Crie uma regra de arquivamento

Defina os critérios para arquivar registros criando uma regra de arquivamento.

Antes de Iniciar

Como você pode definir várias regras de arquivamento para uma tabela, verifique todas as regras de arquivamento existentes para evitar possíveis conflitos. Por exemplo, se houver uma regra para arquivar registros com mais de seis meses, criar outra regra para arquivar registros com mais de três meses pode causar um conflito. Em tais casos, qualquer regra pode ser executada, cada um arquivando registros em condições diferentes.

Função necessária: administrador

Procedimento

1. Acesse o novo formulário de regra de arquivamento de uma das seguintes maneiras.

   Opção	Etapas
   Usando o Console de gestão de dados	Navegar até Tudo > Gestão de dados do sistema > Console de gestão de dados > . Na guia Visão geral, selecione Nova regra de arquivamento .
   Usando uma política de gestão de dados	Navegar até Tudo > Gestão de dados do sistema > Políticas de gestão de dados. Selecione a política de gestão de dados para a tabela com registros que você deseja arquivar. Na lista relacionada Regras de arquivamento, selecione Novo .
   Usando o módulo Regras de arquivamento	Navegar até Tudo > Arquivamento do Sistema > Regras de Arquivamento. Selecione Novo.

2. No formulário, preencha os campos.

   Tabela 1. Arquivo de Regra

   Campo	Descrição
   Nome	Nome que identifica a regra. Usado como valor de exibição para referências a esta regra de arquivamento.
   Tabela	A tabela com os registros que você deseja arquivar. Você não pode mudar a tabela em uma regra de arquivamento existente. Para arquivar registros em uma tabela diferente, crie uma nova regra de arquivamento. Você não pode selecionar uma tabela em um escopo de aplicação diferente. Você não pode criar uma regra de arquivamento para uma tabela em que update_synché definido como verdadeiro na entrada de dicionário da tabela. Você não pode criar regras de arquivamento para algumas tabelas do sistema interno ou tabelas periféricas. Por exemplo: Auditoria do Sistema [sys_audit] Registro excluído de auditoria [sys_audit_delete] Mudança de relacionamento de auditoria [sys_audit_relation] Anexo [sys_attachment] Entrada de diário [sys_journal_field]
   Reter referências	Opção para manter o sys_id para um campo de referência em vez de armazenar o nome de exibição como uma cadeia de caracteres na tabela de arquivamento. Importante: . Manter referências a caixa de seleção se torna somente leitura depois que você a seleciona e salva a regra de arquivamento. Quando você habilita esta opção em uma tabela com registros arquivados, o sistema reprocessa automaticamente todos os registros de arquivamento existentes e habilita as referências. Este processo pode levar tempo para ser concluído para tabelas de arquivamento maiores. Você pode rastrear o status exibindo a tabela Migrações de referência de regra de arquivamento [sys_archive_ref_migration]. Para obter detalhes sobre como reter referências manualmente, consulte Migrando campos de não referência para campos de referência.
   Descrição	Descrição da regra de arquivamento.
   Condições	Construtor de condições para especificar condições de filtro que definem os registros a serem arquivados. Por exemplo, você pode arquivar registros inativos mais antigos do que uma determinada data. Certifique-se de que os registros corretos sejam selecionados testando as condições em uma exibição de lista antes de ativar a regra de arquivamento. Por exemplo, Para arquivar registros encerrados há mais de dois anos a partir de hoje, use o operador relativo em uma condição como [Encerrado] [Relativo] [Antes] [2] [Anos] [ago] . Para arquivar registros do ano atual e do ano anterior, e não há dois anos a partir da data de hoje, use uma condição como [Encerrado] [Antes] [últimos 2 anos] .
   Rearquivar automaticamente	Opção que permite que um registro restaurado seja rearquivado automaticamente após um período de tempo definido.
   Duração do rearquivamento automático	O intervalo de tempo antes que o registro restaurado seja arquivado automaticamente.

