Veilig terugkeren naar de werkplek

Het beeld van een CHRO

Toen ik mijn carrière begon, zou bedrijfscontinuïteit tijdens een ramp zoals COVID-19 moeilijk, zo niet onmogelijk zijn geweest. We zaten vast aan onze vaste werkplek. Computers waren nauwelijks een optie en als je er al een had, was het een desktop met een bedrade LAN-verbinding.

Gelukkig is alles tegenwoordig veel mobieler en dankzij technologie zijn we een stuk flexibeler. Laptops, smartphone, wifi, de cloud… Deze zaken hebben het voor velen van ons mogelijk gemaakt om onze productiviteit buiten onze ‘normale’ werkplek te behouden.

Toch hebben we de afgelopen maanden nog veel geleerd omdat onze werkroutines zijn verstoord. Ik heb gesproken met leiders uit verschillende bedrijfstakken wereldwijd, en we zijn het er allemaal over eens: werk zal nooit meer hetzelfde zijn. Het werk is veranderd, van de veiligheid van werknemers tot faciliteiten en van werkplekservices tot bedrijfscontinuïteit. Voor altijd.

Hoe nu verder?

• Naarmate lokale verordeningen om thuis te blijven in veel regio’s worden opgeheven, hoor ik veel over “terugkeren naar de werkplek”. Die uitspraak is te eenvoudig om elke situatie te definiëren. Er is geen one-size-fits-all voor werk. Branches verschillen en werkplekken zijn er in verschillende soorten en maten: productievloeren, landbouwgrond, winkellocaties, callcenters en ja, traditionele kantoorruimten. Dit is hoe ik het zie: Het is waar dat werknemers in sommige bedrijfstakken die verplicht met verlof gingen of ontslagen werden (hopelijk) “snel weer aan het werk gaan”
• Maar anderen die eerder al naar het werk gingen en nu vanuit huis werken, krijgen een “terugkeer naar de werkplek”.
• En er is ook sprake van “gereedheid van het personeel”: alle werknemers voorbereiden op een gedeeltelijke terugkeer naar de werkplek en de vereiste beleidsregels en trainingen hieromtrent.

Naarmate economieën weer van het slot gaan, neemt de complexiteit van een terugkeer toe door deze operationele diversiteit. Dat is terug te zien in de gesprekken die ik met andere CHRO’s heb. Onze dialoog verandert van puur crisisbeheer naar het omgaan met de nieuwe manieren waarop we werken. Deze crisis heeft werkgevers ook in staat gesteld om nog creatiever en flexibeler te zijn in de manier waarop hun verwachtingen van werknemers worden waargemaakt.

Een nieuw tijdperk van werknemers- en klantervaringen

Voor een terugkeer naar de werkplek is zorgvuldige planning en uitvoering nodig, samen met flexibiliteit van de organisatie. Bedrijfsonderdelen moeten samenwerken om een veilige en productieve werknemerservaring te creëren. Systemen en toegang moeten eenvoudig, naadloos en beschikbaar zijn vanaf alle apparaten.

Dat is niet mogelijk met gedateerde software en trage, verouderde handmatige processen. Dit is niet op te lossen met spreadsheets. De werkplek van de toekomst (of zullen we zeggen: de werkplek van nu?) moet complexe workflows digitaal beheren om werknemers de diensten en ervaringen te bieden die ze nodig hebben om hun werk zonder problemen en efficiënt uit te voeren.

Digitale workflows en het behouden van medeleven in onze aanpak zijn van cruciaal belang bij het aanpassen aan en het ontwerpen van “het volgende normaal”. Over de hele wereld zien we dat bedrijven die verder zijn met dit type digitale transformatie veel beter in staat zijn om zich door deze tijd heen te slaan. Ze komen uit deze crisis met een productief en betrokken personeelsbestand en zijn er beter op voorbereid dat hun werknemers kunnen terugkeren naar hun werk of werkplek, of thuis blijven werken als ze dat willen.

Er zullen nog steeds uitdagingen zijn wanneer bedrijven over de hele wereld opnieuw open gaan. We leren gaandeweg en passen ons aan en veranderen waar nodig. Daarom verwacht ik een gefaseerde aanpak. We willen allemaal zorgvuldig omgaan met de gezondheid en veiligheid van werknemers. Niet iedereen zal de werkplek tegelijkertijd betreden. Wanneer ze terugkeren, geloven we dat er voor velen sprake zal zijn van speciale schema’s, toegewezen ruimten en resources en beperkte fysieke samenwerking. Ze moeten mogelijk maskers dragen of hun temperatuur meten.

