“Donaties zijn nuttig op de korte termijn, maar door Tjommie dezelfde workflowoplossingen te bieden als andere ServiceNow-klanten, konden we dat we de efficiëntie in de organisatie op de lange termijn verbeteren en veel meer impact maken,” vertelt Edwin Van Den Heuvel, Manager of Solution Consulting bij ServiceNow.
“Het lijkt misschien ongebruikelijk om liefdadigheidsorganisaties te verbinden met efficiency en workflows”, vervolgt hij. “Maar, buiten hun schuld, geven liefdadigheidsorganisaties het geld dat ze krijgen vaak uit op een manier die de mensen die hulp nodig hebben niet direct helpt. Dit doen ze niet bewust. Misschien zijn de administratieve en beheerkosten te hoog of zorgt onjuiste informatie ervoor dat zij de verkeerde steun bieden. We realiseerden dat we met het Now Platform® een unieke kans hebben om te helpen.”
Een hackathon voor het grotere goed
Met een Now at Work-hackathon in aantocht, zag Van Den Heuvel een unieke kans om het evenement een geheel nieuw doel te geven.
Tijdens ServiceNow- hackathons tonen tech teams gewoonlijk hun softwarevaardigheden voor het oplossen van echte bedrijfsproblemen.
De Tjommie Hackathon bood teams echter de kans een probleem op te lossen voor een maatschappelijk doel.
De tien teams kregen een eenvoudige opdracht: ontdek hoe de software van ServiceNow de workflows van Tjommie kan optimaliseren en ervoor kan zorgen dat de Zuid-Afrikaanse townships krijgen wat ze nodig hebben op het gebied van voorraden, voeding en onderwijs.
Het winnende team presenteerde een innovatief twee-stappenplan. Het eerste deel biedt snel inzicht in de status van initiatieven in een rapportagedashboard. In het tweede deel kunnen veldmedewerkers met behulp van een offline systeem duidelijk zien wat gedaan moet worden, controlelijsten bijwerken en gegevens automatisch uploaden zodra een WiFi-netwerk beschikbaar is.
Met deze oplossing kan Tjommie fondsen nauwkeurig verdelen, bijhouden waar hulpmiddelen naartoe gaan, reizende artsen laten weten welke gezinnen ze moeten bezoeken en lokale sociale programma’s bekijken – en dat alles onderweg.
Het begin van een wederzijdse samenwerking
Er zijn al plannen om deze nieuwe oplossing te implementeren in Zuid-Afrika zodra de pandemie voorbij is. Maar ServiceNow doet het niet alleen.
Van Den Heuvel legt uit: “Na de hackathon hebben we met alle deelnemers een vervolggesprek gevoerd om te zien of ze bereid waren in de toekomst samen te werken aan andere oplossingen voor Tjommie. En iedereen ging ermee akkoord, zonder uitzondering.”
Met een veel groter team van interne en externe medewerkers streeft ServiceNow komend jaar naar een volledige, holistische werkoplossing voor Tjommie. Als onderdeel hiervan trainen we veldmedewerkers in Zuid-Afrika om consultants en projectleiders van ServiceNow te worden om ervoor te zorgen dat het project zo snel mogelijk zelfvoorzienend wordt.
Dat gaat het verschil maken, volgens CEO Tempelman: “Onze samenwerking met ServiceNow is een wederzijdse samenwerking. ServiceNow ondersteunt ons niet alleen financieel, maar ook met vaardigheden en expertise. Daarmee kunnen deze kinderen en hun gemeenschappen hier in Zuid-Afrika zich ontwikkelen en ook hun eigen vaardigheden en kennis doorgeven.”
De Jong ziet ook de enorme waarde van deze samenwerking. “Bij ServiceNow kunnen we veel leren van Ndlovu, Tjommie en de mensen die ze ondersteunen. Ik overdrijf niet als ik zeg dat we door deze samenwerking net zo veel willen leren als we onderwijzen. En we hopen dat deze kennisuitwisseling nog lang door zal gaan.”
Hoop verspreiden
Met een beetje geluk kan deze kennisuitwisseling een veel grotere impact hebben dan vooraf gedacht. Tempelman gelooft dat de samenwerking van Tjommie en Ndlovu met ServiceNow veel andere liefdadigheidsorganisaties kan inspireren en helpen hun eigen unieke uitdagingen aan te gaan, in Zuid-Afrika en daarbuiten.
Het resultaat is meer hulp voor kinderen zoals Zweli. Hij heeft onder begeleiding van Ndlovu en een van de voedingscentra van Tjommie een gezond gewicht bereikt, gaat nu naar de kleuterschool en heeft een mooie toekomst voor zich.
Voor Tjommie en Ndlovu Care Group is de workflowoplossing van ServiceNow van cruciaal belang om risicovolle kinderen een betere toekomst te kunnen bieden.
Efficiënte processen en beter beheer van middelen zorgen ervoor dat de fondsen van het goede doel kunnen worden geoptimaliseerd, waardoor de middelen beter worden besteed en de hulp naar de mensen gaat die deze het meeste nodig hebben.
De voordelen zijn ook voor de lange termijn. De mogelijkheid om vaardigheden en kennis op te doen door trainingen van het ServiceNow-programma te volgen zorgt er niet alleen voor dat Zuid-Afrikaanse townships onafhankelijk kunnen worden, maar ook anderen kunnen helpen die het nodig hebben.
Meer informatie over de workflowoplossingen van ServiceNow.
Kom meer te weten over ServiceNow
