リソース管理とは?

リソース管理とは、効率と効果を最大化することを目的とした、リソースの計画、スケジューリング、将来的な割り当てを指します。

基本的に、リソース管理とは、企業の資産を、最も効果的に影響を与える場所とタイミングで活用するためのアプローチです。リソースは、設備や資本などの有形なものと、従業員の時間やスキルなどの無形なものがあります。
リソース管理の要素を示す図

どのような業界やビジネスであっても、プロジェクトを完了し、製品やサービスを提供するには、リソースが必要です。そして、リソースには限りがあります。リソース管理は、この有限なリソースを効率的に使用するために存在します。リソース管理を適切に行うことで、企業はより少ないリソースでより多くのことを行うことができます。リソース管理は、意思決定者がいつ、どのリソースが、どのくらいの期間利用可能かをよりよく把握し、正しく適用できるよう支援します。

効果的なリソース管理は、以下に挙げるような、いくつかの重要な価値・効果をもたらします。

リソースの最適な利用

リソース管理の最も明白な利点は、利用可能なリソースを最大限に活用できることです。リソースの活用では、人的リソースと非人的リソースを考慮し、利用可能なリソースと利用状況を比較して、どのリソースが十分に活用されていないか、どのリソースが過度に利用されているか、また、どのリソースをバランスよく活用すればより効果的であるかを判断します。

従業員のリソースに関しては、リソース管理によって、チームや個人に常に意欲があることや、負担がかかりすぎたり、燃え尽きたりすることなく、精力的に活動できるほど十分なタスクがあることを確認できます。

コミュニケーションの強化

リソース管理には、リソースと割り当てを説明する透明性のある文書化された計画を作成することが含まれます。リアルタイムで更新されるタスクと責任が明確に表示されることで、すべてのチームメンバーは、誰が何に取り組んでいるか、どのリソースが割り当てられ、どれが利用可能かを簡単に確認することができます。これにより、コミュニケーションが向上し、オーバーブッキングや度重なるタスクのステータス変更に伴う誤解が解消され、ステータスの更新の精度も向上します。

透明性の向上によるコミュニケーションの改善により、誰もが最新の情報を入手することができます。これにより、従業員のエンゲージメントとステークホルダーの信頼が向上します。

概要把握の改善

多くの場合、企業はさまざまなチームや部署で複数のプロジェクトを管理しなければならず、何百もの異なるタスクや関連リソースを考慮しなければなりません。1 つのプロジェクトに集中すればするほど、他のプロジェクトに注力できなくなり、管理ミスにつながる可能性があります。リソース管理は、あらゆるものやあらゆる人を完全に把握することで、企業の視野を広げることを可能にします。

正確な全体像を把握することで、意思決定者は各プロジェクトがどの段階にあるのか、どのような期限が迫っているのか、プロジェクトを成功させるために何をすべきなのかを正確に把握することができます。分単位のトラッキングが可能になり、経営陣は日常的な行動と長期的な行動の両方をよりよく管理できるようになります。また、リソースの使用状況を明確に把握することができ、後の施策のリソース予測を立てることができます。

予測と問題の特定を強化

正確な予測や的確な見積もりは、成功と失敗の分かれ目となります。リソース管理は、将来のニーズを確実に予測し、問題が現実の問題に発展する前に解決する能力を向上させます。プロジェクトマネージャーは、リソースがどこにあり、どういう状況かを明確に把握することで、タイムラインの現状を把握することができます。これにより、その情報を将来のプロジェクトに適用し、スケジューリングやリソースの使用に関するより正確な予測を行うことができます。

同様に、タイムラインが明確であれば、プロジェクトのボトルネックに備えることができ、予定されていたダウンタイムや休日、障害発生時に対応するために、早い段階で手を打つことができます。

収益性の最大化

見積もりと予測を改善することは、当然ながらプロジェクトの成功につながります。リソース管理は、実際のコストを正確にプロジェクトに反映させ、リソースの割り当てとトラッキングを簡素化するのに役立ちます。これらの利点やこれまでに述べてきた利点を総合すると、必然的に利益率の向上につながります。

言い換えれば、リソース管理を向上させることがビジネスの成功につながるということです。

効果的なリソース管理は、リソース管理計画 (通常はリソース管理者が管理あるいは所有) を作成する企業の能力にかかっています。リソース管理計画は、主に人的リソース (役割と責任を割り当てられた個々の従業員で構成されるプロジェクトチーム) を管理するために使用されます。しかし、リソース管理計画は、設備、スペース、財務など、その他の重要なリソースにも対応する必要があります。実際、リソース管理計画を作成する最初のステップは、プロジェクトを完了するために必要なすべてのリソースを特定し、カタログ化することです。

リソース管理計画の作成に不可欠な要素には、次のようなものがあります。

リソース

リソース管理計画を作成する際に最も重要なのは、リソースです。そのため、リソース計画の初期段階では、プロジェクトの成功に不可欠な人材、スキル、ツールなどのリソースの詳細なリストを作成することに多くの時間を費やす必要があります。このリストは、正確であればあるほど、リソース管理計画にとってより有益なものとなります。

期間

各リソースの期間は、スケジュールを決定するのに役立ちます。各リソースにどれくらいの時間が必要かをできるだけ正確に見積もり、その情報をもとに期限やスケジュールを設定します。

