So steigern Sie die Mitarbeiter-Effizienz in der neuen Arbeitswelt

In modernen Unternehmen ist die Mitarbeiter-Effizienz genauso wichtig wie die Produktivität, wenn nicht sogar noch wichtiger. Zwar werden die beiden Begriffe manchmal synonym verwendet, doch eigentlich bedeuten sie nicht dasselbe. Produktivität misst, wie viel Arbeit ein Mitarbeiter insgesamt leistet. Die Effizienz bezieht sich auf die Fähigkeit von Mitarbeitern, mehr Arbeit in weniger Zeit zu leisten – mit weniger Ressourcen.

Führungskräfte, die sich nur auf einen der beiden Bereiche konzentrieren, übersehen möglicherweise einen essenziellen Aspekt der Mitarbeiter-Experience und mindern ihre Innovationsfähigkeit.

Warum ist Mitarbeiter-Effizienz wichtig?

Obwohl die Mitarbeiter Stunden damit verbringen, an Meetings teilzunehmen und E-Mails zu beantworten, haben viele von ihnen das Gefühl, nichts zu erreichen. Selbst wenn sie produktiv sind, arbeiten sie nicht unbedingt effizient.

Aufgaben umfassen oft unnötige Schritte, stellen die Mitarbeiter vor vermeidbare Hindernisse oder zwingen sie, sich Hilfe oder Genehmigungen von externen Teams (z. B. IT oder HR) einzuholen. Laut dem Formstack-Bericht State of Digital Maturity 2022 geben ungefähr die Hälfte der Mitarbeiter an, dass sie mindestens zwei Stunden für repetitive Aufgaben aufwenden.

Laut McKinsey Sie geben außerdem an, dass das Problem darin liegt, dass ihre aktuellen Prozesse oft isoliert ablaufen und die Kommunikation erschweren. Das führt dazu, dass die Arbeit länger dauert als nötig.

Ineffizienz sorgt nicht nur für verpasste Fristen und verzögerte Produkteinführungen. Ineffizienz am Arbeitsplatz kann die Mitarbeiterabwanderung fördern und die Moral zerstören. Das ist insbesondere jetzt entscheidend, da Unternehmen ohnehin darum kämpfen, ihre Mitarbeiter zu halten.

Laut einer Studie von McKinsey Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Bemühungen umsonst sind, frustriert sie das. Das zieht wiederum unzufriedene Kunden und weniger innovative Produkte nach sich.

Ein ineffizienter Mitarbeiter ist ein Mitarbeiter, der sich nicht eingebunden fühlt. Das ist entscheidend: Im Bericht State of the Global Workplace 2022 von Gallup fand man heraus, dass sich nur 21 % der Mitarbeiter am Arbeitsplatz eingebunden fühlen. Die Mitarbeitereinbindung ist besonders wichtig in einer Zeit, in der es so vielen Unternehmen an Personal fehlt.

Effizienz sorgt für Einbindung

Eingebundene Mitarbeiter, die ihre Arbeit schnell und enthusiastisch erledigen, sind bei der Arbeit besonders motiviert, suchen nach neuen Lernmöglichkeiten und übernehmen mehr Verantwortung. Außerdem leiden sie weniger unter Stress, Ärger und Gesundheitsproblemen.

Sehen wir uns ein Beispiel an, das aufzeigt, wie die Effizienz die Einbindung fördern kann. Normalerweise benötigen Marketing-Teams Unterstützung von den Entwicklungsteams, um neue Zielseiten im Internet zu erstellen. Während die Marketing-Abteilung für den Inhalt verantwortlich ist, sorgt die Entwicklungsabteilung dafür, dass im Back-End alles funktioniert.

Anstatt schnell eine neue Seite aufzubauen, die neue Zielgruppen erreicht, muss das Marketing einen langwierigen Prozess durchlaufen, um sich die nötigen Ressourcen zu sichern. Diese Ineffizienz schafft Missverständnisse und raubt wichtigen Projekten wertvolle Entwicklungsressourcen.

Neue Technologien können dieses Problem jedoch mindern. Viele Teams nutzen inzwischen künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML), um diesen umständlichen Prozess in einen schnellen, einfach zu wiederholenden Workflow zu verwandeln. Intelligente Technologien automatisieren den Prozess oder geben schnelle Tipps zum Erstellen einer Zielseite.

Praxisbeispiele

Automatisierung spielt eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Effizienz und Einbindung in vielen Unternehmen.
Saab nutzte ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions, um seinen papiergebundenen Onboarding-Prozess zu digitalisieren. Das Unternehmen konnte so 12.000 Stunden pro Jahr einsparen und die Mitarbeiterzufriedenheit um 25 % zu steigern. Automatisierte Workflows vernetzen die Abteilungen und Funktionen, die am Onboarding beteiligt sind, sodass neue Mitarbeiter mit allen nötigen Tools, Services und Informationen ausgestattet werden, um sofort ab dem ersten Tag produktiv zu arbeiten.

Die University of California, Irvine automatisierte und zentralisierte ihr Gehaltsabrechnungssystem und vernetzte somit 24.000 Mitarbeiter in 400 Abteilungen und 38 Bereichen. Die Universität nutzte ServiceNow HR Service Delivery, um das Employee Experience Center zu entwickeln, ein zentraler Ort für alle Themen im Bereich HR und Gehaltsabrechnung. Das Center erzielte eine Bewertung von 87 % für seine Benutzerfreundlichkeit.

Eine höhere Mitarbeiter-Effizienz ist gut für das Geschäft und die Mitarbeiter. Durch effizientere Arbeitsabläufe können Unternehmen Innovation fördern und den Mitarbeitern ermöglichen, sich wieder ihrer eigentlichen Arbeit zu widmen.

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