De juiste technologie, digitaal getransformeerd

Hoe zorgt u er dan voor dat dit allemaal gebeurt? Allereerst mag u de gezondheid en veiligheid van werknemers en die van hun gezinnen nooit uit het oog verliezen. Geef leiding met medeleven en zet mensen op de eerste plek.

Vervolgens kan ik deze checklist aanraden:

Leg contact met werknemers om uw plannen te delen luister naar feedback. Pas zo nodig aan.

• Bepaal wie wat moet weten en communiceer op een doelgerichte manier. Begin met het management van het bedrijf. Geef ze materialen die ze door hun organisaties kunnen verspreiden. Houd personeelsmanagers op de hoogte. Deel de veelgestelde vragen zodat ze de meest verwachte vragen kunnen beantwoorden.
• Vraag werknemers om feedback. Voer gaandeweg bijvoorbeeld meerdere enquêtes uit. Meet hun sentiment ten aanzien van communicatie, empathie, IT-ondersteuning, hun gevoel van veiligheid en hun productiviteit. Onderneem waar nodig actie op basis van hun feedback.
• Maak het voor werknemers gemakkelijk om actuele informatie te vinden. Het hoeft geen one-stop-shop te zijn. Maar zorg ervoor dat de belangrijkste informatie over het terugkeren naar de werkplek duidelijk is voor werknemers, waar ze ook zoeken.

Automatiseer uw stappen om terug te keren.

• Stel een multidisciplinair team samen dat regelmatig bijeenkomt om de voortgang te evalueren, beslissingen te nemen en te communiceren met het management en de werknemers. Neem in ieder geval de facilitaire afdeling, IT, juridische zaken en HR hierin op. Zorg ervoor dat u een duidelijke beslissingsmatrix hebt. Samen zijn we allemaal beter, maar iemand moet knopen doorhakken.
• Digitaliseer processen zodat zowel de werknemers als de werkplekken gereed zijn. Waarschijnlijk is dit allemaal nieuw, maar er is ook een workflowmogelijkheid. Monitoren van gezondheid, PBM-beheer, slimme badges, schoonmaakmeldingen, gastregistratie, om maar een paar voorbeelden te noemen.
• Gebruik digitale onboarding en intensiveer de begeleiding voor nieuwe werknemers. Zorg ervoor dat ze snel en mobiel kunnen werken.

Zorg voor een veilige werkomgeving.

• Dit ligt waarschijnlijk voor de hand, maar reinig, desinfecteer en ontsmet kantoren en andere werkplekken. Ga een stap verder: digitaliseer schoonmaakverzoeken en -rapportage zodat werknemers snel (en zelfs mobiel) de facilitaire dienst kunnen waarschuwen wanneer ze klaar zijn met een bureau, een vergaderruimte, een kassa, een apparaat, enz., zodat deze kunnen worden schoongemaakt.
• Herinnert u zich de fasering nog? Beheer geplande en ad hoc werkafspraken. Maak het plannen van de aanwezigheid van werknemers en gasten op locatie eenvoudig. Zorg ervoor dat het beleid op locatie en eventuele nieuwe procedures digitaal beschikbaar zijn, zodat iedereen weet wat ze kunnen verwachten.
• Maak, afhankelijk van uw branche, een checklist voor compliance en werk deze regelmatig bij om ervoor te zorgen dat de werkplek en facilitair beheer zich aan de richtlijnen houden.

De routekaart om te heropenen en de nieuwe manieren van werrken maken, net als de plek waar we werken, deel uit van een traject. Een traject dat we samen volgen. Een van de dingen die vaststaat is dat bedrijven de manier waarop ze werken moeten veranderen wanneer we terugkeren naar de werkplek. De kantooromgeving waarin ik mijn carrière begon, is vervangen door laptops, wifi, mobiele apparaten en spraakassistenten. Voor de werknemers van vandaag en morgen is de traditionele werkplek al een historisch iets van voor COVID.

Kom meer te weten over ServiceNow