selecione Criar.
   Ao selecionar Criar, o documento é criado na pasta do Microsoft SharePoint conta que você forneceu. Se você estiver fornecendo um link para uma pasta compartilhada, deverá ter acesso de edição para criar um arquivo nessa pasta.

   Depois que o documento é criado, os colaboradores e proprietários da política que têm acesso à política no estado Rascunho podem editar o documento em Microsoft SharePoint para adicionar conteúdo.

10. Para atualizar o conteúdo no Texto da política Campo do registro de política, selecione o link Atualizar abaixo do link do documento.
    Como alternativa, você também pode selecionar Abrir no Word botão.

    O conteúdo que está presente no documento especificado do Microsoft SharePoint o local é copiado para Texto da política campo. Uma mensagem informando isso O texto da política é atualizado com o conteúdo mais recente do documento de política na nuvem confirma se o conteúdo no texto da política e o documento estão sincronizados.

11. Para exibir os usuários que têm acesso de leitura ou gravação ao documento, navegue até a lista relacionada Acesso ao documento.
    Depois que o documento é associado ao registro da política, o acesso dos usuários da política ao documento também é estabelecido. O acesso ao documento de política varia com os usuários, dependendo de suas funções e do estado da política.

    Rascunho

    Se a política estiver no estado Rascunho, o responsável e os colaboradores terão acesso de edição.

    Revisão

    Se a política estiver no estado Revisão, os revisores e os proprietários terão acesso de edição. No entanto, os Colaboradores e Aprovadores só têm acesso de leitura.

    Aprovadas

    Se a política for movida para o estado Aprovado, todas as partes interessadas da política terão apenas acesso de leitura.

    Você também pode verificar os direitos de acesso dos usuários navegando até Microsoft SharePoint documento, selecionando Compartilhar lista no Microsoft SharePoint documento e clique Gerenciar acesso . Às vezes, os direitos de acesso que os usuários têm no ServiceNow o documento de política pode não ser igual aos direitos que os usuários têm ao colaborar no documento no Microsoft SharePoint site. Isso ocorre por causa das permissões raiz definidas em Microsoft SharePoint site, que são herdados para as pastas no site. Os usuários das pastas no site herdam essas permissões. Você pode substituir as permissões.

    1. Para substituir Microsoft SharePoint permissão do site, selecione o ícone de configurações ( ).
    2. Selecione Permissões do site . Configurações lista.
    3. Clique com o botão direito do mouse na pasta em que o documento reside e selecione Gerenciar acesso .
    4. Selecione Configurações avançadas e clique em Parar de herdar permissões .
       Esta pasta não herdará mais permissões do primário ou do Microsoft SharePoint nível do site. Agora, quando você fornece acesso ao documento de ServiceNow, O mesmo nível de acesso que você vê na lista relacionada Acesso ao documento estará disponível para os usuários que colaboram no Microsoft SharePoint documente também.
12. Se a política tiver sido redigida e estiver concluída, o responsável pela política poderá solicitar uma revisão selecionando Solicitar revisão botão.
    1. Insira uma mensagem para os revisores no pop-up Solicitar revisão.
    2. Selecione Solicitar.
       Como revisor, você pode exibir a política ao fazer login no Minhas tarefas pendentes Na exibição Tarefas, se estiver pronta para revisão.
    3. Selecione Enviar revisão botão.
       Você pode revisar o texto da política, adicionar um comentário no pop-up Enviar revisão e enviá-lo.
13. Para visualizar o documento e obter a atualização mais recente após os revisores terem revisado, selecione o link Atualizar em Texto da política guia.
    Os revisores podem adicionar sugestões e comentários no documento selecionando Revisão > Rastrear mudanças > Para todos em Microsoft SharePoint.

    Como proprietário da política, você pode buscar o conteúdo atualizado do documento de Microsoft SharePoint clicando em Atualização link. Esta ação mantém uma sincronização entre o conteúdo presente no documento em nuvem e o conteúdo no campo de texto da política.

    Nota:

    Atualizações feitas com frequência não são capturadas nos registros de histórico de versões de Microsoft SharePoint e o conteúdo pode não estar disponível em tempo real. Portanto, pode haver um atraso na busca do conteúdo atualizado mais recente de Microsoft SharePoint para o campo de texto da política.

    Todas as atividades entre o responsável pela política e os revisores são capturadas no Atividade . Detalhes lista relacionada. Se todos os revisores tiverem concluído a revisão, o responsável pela política poderá concluir a check-list de publicação.

14. Selecione Check-list de publicação completa botão.
    Se todas as revisões estiverem concluídas, como responsável pela política, você poderá concluir o processo de publicação. Esta ação cria um playbook. O responsável pela política deve passar pela check-list de publicação antes de solicitar aprovação. Consulte, Concluir a check-list de publicação da política e solicitar aprovação .

    Após a conclusão do processo de publicação, você pode anexar a política como um PDF ao registro da política ou gerar um Base de conhecimento artigo quando a política passa para o estado Publicado.

15. Selecione o ícone Anexos ( Na barra lateral da lista relacionada Visão geral da política para ver a versão em PDF do Base de conhecimento artigo.
16. Para exibir o histórico da política, selecione a lista relacionada Histórico da política.
    Para obter mais informações, consulte Exiba o histórico de uma política habilitada para marcação .