前提条件と制約事項

効果的なリソース管理計画には、範囲、スケジュール、コストに関連する具体的な制約だけでなく、高度な知的能力と情報に基づいた仮定も盛り込む必要があります。この仮定は、どのようなリソースがいつ利用可能になるかといったことが考えられますが、計画内でこれを仮定としてはっきりと特定しておく必要があります。これにより、計画の基礎となるべき、より信頼性の高い制約事項と区別することができます。

ロールと責任

最後に、効果的なリソース管理計画では、戦略に含まれるすべての人材について、ロールと責任を明確に割り当てます。役割分担を明確にすることで、関係者全員が誰が何を担当し、いつまでにタスクを完了させればよいかを把握することができます。

リソース管理計画の作成は、簡単なプロセスです。一般的には 6 つのステップで構成され、上述の重要な要素と同様に、必要なリソースを特定することから始まります。

1. 必要なリソースの判断

リソース管理の最初のステップは、リソースを特定して割り当て、料金やその他のコストを検討し、関連するクライアントや意思決定者の承認を得ることです。プロジェクトマネージャーは、過去の類似したプロジェクトを参考にすることで、工数概算の精度を高めることができます。

リソース管理のライフサイクルを表した図

2. リソースとプロジェクトニーズのマッチング

リソース計画の第 2 段階では、プロジェクトに必要なタスクと前段階で特定されたリソースの組み合わせの検討を始めます。人材については、使用可否だけでなく、必ず、スキルや能力に基づいてタスクが割り当てられるようにします。

3. 各アクティビティに費やす時間の割り振り

リソースの割り当てが完了したら、次は各タスクにどれだけの時間が必要かを判断し、それに応じたスケジュールを作成します。このとき、過不足なくスケジュールを組むことが大切です。仕事が少なすぎると社員のやる気がなくなり、多すぎると燃え尽き症候群になってしまいます。

4. リソースのスケジュール設定

プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの目標に加え、リソースに対する他の決定事項や要求を考慮し、次に、特定のタスクに対するリソースのスケジューリングを正式に行います。リソースのスケジューリングは、完成日の正確な見積りを作成するのに役立ちます。

5. プロジェクトのモニタリング

どんな計画も、現実に動き出すとその通りにはいかないと言われます。その意味で、プロジェクトのモニタリングは、リソース管理計画に不可欠な要素です。リソース管理ツールで定期的にチェックし、設定したリソース配分の見積もりと実際のパフォーマンスを比較します。もし、障壁、リソースのずれ、プロジェクトの停滞などの問題があれば、常にモニタリングすることで、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトが脱線する前に、これらの問題を特定し解決することができます。

6. 計画の分析と改善

プロジェクトが完了したら、リソース管理計画作成の最終段階として、振り返りを行います。初期の計画段階で設定した見積もりを見直し、実際に使用されたリソースと比較します。見積もりを改善できるところや、リソースのパフォーマンスが予想と違った可能性のあるところを特定します。プロジェクトマネージャーはここで、将来のプロジェクトのためのアプローチを改善することができますので、すべての要因を見直し、検討することが重要です。

効果的なプロジェクト管理は、リソースの適切な配分、割り当て、指導を行う企業の能力にかかっています。しかし、プロジェクトが複雑になればなるほど、リソース管理はより難しくなり、要求も厳しくなります。ServiceNow の Project Management アプリケーションは、プロジェクト管理のこの側面を整理し、簡素化しています。これによって、正確なリソース予測、リアルタイムの透明性、すべてのリソースとプロジェクトに渡る割り当ての改善がもたらされます。

ServiceNow Resource Management には次の機能があります。

  • リソース割り当てワークベンチ
    ワークベンチは、リソースの要求と配分の詳細を視覚的なインサイトとして提供します。
  • リソースプラン
    リソースプラン機能を使用すると、プロジェクトマネージャーは関連するデータを使用して、あらゆるプロジェクトの詳細なリソース管理計画を作成することができます。
  • 運用リソース計画
    リソース管理者は、タスクベースのものか、運用上のものかを問わず、すべてのリソース計画を 1 つの UI で管理することができます。
  • リソースレポート
    信頼性の高い、データ重視のレポートにより、リソースの使用率に関する最新情報をリアルタイムに共有します。
  • タイムシートポータル
    タイムシートポータル機能により、人材はモバイルデバイスでも日々のタスクの時間を記録し、ボタンを 1 つクリックするだけでタイムシートを提出することができます。

これらの機能により、プロジェクトマネージャーは以下のようなメリットを享受することができます。

リソースの可用性を表示

ServiceNow の Resource Management は、利用可能なすべてのリソースに関する情報をリアルタイムで提供します。

リソース管理の改善

一元管理型アプリケーションを使用して、関連するすべての人、プロジェクト、システムで一貫したリソース管理を行うことで、企業はより正確な結果と明確なインサイトを得ることができます。

リソースと要件の整合

ServiceNow Resource Management は、カレンダー、スケジュール、柔軟な割り当て、その他のツールや統合を利用して、リソースをビジネスニーズに適合させます。

ServiceNow Resource Management によって、適切なリソースを適切なタイミングで利用することで、ビジネスにどのような変革がもたらされるかをご確認ください。

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スケーラブルな ITBM ソリューションを用いて、ビジネスと IT 戦略を連動させ、価値を高めることができます。

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