Digitale workflows kunnen helpen een van de grootste logistieke uitdagingen ooit aan te gaan
Door Mike Luessi en Chris Dilley
De komst van meerdere COVID-19-vaccins heeft hoop gegeven dat het einde van deze pandemie in zicht is. Het produceren van een vaccin is echter de eerste stap in een enorm complex proces dat goed moet worden uitgevoerd.
Afgelopen herfst heeft de Amerikaanse overheid als doel gesteld om voor het eind van 2020 20 miljoen Amerikanen vaccineren. Op 24 januari 2021 zijn 18,5 miljoen mensen gevaccineerd.
In gesprekken met overheden, leveranciers en analisten in de afgelopen weken hebben we ons gericht op problemen die de distributie en toediening van vaccins vertragen. Een van de grootste uitdagingen is een overafhankelijkheid van trage, handmatige en foutgevoelige processen die medische medewerkers en systemen kunnen overbelasten.
We hebben meerdere voorbeelden gezien van medische instellingen die e-mail gebruiken als primaire methode voor het plannen van vaccinatie-afspraken. Vaak worden de e-mails niet gelezen door de drukke artsen die de eerste prioriteitsgroep zijn. Hierdoor worden de geplande afspraken gemist, waardoor andere medewerkers het gevoel krijgen dat afspraken beschikbaar zijn wanneer dit niet het geval is.
Ziekenhuizen staan onder druk door de pandemie en er zullen zich ongetwijfeld fouten voordoen. Maar er is een betere manier om de grootste vaccinatie-inspanning in de menselijke geschiedenis te beheren.
Er is een krachtig, nieuw wapen in de strijd tegen COVID-19: digitale workflows die kritieke processen automatiseren, verantwoordelijkheid vergroten en efficiëntie drastisch verbeteren.
[Lees ook: Converting vaccines into vaccinations ]
Zelfs door een perfect geoptimaliseerd vaccinatieprogramma zal de pandemie niet vanzelf voorbij gaan. Volgens een nieuw model dat is ontwikkeld door onderzoekers van de Columbia University en gerapporteerd in de New York Times , moeten we nog maanden maskers dragen en protocollen voor social distancing handhaven.
Maar digitale workflows hebben langzame, handmatige functies voor tientallen branches getransformeerd. In de strijd om 7,8 miljard mensen te vaccineren, kunnen ze de snelheid, transparantie en coördinatie bieden die essentiële organisaties nodig hebben om deze wereldwijde crisis aan te pakken.
Een onplezierige dosis realiteit
COVID-19- vaccinbeheer is de grootste uitdaging op het gebied van workflowbeheer in ons bestaan. We moeten sneller dan het virus bewegen om te overwinnen. Dat vereist dat overheden samenwerken met zorgverleners, apotheken en andere entiteiten die betrokken zijn bij de toediening van vaccins.
Gezondheidssystemen en overheidsinstanties weten hoe mensen moeten worden gevaccineerd. Wat ze niet weten, is hoe ze dit wereldwijd 15,6 miljard keer op topsnelheid kunnen doen (de meeste ontvangers van vaccins hebben twee doses nodig) en met een mate van precisie op het gebied van communicatie, coördinatie en samenwerking die mogelijk geen historische gelijke kent.
De problemen met de toeleveringsketen zijn een enorme uitdaging. Er moeten voldoende vaccins voor iedereen worden geleverd. Elke dosis moet van productie tot inoculatie bij specifieke temperaturen worden bewaard. Gezondheidssystemen moeten bijhouden wie een eerste injectie heeft ontvangen en vervolgens tweede injecties plannen op specifieke datums. Er moet ook met elke patiënt een follow-up worden uitgevoerd en eventuele bijwerkingen moeten worden bijhouden.
We bevinden ons nu in de eerste fasen van het vaccinatieproces en in veel regio’s loopt het systeem al tegen problemen aan . Het goede nieuws is dat digitale workflows kunnen helpen bij het optimaliseren van de vaccinlevering door essentiële elementen van dit proces te automatiseren, zoals voorraadbeheer, personeel, planning, ondersteuning, communicatie met patiënten, rapportage en meer.
