経理部門の伝票処理をデジタルワークフロー化し、汎用的な業務への横展開で全社横串のDXを加速

すべてのカンパニーやグループ会社に横串を刺すデジタル化を推進

船舶から鉄道車両、航空宇宙までまたがる「輸送用機器」、コージェネレーションやエネルギープラントなどの「エネルギー」、油圧機器や産業用ロボット、産業用プラントなどの「産業用設備」、モーターサイクルやオフロード四輪車に代表される「レジャー」といった分野でさまざまな製品を手がけている川崎重工業グループ。2030年に目指す将来像として、「つぎの社会へ、信頼のこたえを~Trustworthy Solutions for the Future~」 をテーマに掲げたグループビジョン2030を制定しました。この構想のもと、川崎重工業は社会課題へのソリューションを提供するため、今後注力すべきフィールドを「安全安心リモート社会」「近未来モビリティ」「エネルギー・環境ソリューション」と見定め、変化に合わせて、より成長できる事業体制への変革を目指しています。

2020年7月には、本社組織として DX 推進部を新設。同部の部長を務める准執行役員の占部博信氏は、「カンパニーやグループ会社に横串を刺すデジタル化を推進し、グループビジョン2030で掲げた変革を実現していきます」と話します。

それと並行し、2019年度から取り組んでいるのが、経理部門の業務改革です。同社 経理企画推進部 企画課長の近喰裕氏は、「もともと弊社の経理業務は、完全に紙とハンコの世界で行われていました」と、その背景にあった課題を話します。

近年ではクラウドの経費精算システムを導入したことで、従業員の立替経費の処理については合理化が進みました。しかし、それ以外の例えば取引先への請求や社内的な原価の振替といった処理は対象外です。「紙の伝票に請求書や領収書などの証憑を添付し、複数の責任者による承認・押印を経て、決裁が行われる業務プロセスがそのまま残っていました」と近喰氏は語ります。

続けて同社 経理部 本社経理課 課長の齊官浩志氏も、「伝票起票者と承認者が離れた拠点に分散していることも多く、全員の承認が終わるまでに長時間を要するほか、誰のところまで伝票が回っているのかを追跡する管理の手間もかかります。さらに現物の証憑を添付して回すことには紛失リスクも伴います」と問題点を挙げます。

将来の全社的なデジタルプラットフォーム化を見据えてServiceNowを選定

この課題を解決すべく、川崎重工業が導入したのがServiceNowのNow Platformです。同社 DX推進部 副部長の堀孝広氏は、その選定理由を次のように語ります。

「経理部門の業務改革を支える新たなワークフローを導入するにあたり、さまざまなベンダーから提案をいただきましたが、DX 推進部の立場から強く懸念したのは、経理業務に適したプラットフォームを導入してもまた別の部門で同じような課題が発生し、結局あちこちで個別最適のシステムが乱立してしまうことです。そこで将来的に全社共通のワークフローの基盤として展開可能かという観点から絞り込んでいき、さらに経理部門で実現すべき内容も対応可能であると判断した結果、選ばれたソリューションが Now Platform でした」

そしてこの選定は、当初は想定していなかった思わぬ事態で奏功しました。本社経理部門へのNow Platformの導入作業が始まって間もない2020年の春ごろ、日本でも新型コロナウイルスの感染拡大が深刻な問題となり、リモートワークの環境からでも承認を行えるワークフローを求める声が急速に高まったのです。

「この要求にどうやって応えていくかと考えたとき、Now Platformが適していました。Now Platformは当社の基幹システムであるSAP S/4HANAをはじめ、さまざまな SaaS、人事管理、文書管理、RPA など幅広いシステムと容易に連携できる可能性があることも非常にありがたいポイントでした」(堀氏)

こうして川崎重工業では、経理部門の業務改革を支えるワークフローと、部門や業務を問わずに活用できる汎用ワークフローという2本立てでNow Platformの導入を進めていきました。

生産性の低い付帯業務をほぼゼロに削減

もっともNow Platformの導入にあたっては、さまざまな苦労もありました。特に本社経理部門では業務プロセスの見直しと同時並行で作業が進められたため、あらかじめ定められた仕様に沿ってワークフローを実装することができません。

同社 経理企画推進部 企画課 主事の平野良宏氏は、「アジャイル開発の手法を用いて導入を進めることになったのですが、弊社としても経験の浅い取り組みであり、当初は戸惑いもありました。システム開発ベンダーとのミーティングを何度も重ねながら、何とか業務サイドとの折り合いを付けていきました」と振り返ります。

こうして川崎重工業では、2021年5月にNow Platformをベースとする経理部門の新たなワークフローの本番稼働を開始しました。従来の紙とハンコによる社内承認プロセスから脱却し、ワークフローに乗せることができました。

「Now PlatformとSAP S/4HANAを連携させ、伝票データをアップロードした時点で形式チェックを行い、たとえば所定の取引先番号が漏れているといった場合にその場でエラーを返す仕組みを追加しました。ワークフローにはケアレスミスを排除した間違いの少ないデータが流れるようになり、無駄な差戻しなどの手間を削減しています」(近喰氏)

続けて齊官氏も、「完全なペーパーレスのワークフローが実現したことで、印刷や社内郵送、決裁の終わった書類のファイリング・保管など生産性の低い付帯業務は現在推進中の電子帳簿保存法対応によりほぼゼロに近づいています。おかげで伝票処理スタッフは、データチェックなどより重要な業務に従事できるようになりました」と話します。

もちろん、Now Platformによる効果はそれだけではありません。全社横串のデジタル変革を目指す川崎重工業にとっての今回の大きな成果は、業務を問わず、迅速かつ手軽に展開できる汎用ワークフローの共通基盤を構築できたことです。手始めに本社部門より、すでに70以上の業務プロセスへの適用が進んでおり、導入対象の業務は今後もさらに増えていく見込みです。

「これらの業務プロセスでは起票から承認、決裁までのリードタイムは3~4割削減されたと業務部門から聞いています。さらに強調しておきたいのがワークフローを実装するまでの時間です。各部門から申請を受けてから、ノンコーディングによるパラメータ設定だけで、最速1週間で運用を開始できます」と、堀氏は汎用ワークフローの導入効果を示します。

モバイル対応や電子署名との連携を進めていく

川崎重工業では、今後に向けてNow Platformのさらなる利用拡大を見据えています。まず経理部門においては、「たとえば新規取引先の登録申請など、現状ではメールのやりとりで行われている業務プロセスをワークフロー化したいと考えています」と平野氏は意向を示します。

一方の汎用ワークフローが目指しているのがモバイルアプリケーションへの対応です。

「当然のことながらセキュリティへの配慮は必要となりますが、リモートワークのみならず、タクシーや新幹線での移動中でも承認を可能とするなど、より多くの部門や業務での活用を促すべく汎用ワークフローの利便性をさらに高めていくことを検討しています」と堀氏は話します。

加えて汎用ワークフローでは2022年度を目標として、電子署名との連携も実現する計画です。これにより社外の相手と交わす契約書や確認書などについても、承認から決裁、保管まで一連の手続きをすべてデジタルで完結することを目指します。

こうした足元からの変革を着実に積み重ねながら、川崎重工業はその成果をグローバルにまたがるグループ全体の DX につなげていこうとしています。

※所属・肩書きを含む本事例の内容は2022年1月時点のものです。

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