Hoe low-code tools de productiviteit van financiële teams verhogen

Het is geen geheim dat financiële organisaties vatbaar zijn voor verandering. Geld beheren is altijd een handmatig proces geweest, van het beveiligen van betalingsopdrachten tot het verlengen van licenties en alles daartussenin.

Daarom investeerde Gina Mastantuono, Chief Financial Officer van ServiceNow, in een officieel citizen development-programma. Ze wilde alle financiële werknemers aanmoedigen om te kiezen voor no-code of low-code tools, zoals App-engine Studio, om applicaties te bouwen.

Tegenwoordig is 15% van de financiële werknemers van ServiceNow citizen developer en zijn er bijna 30 applicaties in ontwikkeling en productie die allemaal op het Now Platform gebouwd zijn.

"Ik denk altijd na over hoe we de financiële organisatie van de toekomst kunnen worden, waarin het hele team optimaal kan werken. Daarom hebben we in dit programma geïnvesteerd", zegt Mastantuono.

"Nu kunnen we alledaagse maar essentiële transactionele taken automatiseren, workflows centraliseren en de weg vrij maken voor belangrijker werk dat risico's minimaliseert, innovatie stimuleert, productiviteit versnelt en betere functieoverschrijdende relaties opbouwt. Al deze stappen zijn cruciaal voor onze digitale transformatie."

Communicatie optimaliseren

Ejaz A., director of revenue management, wist dat er een betere manier voor zijn revenue team moest zijn om 'structuur aan te brengen in ongestructureerde gegevens', zegt hij. Elk kwartaal handelde zijn team 3000 tot 5000 vragen van verkoopteams af via chats, telefoongesprekken en e-mails. Dit betekende veel communicatie over en weer en veel informatie om bij te houden.

"E-mail is in feite een communicatiemiddel in twee richtingen, niet gelinkt aan statistieken, analyses, zichtbaarheid of overdrachten," legt Ejaz uit. "Vanuit dat perspectief wilde ik simpelweg de communicatie verbeteren. Citizen development past bij onze ontwikkelingsbehoeften omdat het gebruikersgericht, gebruikersgestuurd en direct beschikbaar is."

Het team heeft een formulier gemaakt om tickets in te voeren, de Revenue Request-oplossing, waarmee alle aan deals gerelateerde vragen centraal worden verzameld. Hierdoor is de communicatie over deals voor het team transparanter geworden en is het nu mogelijk om trends te identificeren en sneller dan voorheen op vragen van klanten en partners te reageren.

"We zien een echte toename in snelheid, haalbaarheid en aantoonbaarheid," zegt Ejaz. "En dat zal ons helpen bij het overdragen van taken en het afstemmen van inzet en capaciteit. Er is een hele nieuwe wereld voor ons opengegaan."

Processen stroomlijnen

Padmavathi G., cash collections manager, sluit zich daarbij aan. Elk kwartaal kreeg haar incassoteam 500 deals zonder inkooporder (PO) binnen. Dit betekende dat haar team handmatig contact moest opnemen met de verkoopteams om de PO op te vragen, waarna het verkoopteam vervolgens bij de klant een PO en factuur moest opvragen.

Het team van Padmavathi bouwde met App Engine Studio een wizard, bestaande uit drie stappen, om het proces te stroomlijnen. De wizard heeft alle meldingen die via e-mail werden verzonden om PO-nummers te verzamelen geautomatiseerd, waardoor het inningsrisico met meer dan $ 100 miljoen per jaar is gedaald en de tijd die werd besteed aan het verzenden van e-mails met 10 tot 12 uur per week is afgenomen.

"We hebben jarenlang handmatig gewerkt, nu zorgt de app daarvoor," vertelt Padmavathi. "Het hele proces laat me beter communiceren met functieoverschrijdende teams en maakt het makkelijker om de steun van belangrijke belanghebbenden te winnen. Het geeft mij als niet-technisch persoon steeds weer nieuwe gedachten en ideeën."

Werknemersbetrokkenheid verbeteren

Naast het automatiseren van processen via low-code ontwikkelingstools, krijgen financiële teams nog een ander voordeel: meer betrokkenheid. Voordat Mahesh Reddy M.en zijn werkplekservicesteam de Statutory License and Compliance Renewals-app bouwden, moesten teamleden licenties en vervaldatums bijhouden in een spreadsheet.

"Dit verhoogde het risico dat we vanwege menselijke interactie en handmatige processen deadlines zouden missen. Toen we meer over App Engine Studio hoorden, hebben we een aantal trainingen gevolgd en zonder code een app gebouwd," legt Mahesh Reddy uit. "De app houdt nu compliance en vervaldatums van licenties bij en stuurt automatisch proactieve herinneringsmails naar eigenaren. We hebben onze eigen app gebouwd en daar ben ik erg trots op."

Het salaristeam gebruikte daarnaast spreadsheets en e-mails om deadlines bij te houden en fouten te begrijpen. Als een belanghebbende informatie levert na een deadline, worden werknemers mogelijk niet op tijd betaald. Met meer dan 22.000 werknemers in 40 landen moet er veel informatie worden beheerd.

Dit heeft het salaristeam ertoe gebracht om samen met het analyse- en inzichtenteam van de financiële afdeling een salarisapp te bouwen om e-mails te volgen en geautomatiseerde herinneringen naar belanghebbenden te verzenden. Dit zorgde uiteindelijk ook voor betere rapportage.

"Als nu iemand van het managementteam vraagt of ik een loonlijstcontrole voor hen wil uitvoeren, kan ik simpelweg het systeem gebruiken. Binnen vijf minuten kan ik real-time problemen delen in plaats van urenlang mijn e-mails van het afgelopen kwartaal te moeten doorzoeken," zegt Sandeep N., senior manager of payroll management. "Ik kan over deze app blijven vertellen omdat het mijn favoriete app is."

Citizen development helpt de financiële teams van ServiceNow de productiviteit te verhogen, de communicatie te optimaliseren, processen te stroomlijnen en de betrokkenheid te vergroten. Maar het is niet beperkt tot financiële toepassingen en processen. Ontdek hoe ServiceNow jou kan helpen bij het opzetten van een citizen development-programma.

Kom bij ons werken en laat je innovatieve ideeën tot leven komen. Ontdek alle vacatures bij ServiceNow.