Dompter le source-to-pay avec des workflows ERP prédéfinis

Les systèmes hérités utilisés pour la planification des ressources d’entreprise (ERP) permettent d’exécuter des transactions et de générer des documents, tels que des bons de commande. Toutefois, ils se montrent insuffisants lorsqu’il s’agit de connecter les équipes et le travail des utilisateurs dans tous les départements et pour toutes les fonctions. C’est là que les workflows ERP prédéfinis entrent en jeu.

Je travaille depuis plus de 25 ans dans le domaine de l’ERP, et j’ai pu constater que très peu de clients utilisent une seule instance ERP. La plupart travaillent dans des environnements hétérogènes avec de nombreuses instances ERP ayant différents niveaux de version, sans parler des solutions ponctuelles qui se greffent çà et là.

Face à un contexte économique difficile et compte tenu du prix élevé et des difficultés de maintenance de leurs environnements système, les entreprises cherchent aujourd’hui à réduire leurs coûts et à gagner en efficacité. Parallèlement, elles se demandent comment offrir de meilleures expériences à leurs employés et aux acteurs externes tels que les fournisseurs.

Doivent-elles innover ou réduire les risques ? Réduire les coûts ou privilégier des relations mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs ? Dans tous les cas, la réponse est toujours la même, un oui retentissant. Grâce aux workflows ERP prédéfinis, les entreprises peuvent tout faire : gérer et contrôler leurs dépenses, développer leur activité ainsi qu’atteindre leurs objectifs en matière de risque et leurs objectifs environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG).

Les défis de la mise en œuvre de l’ERP

Globalement, les environnements des systèmes ERP se sont étendus au fil des décennies, souvent du fait de fusions-acquisitions. Ils sont souvent saturés de personnalisations, d’extensions et de modules complémentaires. Conséquence : les équipes travaillent avec plusieurs sources d’informations qui limitent la visibilité et créent des silos. Cela nuit à l’intégration et à la collaboration transverse.

Sans assistance adaptée pour les systèmes, le processus d’approvisionnement peut être considérablement affecté. Par exemple, des employés agacés par les systèmes spécialisés difficiles à utiliser préfèrent commander en ligne. Ils contournent les processus d’achat établis et choisissent d’émettre des notes de frais pour leurs achats plutôt que de passer par les fournisseurs et les contrats existants. Cela complique la gestion des dépenses et réduit les opportunités de remise.

De leur côté, les spécialistes des finances et de l’approvisionnement, déjà surchargés, croulent sous les tâches qui ne génèrent aucune valeur, comme répondre aux demandes des employés et des fournisseurs concernant les livraisons manquées, résoudre les erreurs de livraison d’une commande ou gérer le non-paiement des factures. Et ce ne sont là que quelques exemples.

Selon une analyse comparative menée auprès de clients de ServiceNow¹, les équipes chargées des finances et de l’approvisionnement passent plus de 50 % de leur temps à gérer ce type de problème. Et s’il existait un moyen plus simple d’offrir une meilleure expérience d’achat globale aux employés grâce au libre-service et aux conseils automatisés ?

Ce qu’apportent les workflows ERP prédéfinis

Les workflows ERP prédéfinis peuvent aider les entreprises à résoudre des problèmes qui échappent aux solutions ponctuelles et aux systèmes ERP sous-jacents. Ils offrent des fonctionnalités prêtes à l’emploi qui fournissent une couche d’engagement unique pour :

• Améliorer l’expérience utilisateur

• Améliorer l’orchestration des processus

• Automatiser les tâches en libre-service

Les workflows prédéfinis de ServiceNow ne remplacent pas les systèmes transactionnels. Ils aident plutôt les entreprises à connecter les silos entre ces systèmes, pour favoriser l’innovation en matière d’expérience utilisateur, d’orchestration des tâches et d’automatisation. De cette manière, ils permettent d’obtenir un retour sur investissement rapide et élevé pour les investissements déjà réalisés.

Rapide à quel point ? Le déploiement moyen du workflow ServiceNow Source-to-Pay prend environ 11 semaines. Il permet aux entreprises de gérer rapidement les dépenses dans le système, d’intégrer des milliers de fournisseurs en quelques semaines et de mettre en œuvre une gestion des tâches sophistiquée pour automatiser la résolution des problèmes.

Amélioration de la productivité de l’équipe d’approvisionnement

Le workflow optimisé par l’IA Procurement Service Management booste la productivité de l’équipe d’approvisionnement. En outre, il permet de contrôler davantage de dépenses et d’améliorer l’implication des employés grâce à des expériences guidées sur plusieurs canaux.

