Wat is een werkanalysestructuur (WBS)?

De werkanalysestructuur is over het algemeen verdeeld in drie verschillende typen: op deliverables gebaseerde WBS, op fasen gebaseerde WBS en op verantwoordelijkheid gebaseerde WBS.

Deze aanpak identificeert de verbanden tussen de omvang van het project en de deliverables. Het ontbindt het geheel in kleinere, beter beheerbare deliverables, meestal iets specifieks dat geproduceerd, geleverd of verkregen moet worden door het uitvoeren van projecttaken om aan de projectvereisten te voldoen.

De op fase gebaseerde WBS splitst het project op in vijf verschillende fasen: Initiatie, planning, uitvoering, controle en afsluiting. Binnen elk van deze fasen zijn unieke deliverables.

Een op verantwoordelijkheid gebaseerde analyse definieert de structuur van het project op basis van de teams, individuen en organisatorische eenheden die aan het project zullen werken. Terwijl het tweede niveau van de structuur zal identificeren wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de taken, volgen de volgende niveaus een formaat dat vergelijkbaar is met andere WBS-typen, waarbij de deliverables worden geïdentificeerd die moeten worden voltooid om het algehele project vooruit te helpen.

Bovendien zijn er verschillende minder gangbare benaderingen van WBS. Dit zijn onder meer de volgende:

• Werkwoordgericht
  Gebruikt acties om deliverables te definiëren.
• Op zelfstandig naamwoord gericht
  Gebruikt componenten om deliverables te definiëren.
• Tijdgefaseerd
  Breekt projecten in afzonderlijke tijdsperioden of fasen.
  

Zoals eerder gezegd, neemt de WBS de vorm aan van een diagram met de uiteindelijke deliverable bovenaan en alle subitems eronder. Deze subitems zijn gewoonlijk verdeeld in vier verschillende niveaus of rangen. Hierdoor kunnen teams gemakkelijker de stappen visualiseren die nodig zijn om het project te voltooien. De vier niveaus van een werkanalysestructuur zijn het topniveau, de controleaccount, werkpakketten en activiteiten.

Boven aan het diagram staan de uiteindelijke deliverable. Het topniveau kan ook de projecttitel zijn.

Het tweede niveau bestaat uit de verschillende hoofdprojectfasen. Dit zijn de secundaire deliverables die moeten worden voltooid om een succesvol project te garanderen.

De werkpakketten bevinden zich onder het niveau van het controleaccount en identificeren de noodzakelijke taken die naar de secundaire deliverables gaan.

Dit behandelt ook risico's en onzekerheid door middel van mijlpalen. Het uiteindelijke niveau bestaat uit de activiteiten die de werkpakketten faciliteren.

In wezen wordt elk niveau ondersteund door het niveau dat erop volgt. In een traditioneel diagram resulteert dit in een vertakkende grafiek die omlaag stroomt van de uiteindelijke deliverable, waarbij rekening wordt gehouden met alle essentiële taken, activiteiten en deliverables die moeten worden uitgevoerd om het project te voltooien.

Hoewel de bovengenoemde benadering de meest gebruikte manier van WBS-diagrammen kan zijn, is dit niet de enige optie. Het klassieke WBS-diagram kent verschillende variaties, waaronder het volgende:

Zoals hierboven beschreven, vertegenwoordigt het boomdiagram WSB de workflow als vertakkende elementen die leiden van het primaire project dat kan worden geleverd. Elk niveau bestaat uit taken die het niveau erboven ondersteunen. Dit is de meest voorkomende benadering van WBS-diagrammen.

Hoewel het niet zo gedetailleerd is als sommige andere opties, kan de WBS-lijst de eenvoudigste en gemakkelijkste optie zijn voor organisaties die alleen maar behoefte hebben aan een snel overzicht van te leveren items en subtaken. Het bestaat uit niet veel meer dan een lijst die belangrijke taken identificeert en opsplitst.

Alle informatie in het boomdiagram kan net zo eenvoudig weergegeven en geordend worden met behulp van een spreadsheet. Bij de spreadsheetbenadering worden kolommen en rijen gebruikt om de verschillende niveaus, taken en deliverables gedetailleerd weer te geven. Spreadsheets zijn vaak dynamische, gedeelde documenten die in realtime kunnen worden bijgewerkt om eventuele wijzigingen in het project te kunnen verwerken.

Met behulp van software voor projectmanagement kunnen organisaties gedetailleerde Gantt-grafieken maken die relevante informatie kunnen koppelen, afwijkingen kunnen toepassen, mijlpalen kunnen bepalen en nog veel meer. Deze grafieken lijken op spreadsheets omdat ze dynamische updates mogelijk maken, maar ze functioneren ook als tijdlijn voor het project zelf.