Hinweise für eine sichere Wiedereröffnung von Arbeitsplätzen

Aus CHRO-Perspektive

Zu Beginn meiner Karriere wäre Geschäftskontinuität während einer Katastrophe wie COVID-19 sehr schwer, wenn nicht unmöglich, gewesen. Wir klebten förmlich an unseren Schreibtischen. Computer gab es kaum und selbst wenn Sie einen hatten, war dieser über Kabel mit dem örtlichen Computernetzwerk verbunden und standortgebunden.

Heute sind wir glücklicherweise viel mobiler und unsere Technik weit flexibler. Dank Laptops, Mobilgeräten, WLAN, der Cloud usw. können viele von uns ihre Produktivität auch außerhalb des „normalen“ Arbeitsplatzes bewahren.

Dennoch konnten wir in den letzten Monaten, als unsere gewohnten Arbeitsprozesse durcheinandergeraten sind, viel lernen. Ich habe mit Führungskräften aus den verschiedensten Branchen und Ländern gesprochen und wir sind uns einig: Unsere Arbeit wird nie wieder so sein wie früher. Sie hat sich verändert. Angefangen bei der Mitarbeitersicherheit über Anlagen und Services am Arbeitsplatz bis hin zur Geschäftskontinuität. Für immer.

Wie geht es nun weiter?

Während in vielen unserer Regionen die Ausgangsbeschränkungen gelockert werden, höre ich immer mehr den Ruf nach „Rückkehr zur Arbeit.“ Mit dieser simplen Aussage lässt sich natürlich nicht einfach jede Situation beschreiben. Die Arbeitsbedingungen sind nicht überall gleich. Branchen unterscheiden sich und Arbeitsplätze haben unterschiedliche Profile: Fertigungsflächen, Landwirtschaftsflächen, Einzelhandelsstandorte, Callcenter und natürlich auch traditionelle Büroflächen. Ich sehe die Situation folgendermaßen:

• Sicher werden die Angestellten, die in einigen Branchen beurlaubt oder entlassen wurden, (hoffentlich) wieder zur Arbeit zurückkehren.“
• Aber andere, die früher zu ihrer Arbeitsstelle gegangen sind und jetzt von zu Hause aus arbeiten, werden realistisch betrachtet mit einer „Rückkehr an den Arbeitsplatz“ konfrontiert.
• Zusätzlich stellt sich noch die Frage nach der „Arbeitnehmerbereitschaft“. Alle Arbeitnehmer müssen auf die Rückkehr an den Arbeitsplatz in einer gewissen Funktion vorbereitet werden und sich mit den entsprechenden notwendigen Bestimmungen und Schulungen auseinandersetzen.

Mit der schrittweisen Öffnung der Wirtschaft erhöht die betriebliche Vielfältigkeit die Komplexität einer Rückkehr an den Arbeitsplatz. Dies spiegelt sich auch in meinen Gesprächen mit anderen CHROs wider. Unser Dialog entwickelt sich von einem reinen Krisenmanagement zu der Frage, wie wir diese neue Art der Arbeit organisieren. Diese Krise hat Arbeitgebern auch die Möglichkeit eröffnet, kreativer und flexibler auf die Anforderungen einzugehen, die Arbeitnehmer an die Arbeitgeber stellen.

Eine neue Ära der Mitarbeiter- und Kunden-Experience

Die Rückkehr an den Arbeitsplatz muss sorgfältig geplant und umgesetzt werden und erfordert ein gewisses Maß an organisatorischer Flexibilität. Die Aufgabenbereiche des Unternehmens müssen für eine sichere und produktive Mitarbeiter-Experience zusammenarbeiten. Systeme und der Zugriff darauf müssen unkompliziert, nahtlos und geräteübergreifend verfügbar sein.

Mit Software von gestern und langsamen, veralteten manuellen Prozessen wird dies nicht möglich sein. Diese Probleme können nicht mit Tabellen gelöst werden. Der Arbeitsplatz der Zukunft (oder sollten wir besser sagen: der Arbeitsplatz von heute?) muss komplexe Workflows digital organisieren, um den Angestellten die Services und Experience zu bieten, die sie für eine nahtlose und effiziente Ausübung ihrer Aufgaben benötigen.

Digitale Workflows und Einfühlungsvermögen bei unserem Vorgehen sind von entscheidender Bedeutung, wenn wir uns auf die neue Normalität vorbereiten. Auf der ganzen Welt können wir beobachten, dass Unternehmen, die bei dieser Art der digitalen Transformation schon einen Schritt weiter sind, für die aktuelle Situation besser gerüstet sind. Sie gehen aus dieser Krise mit einer produktiven und engagierten Arbeiterschaft hervor und können ihren Mitarbeitern die operativen Prozesse zur Verfügung stellen, mit denen diese wieder zur Arbeit oder an den Arbeitsplatz zurückkehren oder auf Wunsch auch weiter von zu Hause aus arbeiten können.