Drie sleutels tot een efficiënte vaccinlevering
Bij ServiceNow werken we samen met alle belanghebbenden, van grote overheidsinstanties tot kleine particuliere zorggroepen en apotheekgroepen, om te helpen bij het beheren van de vaccinrespons. Onze nieuwe oplossing Vaccine Administration Management ondersteunt het doel van president Joe Biden om 100 miljoen vaccinaties te leveren tijdens zijn eerste 100 dagen als president, waarbij de regering van Biden-Harris direct actie onderneemt om vaccins om te zetten in vaccinaties.
De State of North Carolina Department of Health and Human Services en NHS Scotland behoren tot de meer dan 100 organisaties die momenteel met ServiceNow werken aan vaccinbeheeractiviteiten. Op basis van onze ervaring met al deze organisaties zijn drie belangrijke aandachtsgebieden geïdentificeerd:
1. Richt een commandocentrum voor vaccinbeheer in.
Gezien het aantal particuliere en publieke entiteiten dat betrokken is bij het vaccinleveringsproces, is het essentieel de rollen en verantwoordelijkheden van elke organisatie te definiëren.
Tot nu toe is de Amerikaanse benadering dat de federale overheid COVID-19-vaccins levert en staten uitzoeken hoe deze moeten worden toegediend. Overheidsinstanties bepalen welke systemen voor communicatie, rapportage en andere functies moeten worden geboden. Als er hiaten bestaan, doen staten een beroep op de noodresponsteams of departementen voor gezondheid of openbare veiligheid om deze te overbruggen. Als deze organisaties de hiaten niet kunnen vullen, zal aan gezondheidszorgsystemen worden gevraagd dit te doen.
Nationale en lokale overheden moeten samenwerken met symfonische precisie. Het goede nieuws is dat een model kan worden gevolgd: een draaiboek voor vaccinactiviteiten is afgelopen herfst ontwikkeld door de U.S. Centers for Disease Control and Prevention waarin belangrijke operationele vereisten worden beschreven om patiënten zo snel mogelijk vaccins toe te dienen.
Op nationaal en mondiaal niveau kan digitaal workflowbeheer een zeer waardevol dashboard-overzicht bieden van alle bewegende onderdelen in dit proces.
2. Besteed speciale aandacht aan informatieoverdrachten
Gezondheidszorgorganisaties weten hoe vaccinvoorraden moeten worden beheerd en vaccinatieafspraken moeten worden gepland. Minder bekend terrein is echter het naadloos afstemmen van vaccinaties met provinciale en lokale functionarissen.
De grootste problemen bij de vaccinlevering komen meestal voor wanneer de ene organisatie de verantwoordelijkheid overdraagt aan de andere. Ook hier kunnen tools voor workflowbeheer helpen, omdat deze het voor leveranciers eenvoudiger maken de inspanningen te synchroniseren met andere partners in de toeleveringsketen.
3. Creëer een informatietoeleveringsketen
We hebben allemaal de laatste krantenkoppen gelezen. Veel ziekenhuizen die worden overstelpt met patiënten met COVID-19 hebben niet genoeg personeel om de injecties toe te dienen. Lokale overheidsfunctionarissen krijgen vaak kort van tevoren bericht over binnenkomende vaccinzendingen, waardoor ze gedwongen worden in alle haast vaccinaties te plannen . Een groot aantal gemeenschappen heeft ook niet direct toegang tot informatie over de werkzaamheid van vaccins.
Er is een informatietoeleveringsketen nodig die vóór het vaccin uit loopt, zodat iedereen wordt voorbereid wanneer levering plaatsvindt. Zorgverleners moeten weten hoeveel vaccindoses ze krijgen en wanneer en waar deze aankomen. Ontvangers van vaccins moeten weten wanneer ze een injectie kunnen verwachten en waar ze deze krijgen.
Uiteindelijk werkt het vaccin alleen als er genoeg mensen zijn die het nemen. Uit een enquête van de Kaiser Family Foundation in december blijkt dat meer dan 1 op de 4 Amerikanen twijfels hebben bij het vaccin vanwege veiligheidskwesties en een gebrek aan vertrouwen in de overheid.
Toegang tot goede informatie is essentieel voor het opbouwen van vertrouwen. Voordat iemand een injectie in zijn arm krijgt, moeten overheidsinstanties, zorgverleners en burgers beter geïnformeerd zijn. Nog een manier waarop digitale workflows kunnen helpen bij het beëindigen van de pandemie.
Kom meer te weten over ServiceNow
