スケジューリング&ディスパッチソフトウェアとは?

スケジューリング&ディスパッチソフトウェアは、フィールドサービスの作業を管理し、フィールド技術者とリアルタイムでコミュニケーションするためのビジネスリソースです。

フィールド技術者やその他のフィールドサービス担当者は、サービス業界のアンバサダーです。客先に出向く際は、会社のブランドを背負いながら、担当するメンテナンスや修繕タスクを遂行するだけでなく、顧客に喜ばれる体験を確実に提供する責任も負います。そのため、予定の遅れ、フィールド技術者の遅刻や準備不足、タスク詳細の説明不足などが発生すると、ビジネス自体にも悪影響を及ぼします。

スケジューリング&ディスパッチソフトウェア (サービスディスパッチソフトウェア) は、フィールド技術者が優れたサービスを提供するのに必要なサポートを確保すると同時に、時間管理を最適化して、より効果的なアプローチに変えるために設計されています。フィールドサービス管理に不可欠なツールであるスケジューリング&ディスパッチソフトウェアは、シームレスで効率的なフィールドサービスエクスペリエンスを顧客に提供できるよう支援します。

スケジューリング&ディスパッチソフトウェアは、フィールドサービス管理の重要な側面を一元管理します。そのため、効果的なサービスディスパッチソリューションをフィールドサービス戦略に統合している企業は、多くのメリットを享受しています。

効率性の向上

複数の技術者を管理することは難しく、時間がかかり、不正確になる場合があります。遅延やダウンタイムは、企業にとって大きな損失となり、(顧客またはサービスプロバイダー側で) スケジュールに若干の変更が生じた場合でも、スケジュール全体の変更が必要になることがあります。スケジューリング&ディスパッチソフトウェアにより、マネージャーはボタンをクリックするだけで、作業指示の割り当てや再割り当てを行い、現場にいる技術者とリアルタイムでコミュニケーションできます。その結果、ダウンタイムや遅延が減り、貴重なリソースをより効率的に使用できるようになります。

スケジューリング&ディスパッチソフトウェアのメリットを表した図

最適な可視性

スケジューリング&ディスパッチソフトウェアは、作業指示書、スケジュール、フィールドエンジニアの完全な可視性を提供します。現場にいる各技術者の現在位置、作業内容、今後の作業予定を正確に把握することで、作業負荷とパフォーマンスをより適切に評価できます。マネージャーは、サービス要求の完了時やその他のアクションが必要なときに通知を受け取ることができ、フィールドスタッフは、現場にいながら顧客の作業履歴、作業文書、その他の関連リソースのすべてにモバイルデバイスから簡単にアクセスできます。

品質の向上

すべての技術者があらゆる作業指示に適しているとは限りません。スケジューリング&ディスパッチソフトウェアにより、マネージャーは対応可能なフィールド担当者とそのスキルセットを一目で理解し、担当者と最適なタスクを組み合わせることができます。その結果、適切な人材を必要とする仕事に最適な担当者が割り当てられるため、パフォーマンスが向上し、仕事の質も向上します。

柔軟性の強化

タスクの中には緊急性の高いものもあり、すでに予定されているタスクより優先的に対応しなければならない場合があります。スケジューリング&ディスパッチソフトウェアは、緊急性の高い要求を特定し、優先度の高いタスクに迅速に対応できるよう、スケジュールを自動的に変更できます。

スケジューリング&ディスパッチソフトウェアは、企業とフィールド技術者が作業を調整して、優れたカスタマーエクスペリエンスを提供できるよう支援することを目的としています。トップクラスのサービスディスパッチソフトウェアソリューションは、共通して以下のような機能を持つ傾向があります。

スケジューリング

スケジューリング&ディスパッチソフトの自動化機能は、複数の作業指示書や技術者を考慮に入れて、チーム全体の作業スケジュールを作成します。また、スケジュールに変更が生じた場合は、関係者に通知を送信するように設定することもできます。

ディスパッチ

データのビジュアル化が組み込まれたスケジューリング&ディスパッチソフトウェアは、フィールド技術者の計画や特定の作業指示書の割り当てを支援します。また、担当者の専門知識やスキルセットに応じて、特定のタスクを自動的に割り当てることもできます。

作業指示管理

スケジューリング&ディスパッチソフトウェアにより、大量のペーパーワークが不要になります。作業指示書の詳細、顧客情報、フィールド技術者の情報は、すべて自動的に記録され、メモ、情報、ファイルも直接追加できます。さらに、スケジューリング&ディスパッチソリューションでは、作業指示の進捗状況とステータスを追跡します。

請求

サービスディスパッチソフトには、フィールド担当者が現場にいながら見積書や請求書を作成できる機能があります。また、既存の会計システムやアプリとの統合も可能です。

ルーティングの最適化

効果的なフィールドサービスは、技術者がサービスの提供場所を見つけて到着し、予定通りに作業指示を処理できるかどうかにかかっています。スケジューリング&ディスパッチソフトウェアは、ナビゲーションの支援と交通情報の更新を行い、現場の技術者に最短ルートで目的地を案内します。

位置の追跡

スケジューリング&ディスパッチソフトウェアには、GPS トラッキングが組み込まれています。そのため、技術者がクライアントの場所を簡単に検索して確認できるだけでなく、マネージャーもフィールド担当者の現在地を分単位で把握できます。

技術者管理

スケジューリング&ディスパッチソフトウェアの自動化機能により、個々の作業に最適な技術者にサービス要求が割り当てられ、より質の高い作業をより多く実行できるようなスケジュールを作成できます。

スケジューリング&ディスパッチソフトウェアソリューションを選定する場合に留意すべき考慮事項は、以下のとおりです。

モバイルアプリの可用性

スケジューリング&ディスパッチソフトウェアのネイティブモバイルアプリにより、フィールド技術者は必要なリソース、データ、ガイダンスのすべてをすぐに利用できます。ただし、現場の担当者が各自で変更や更新ができるよう、改善が必要です。

展開オプション

サービスディスパッチソフトウェアを評価する場合は、複数の展開オプションを検討します。オンプレミスで展開されるソフトウェアの場合、ユーザーはデータ自体をコントロールしやすくなりますが、多くの場合、初期費用は高くなります。一方、クラウドベースのソリューションの場合、初期投資額が少なくても、よりアクセスしやすく、拡張性に優れている傾向があります。ビジネスニーズと各オプションのメリットを理解することは、最適なオプションを選択する上で非常に重要です。

インストールしやすい

スケジューリング&ディスパッチソフトウェアは、フィールドサービス管理を簡素化するものであり、複雑化するものではありません。トップクラスのサービスディスパッチソフトウェアオプションは、インストールと設定が簡単で、すぐに利用可能です。

統合機能

スケジューリング&ディスパッチは、フィールドサービス管理の重要な部分ですが、それでもまだ「一部分」に過ぎません。スケジューリング&ディスパッチソリューションは、既存のシステムと統合でき、ユーザーが利用している他のさまざまなツールを引き続き使用できるものでなければなりません。

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