Natürlich wird es noch weitere Herausforderungen bei der Wiedereröffnung von Unternehmen auf der ganzen Welt geben. Wir werden nach und nach mehr lernen, werden uns anpassen und uns bei Bedarf ändern. Deshalb gehe ich von einem schrittweisen Ansatz aus. Wir alle legen besonderen Wert auf die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter. Es werden nicht alle gleichzeitig an ihren Arbeitsplatz zurückkehren und viele von ihnen werden sich an spezielle Zeiten, zugewiesene Bereiche und Ressourcen sowie eingeschränkte physische Zusammenarbeit halten müssen. Sie müssen womöglich Masken tragen oder ihre Körpertemperatur kontrollieren lassen.

Technologiefähig, digital transformiert

Wie setzen wir das jetzt in die Tat um? Am wichtigsten ist, dass Sie nie die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter sowie ihrer Familien aus den Augen verlieren. Führen Sie mit Einfühlungsvermögen und stellen Sie den Mensch in den Mittelpunkt.

Darüber hinaus empfehle ich Ihnen die folgende Prüfliste:

Beziehen Sie die Mitarbeiter in Ihre Planung ein und hören Sie auf Feedback. Nehmen Sie, wenn nötig, Anpassungen vor.

• Ermitteln Sie, wer welche Informationen benötigt und kommunizieren Sie diese zielgerichtet. Beginnen Sie bei den Führungskräften im Unternehmen. Stellen Sie ihnen Materialien zur Verfügung, das sie an die entsprechenden Stellen der Organisationsbereiche weitergeben können. Halten Sie die Personalmanager auf dem Laufenden. Händigen Sie ihnen FAQs aus, damit sie die am häufigsten gestellten Fragen beantworten können.
• Führen Sie Mitarbeiterbefragungen durch. Führen Sie eventuell mehrere kurze Befragungen durch. Bewerten Sie die allgemeine Stimmung in Bezug auf Ihre Kommunikation, Empathie, den IT-Support, ob sich die Mitarbeiter sicher fühlen und ihre Produktivität. Ergreifen Sie bei Bedarf Maßnahmen auf Grundlage des Feedbacks.
• Ermöglichen Sie den Mitarbeitern einen leichten Zugriff auf aktuelle Informationen. Es muss nicht alles aus einer Hand kommen. Stellen Sie jedoch sicher, dass die wichtigsten Informationen zur Rückkehr an den Arbeitsplatz in allen Quellen, die Mitarbeiter nutzen, eindeutig sind.

Automatisieren Sie die Schritte für die Rückkehr.

• Bringen Sie ein funktionsübergreifendes Team zusammen, das regelmäßig zusammenkommt, um Fortschritte zu evaluieren, Entscheidungen zu treffen und alle Informationen an Führungskräfte und Mitarbeiter zu kommunizieren. Beziehen Sie mindestens die Facility Management-, IT-, Rechts- und Personalabteilungen mit ein. Gewährleisten Sie eine klare Entscheidungsmatrix. Zusammen sind wir besser, aber jemand muss die endgültige Entscheidung treffen.
• Bereiten Sie Mitarbeiter und Arbeitsplätze vor, indem Sie Prozesse digitalisieren. Das ist wahrscheinlich alles neu für Sie, aber es ist auch gleichzeitig eine Workflow-Chance. Dazu gehören Gesundheitsüberwachung, PSA-Management, Smart-Badging-Technologie, hausmeisterliche Mitteilungen, Gästeregistrierung, um nur einige zu nennen.
• Nutzen Sie für Neueinstellungen das digitale Onboarding und den Aufstockungsleitfaden. Bringen Sie diese schnell auf den neusten Stand und konzentrieren Sie sich dabei auf mobile Anwendungen.

Gewährleisten Sie ein sicheres Arbeitsumfeld.

• Es mag offensichtlich erscheinen, aber Büros und andere Arbeitsplätze müssen gereinigt, desinfiziert und keimfrei gemacht werden. Gehen Sie noch einen Schritt weiter: Digitalisieren Sie hausmeisterliche Anfragen und die entsprechende Berichterstellung, sodass die Mitarbeiter sofort die entsprechenden Stellen informieren können, wenn sie ihre Arbeit an einem Schreibtisch, in einem Konferenzraum, an einer Kasse, einem Gerät usw. abgeschlossen haben und diese entsprechend gereinigt werden können.
• Erinnern Sie sich an das schrittweise Vorgehen? Organisieren Sie geplante und Ad-hoc-Arbeitsmodelle. Ermöglichen Sie eine unkomplizierte Planung, wann Mitarbeiter und Gäste vor Ort sind. Machen Sie Standortrichtlinien und neue Verfahren digital verfügbar, damit jeder weiß, womit zu rechnen ist.
• Je nach Branche sollten Sie eine Compliance-Prüfliste erstellen und diese regelmäßig aktualisieren, um sicherzugehen, dass die Arbeitsplatz- und Facilities Manager sich an die Richtlinien halten.

Die Roadmap für die Öffnung und die neuen Arbeitsweisen sowie für die Arbeitsorte ist Teil der Reise. Eine Reise, die wir gemeinsam unternehmen. Sicher ist, dass Unternehmen ihre operativen Prozesse für die Rückkehr zum Arbeitsplatz verändern müssen. Die Büroumgebung aus der Zeit zu Beginn meiner Karriere musste Laptops, WLAN, mobilen Geräten und Sprachassistenten weichen. Für die Mitarbeiter von heute und der Zukunft ist der traditionelle Arbeitsplatz schon jetzt ein Artefakt aus Zeiten vor COVID-19.

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