De efficiëntie van werknemers verbeteren in de nieuwe wereld van werk

In moderne organisaties is efficiëntie van werknemers net zo belangrijk als productiviteit, zo niet belangrijker. Hoewel de termen vaak als synoniemen worden gebruikt, beschrijven ze verschillende fenomenen. Productiviteit meet hoeveel werk een werknemer in totaal kan verrichten. Efficiëntie verwijst naar het vermogen van een werknemer om meer gedaan te krijgen in minder tijd, met minder middelen.

Leidinggevenden die de nadruk leggen op slechts een van deze begrippen, ten koste van het andere, kunnen een cruciaal onderdeel van de werknemersbeleving missen en hun innovatievermogen beperken.

Waarom is efficiëntie van werknemers belangrijk?

Hoewel werknemers uren kwijt zijn aan vergaderingen en het beantwoorden van e-mails, hebben velen het gevoel dat ze niets gedaan krijgen. Zelfs als ze productief zijn, zijn ze niet noodzakelijkerwijs efficiënt.

Het voltooien van taken kan onnodige stappen vereisen, vermijdbare obstakels vormen of werknemers dwingen om hulp of goedkeuring te vragen van externe teams, zoals engineering of human resources (HR). Ongeveer de helft van de werknemers geeft aan twee uur of meer te besteden aan repetitieve taken, volgens het Formstack 2022 State of Digital Maturity-rapport.

McKinsey constateerde dat het merendeel van de leidinggevenden (80%) openstaat voor het veranderen van belangrijke werkplekprocessen, zoals de structuur en de frequentie van vergaderingen, om te voorkomen dat er tijd wordt verspild aan zinloze activiteiten. Het probleem is volgens leidinggevenden dat hun huidige processen vaak silo's creëren en slechte communicatie bevorderen. Hierdoor duurt het veel langer om het werk gedaan te krijgen dan zou moeten.

Inefficiëntie heeft gevolgen die verder gaan dan gemiste deadlines en vertraagde productlanceringen. Inefficiëntie op de werkplek kan leiden tot personeelsverloop en een afname in motivatie. Dit is vooral van belang nu bedrijven moeite hebben om werknemers te behouden.

Volgens een ander onderzoek van McKinsey zegt maar liefst 40% van de werknemers dat ze hun baan waarschijnlijk binnen drie tot zes maanden zullen opzeggen, zelfs als ze nog geen nieuwe functie gevonden hebben. Wanneer werknemers het gevoel hebben dat hun inzet zinloos is, raken ze gefrustreerd. De daaruit voortvloeiende effecten zijn onder andere ontevreden klanten en minder innovatieve producten.

Een inefficiënte werknemer is een niet-betrokken werknemer. Dat is enorm belangrijk: Het 2022 State of the Global Workplace Report van Gallup heeft ontdekt dat slechts 21% van de werknemers zich betrokken voelt bij het werk. Werknemersbetrokkenheid is vooral belangrijk nu zo veel bedrijven met een tekort aan personeel kampen.

Efficiëntie stimuleert betrokkenheid

Betrokken werknemers die snel en enthousiast kunnen werken, zijn vaak bereid om een stapje verder te gaan op het werk, op zoek te gaan naar nieuwe mogelijkheden om te leren en meer verantwoordelijkheden op zich te nemen. Ze ervaren ook minder stress, zijn minder snel boos en hebben minder gezondheidsproblemen.

Laten we eens kijken naar een voorbeeld van hoe efficiëntie de betrokkenheid kan stimuleren. Traditioneel hebben marketingteams hulp van ontwikkelingsteams nodig om nieuwe landingspagina's voor websites te maken. Terwijl marketing de content verzorgt, zorgt ontwikkeling ervoor dat alles aan de back-end werkt.

In plaats van snel een nieuwe pagina op te zetten om nieuwe doelgroepen te bereiken, moet marketing een langdurig proces doorlopen om de benodigde middelen te verzamelen. Deze inefficiëntie creëert risico's op miscommunicatie en neemt waardevolle ontwikkelingsmiddelen in beslag die anders voor essentiële projecten hadden kunnen worden ingezet.

Inmiddels zijn er verschillende nieuwe technologieën ontwikkeld die dit probleem kunnen beperken. Veel teams gebruiken tegenwoordig artificial intelligence (AI) en machine learning (ML) om dit omslachtige proces om te zetten in een snelle, herhaalbare workflow. Slimme technologieën kunnen het proces automatiseren of snelle aanwijzingen geven over het maken van een landingspagina.

Praktijkvoorbeelden

Automatisering speelt voor veel organisaties een belangrijke rol bij het stimuleren van efficiëntie en betrokkenheid.

Het Zweedse luchtvaart- en defensiebedrijf Saab gebruikte ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions om het papiergebaseerde onboardingproces te digitaliseren. Hiermee wordt 12.000 uur per jaar bespaard en de werknemerstevredenheid is met 25% verhoogd. Geautomatiseerde workflows verbinden de afdelingen en functies die betrokken zijn bij de onboarding, zodat nieuwe werknemers direct beginnen met alle tools, services en informatie die ze nodig hebben en vanaf dag één betrokken blijven.

De University of California in Irvine heeft het salarissysteem geautomatiseerd en gecentraliseerd, waardoor 24.000 werknemers binnen 400 afdelingen en 38 divisies met elkaar verbonden zijn. De universiteit gebruikte ServiceNow HR Service Delivery om het Employee Experience Center op te zetten, één bestemming voor alles met betrekking tot HR en salarisadministratie, wat resulteerde in een score van 87% voor gebruiksgemak.

Het verhogen van de efficiëntie van werknemers is goed voor zowel bedrijven als mensen. Door efficiënter werken mogelijk te maken, kunnen organisaties innovatie stimuleren en mensen helpen het werk te doen dat ze willen doen.

Lees meer over hoe ServiceNow de efficiëntie van werknemers helpt verbeteren.

© 2023 ServiceNow, Inc. Alle rechten voorbehouden. ServiceNow, het ServiceNow-logo, Now en alle overige ServiceNow-merken zijn handelsmerken en/of gedeponeerde handelsmerken van ServiceNow, Inc., in de Verenigde Staten en/of andere landen. De andere bedrijfsnamen, productnamen en logo's kunnen handelsmerken zijn van de respectievelijke bedrijven waaraan zij gelieerd zijn.