Che cos'è la gestione del portfolio progetti (PPM)?

Sebbene il termine gestione del portfolio progetti possa essere utilizzato essenzialmente per descrivere qualsiasi strategia per la gestione di gruppi di progetti, la PPM di successo tende a seguire una cinque fasi definite. Queste fasi consentono alle organizzazioni di prendere in esame la gamma completa di potenziali progetti che desiderano perseguire e di perfezionarli fino a quando non vengono lasciate solo le opzioni che soddisfano criteri di selezione predefiniti in base a ROI, efficienza, rischio, allineamento strategico e molto altro.

In altre parole, le cinque fasi della PPM aiutano le aziende a definire le priorità, a delineare progetti poco redditizi e a concentrare il proprio tempo e le proprie risorse solo sui progetti a maggiore impatto. Tali fasi assicurano inoltre che tutti i progetti approvati operino nell'ambito della strategia aziendale e che il portfolio sia correttamente bilanciato in termini di rischio e risultati.

Tenendo presente questo, le cinque fasi sono le seguenti:

La gestione del portfolio progetti è uno strumento essenziale per fare in modo che i progetti contribuiscano positivamente al successo aziendale. Ma prima che possano farlo, è necessario definire il concetto stesso di successo. Prima di iniziare con la PPM, è necessario descrivere chiaramente gli obiettivi strategici dell'organizzazione e definire altrettanto chiaramente i parametri per la valutazione dei progetti. I criteri di valutazione possono assumere diverse forme, ma generalmente si basano su obiettivi finanziari o su altri parametri di valutazione, come l'allineamento della strategia, la fattibilità tecnica o l'attrattività del mercato.

Se le aziende non definiscono chiaramente che cosa significa successo e valore per loro, sono costrette a effettuare selezioni di progetti basate su criteri meno concreti che portano alla creazione di un portfolio sbilanciato in termini di rischio, rendimento o rilevanza strategica.

Una volta identificati gli obiettivi strategici e data una definizione di successo e valore, le organizzazioni possono iniziare a costruire questa base per creare portafogli di progetti.

Per iniziare, è necessario raccogliere tutti i potenziali progetti, utilizzando i dati ricavati dal feedback dei clienti, dai dipendenti, dai responsabili, dalla pianificazione strategica e dai requisiti di conformità e regolamentazione. Successivamente, è necessario aggiungere i progetti correnti e in corso all'inventario dei progetti, in modo che anche essi possano essere valutati e giustificati o interrotti. Poi, si devono raccogliere tutti i dati su questi progetti affinché possano essere valutati in base ai criteri stabiliti nella fase 1. In seguito, è necessario includere stime sulle dipendenze e sulle risorse necessarie per ogni progetto candidato fino al completamento. Questi numeri non devono essere completamente accurati in questo momento. Sono sufficienti approssimazioni di alto livello per identificare i potenziali progetti in questa fase, con la consapevolezza che un maggior numero di progetti richiederà una convalida più precisa prima dell'esecuzione.

La fase successiva del processo consiste nel determinare quale combinazione di progetti creerà il maggior valore totale possibile per il portfolio. Utilizzando i criteri di valutazione stabiliti in precedenza, è possibile creare un grafico che confronta e classifica i progetti candidati. Le classifiche possono essere stilate in base al valore finanziario stimato o ad altri punteggi di valore. In seguito, è necessario disporre i progetti sul grafico dal valore più alto al valore più basso.

Una volta che tutti i progetti candidati sono stati classificati, è necessario iniziare ad allocare le risorse disponibili, dando priorità ai progetti di maggior valore. Quando tutte le risorse esauriscono, bisogna eliminare i progetti che non danno valore a sufficienza per ricevere risorse, creando una cut line e stabilendo provvisoriamente quali progetti saranno inclusi nel portfolio e quali no. Questo portfolio però non è scolpito nella pietra: sarà necessario discuterlo, riesaminarlo e monitorarlo. La fase di definizione delle priorità del progetto aiuta semplicemente a stabilire le baseline e fornisce dati per prendere decisioni più informate.

Le prime fasi della gestione del portfolio progetti si basano su stime di risorse e costi per creare una stima astratta e di alto livello del valore e dei rendimenti del progetto. Tuttavia, quando il portfolio è quasi completo, queste stime devono essere convalidate. È necessario lavorare con coloro che eseguono i progetti e che possono fornire numeri più concreti e prendere in considerazione possibili colli di bottiglia, disponibilità delle competenze, dipendenze e qualsiasi altro fattore che potrebbe avere un impatto sulla fattibilità del progetto.

Sebbene vi siano sempre variazioni non contabilizzate, un'analisi più approfondita e più consapevole della fattibilità contribuirà ad assicurare che nel portfolio siano inclusi solo i progetti con le migliori possibilità di successo.

Una volta che il portfolio proposto è stato perfezionato e concordato e i singoli progetti sono stati adeguatamente convalidati, la fase finale è quella di attuare il portfolio. È necessario avviare i progetti e iniziare a misurare le prestazioni, monitorare i progressi di ogni progetto e gestirli in modo continuativo per assicurarsi che soddisfino gli obiettivi stabiliti.

I PMO e i/le responsabili di progetto devono collaborare a stretto contatto in questa fase e allinearsi con il responsabile del portfolio per raccogliere i dati rilevanti sulla performance, allocare e riallocare le risorse e pianificare e avviare le revisioni. Questi/e stakeholder devono inoltre essere pronti e in grado di apportare, ove necessario, modifiche al portfolio e ai progetti che lo costituiscono. Questa fase finale è continua e durerà per l'intera vita del portafoglio.