3. Opcional: Estime o número de registros a serem arquivados selecionando Recalcular estimativa de arquivamento link relacionado.
   A estimativa inclui somente registros primários e exclui todos os registros relacionados adicionados à regra de arquivamento. A estimativa ajuda a determinar se a regra de arquivamento afeta o número de registros esperados. Se a estimativa for muito alta ou baixa, altere as condições da regra de arquivamento de acordo.
   A contagem atualizada aparece em Estimativa de registro campo.
4. Selecione Enviar.

Ative uma regra de arquivamento

Visualize os registros que você deseja arquivar e ative uma regra de arquivamento.

Antes de Iniciar

Função necessária: administrador

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Você deve ativar a regra de arquivamento e sua política de gestão de dados correspondente para que a regra de arquivamento seja executada.

As regras de arquivamento de amostra estão inativas por padrão.

Procedimento

1. Acesse a regra de arquivamento que você deseja ativar de uma das seguintes maneiras.

   Opção	Etapas
   Usando uma política de gestão de dados	Navegar até Tudo > Gestão de dados do sistema > Políticas de gestão de dados. Selecione a política de gestão de dados para a tabela com registros que você deseja arquivar. Na lista relacionada Regras de arquivamento, selecione a regra de arquivamento que você deseja ativar.
   Usando o módulo Regras de arquivamento	Navegar até Tudo > Arquivamento do Sistema > Regras de Arquivamento. Selecione a regra de arquivamento que você deseja ativar.

2. Opcional: Estime o número de registros de arquivamento selecionando Recalcular estimativa de arquivamento link relacionado.
   A estimativa inclui somente registros primários e exclui todos os registros relacionados adicionados à regra de arquivamento. A estimativa ajuda a determinar se a regra de arquivamento afeta o número de registros esperados. Se a estimativa for muito alta ou baixa, altere as condições da regra de arquivamento de acordo.
   A contagem atualizada aparece em Estimativa de registro campo.
3. Selecione a regra de arquivamento Ativo caixa de seleção.
4. Opcional: Arquive registros imediatamente selecionando Executar Arquivar agora link relacionado.
   . Executar Arquivar agora o link relacionado só estará disponível se a política de gestão de dados correspondente estiver ativada.

Resultado

Os registros que atendem aos critérios da regra de arquivamento são arquivados durante a próxima execução de arquivamento.

O que Fazer Depois

Para exibir os registros arquivados, navegue até Tudo > Arquivamento do Sistema > Arquivar tabelas e selecionando o módulo para a tabela arquivada, por exemplo, Arquivar incidentes .

Crie uma regra de destruição

Exclua registros arquivados e registros relacionados após um período especificado.

Antes de Iniciar

Função necessária: administrador

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Você pode associar uma regra de destruição a qualquer regra de arquivamento em uma política de gestão de dados.

Se você precisar corrigir as propriedades da regra de destruição em execução em seus dados arquivados, consulte Propriedades do sistema.

Procedimento

1. No formulário de regra de arquivamento, selecione Criar regra de destruição .
2. Na guia Regra de destruição, preencha os campos.

   Campo	Descrição
   Ativo	Opção para ativar a regra de destruição.
   Destruir Registros relacionados	Opção para destruir automaticamente registros relacionados associados aos registros arquivados. Nota: Os registros periféricos, que incluem registros nas tabelas Entrada de registro [sys_journal_field], Anexo [sys_attachment] e Auditoria do sistema [sys_audit], são excluídos automaticamente, mesmo que você decida preservar os registros relacionados.
   Duração do arquivamento	Especifique a quantidade de tempo que os registros permanecem na tabela de arquivamento antes que o sistema os exclua. Importante: Os registros de arquivamento serão destruídos imediatamente se Duração do arquivamento o campo está vazio ou definido como 0.

3. Opcional: Estime o número de registros arquivados marcados para exclusão selecionando Recalcular estimativa de destruição link relacionado.
4. Selecione Enviar.

Resultado

Os registros que foram arquivados por mais tempo do que o valor de duração do arquivamento são destruídos quando o trabalho agendado é executado. Você pode verificar o andamento verificando o log de destruição de arquivo.