Avec le déploiement de Procurement Service Management, une entreprise internationale de vêtements de sport estime qu’elle économisera 1 milliard de dollars sur ses achats d’ici l’exercice 2025. L’entreprise utilisait 24 systèmes et avait plus de 12 façons différentes de lancer une demande. Elle bénéficie désormais d’un point de départ unique pour tous les types d’approvisionnement.

Le fait de rassembler tous les systèmes dans des workflows automatisés a permis à l’entreprise d’augmenter les dépenses contrôlées ainsi que sa capacité à surveiller et accroître les dépenses destinées à favoriser la diversité, l’équité et l’inclusion afin d’atteindre ses objectifs de développement durable.

Intégration, implication et exclusion des fournisseurs

Le workflow Supplier Lifecycle Management permet d’intégrer, d’impliquer et d’écarter des fournisseurs grâce à une gestion intégrée des risques qui aide les entreprises à créer une base d’approvisionnement plus durable et plus éthique.

Un grand fabricant aéronautique a réalisé un retour sur investissement de 300 % en utilisant une plateforme mondiale de workflow fournisseur standard. Il a pu consolider ses processus pour tout ce qui concerne la finance, la chaîne d’approvisionnement, les services juridiques et les systèmes d’entreprise, de l’ERP aux e-mails en passant par les feuilles de calcul et les contrats.

L’entreprise peut désormais interagir avec ses partenaires commerciaux sur différents canaux, tous organisés dans un environnement unique, ce qui permet de réduire les ruptures de stock des pièces et de garantir la conformité aux exigences en matière d’exportation.

Les avantages des workflows ERP

Les workflows prédéfinis de ServiceNow ne se limitent pas à l’approvisionnement ou à la chaîne d’approvisionnement. Ils s’étendent aux domaines d’activité adjacents tels que les opérations financières, l’ESG et la gestion des risques et de la conformité. Dans un véritable esprit de collaboration, nous veillons à ce que les expériences, les données et les flux de processus soient intégrés dans ces offres.

Les workflows ERP connectent les personnes, les processus et les données, améliorant ainsi l’efficacité et la productivité. Ils contribuent à assurer :

• La même expérience agréable sur tous les appareils et pour tous : utilisateurs occasionnels, équipes spécialisées, fournisseurs

• L’accès sur plusieurs canaux, pour répondre aux besoins des utilisateurs là où ils sont

• Des processus plus efficaces

• Une réduction des coûts et de la perte de clientèle

• Des cycles d’approvisionnement plus courts

• Une intégration rapide des fournisseurs

Les workflows prédéfinis peuvent généralement répondre à 80-90 % des exigences ERP d’une entreprise, ce qui permet de pallier les manques des processus. S’agissant des 10 % à 20 % restant, ServiceNow App Engine fournit des fonctionnalités no-code et low-code pour créer des solutions personnalisées qui répondent à d’autres besoins de manière contrôlée et évolutive.

Les métiers ont souvent la créativité et l’expertise nécessaires pour optimiser les systèmes ERP, mais ils ne maîtrisent pas les aspects techniques. Les technologies low-code et no-code mettent à la disposition des personnes qui connaissent le mieux ces processus des outils faciles à utiliser. L’IT peut assurer l’accompagnement et le contrôle nécessaires, afin de surveiller le développement et le déploiement de ces applications.

Gain de temps et d’argent

Une entreprise mondiale de fabrication de produits agrochimiques avait du mal à garantir la cohérence, la précision et l’intégrité des données dans ses processus business fondamentaux. Les employés récupéraient et agrégeaient manuellement les données de leur environnement ERP et de diverses solutions ponctuelles, ce qui entraînait des retards et des inexactitudes dans les données.

Grâce à App Engine, l’entreprise a pu créer des extensions de workflow pour gérer les données de référence et les interactions entre les tâches et ces systèmes transactionnels. Les processus de documentation pour l’exportation et la post-expédition ont considérablement gagné en rapidité, passant d’une semaine à moins d’un jour, tandis que les processus d’exécution des commandes sont passés de trois heures à 30 minutes.

L’automatisation et l’élimination des tâches sans valeur ajoutée ont permis de véritables économies sur les heures de travail, la réaffectation des ressources précieuses, la réduction des coûts grâce à des remises et l’amélioration des relations avec les fournisseurs. Cet argent économisé contribue à garantir l’approvisionnement, la reconnaissance de la marque et la réalisation des objectifs ESG.

Les workflows ERP de ServiceNow ouvrent de nouvelles perspectives, à chaque point de la courbe des coûts et des risques. À vous de dire oui à l’amélioration de la satisfaction de vos employés et au contrôle des dépenses.

Découvrez comment ServiceNow aide les entreprises à moderniser leurs workflows ERP.

¹ Données d’analyse comparative fournies par des clients actuels utilisant Source-to-Pay Operations de ServiceNow

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