Wie vorgefertigte ERP-Workflows unübersichtliche Beschaffungsprozesse effizienter gestalten

Wie vorgefertigte ERP-Workflows den Betrieb effizienter gestalten

Veraltete Systeme für die Planung von Unternehmensressourcen (Enterprise Resource Planning, ERP) mögen zwar dazu geeignet sein, Transaktionen auszuführen und dokumentenbasierte Ausgaben wie etwa Bestellungen zu erstellen. Doch bei der abteilungs- und funktionsübergreifenden Vernetzung von Aufgaben bleiben sie hinter den Erwartungen zurück. Die Antwort? Vorgefertigte ERP-Workflows.

Ich arbeite nun seit mehr als 25 Jahren im ERP-Bereich und bin in dieser Zeit nur auf eine Handvoll Kunden mit einer zentralen ERP-Instanz gestoßen. Die meisten Unternehmen verfügen über heterogene Landschaften mit zahlreichen ERP-Instanzen verschiedener Release-Level – und mit Punktlösungen als Sahnehäubchen.

Unternehmen sind mit herausfordernden wirtschaftlichen Bedingungen konfrontiert und mit Systemlandschaften, die teuer und schwierig zu warten sind. Deshalb suchen sie nach Möglichkeiten, die Kosten zu senken und Effizienzen zu schaffen. Gleichzeitig fragen sie sich, wie sie ihren Mitarbeitern und externen Stakeholdern (z. B. Lieferanten) bessere Experiences bieten können.

Sollten sie innovieren oder Risiken mindern? Sollten sie die Kosten senken oder sich auf den Aufbau von Lieferantenbeziehungen konzentrieren, die für beide Seiten von Vorteil sind? Die Antwort auf beide Fragen ist ein klares Ja. Unternehmen können ihre Ausgaben verwalten und kontrollieren, das Geschäft skalieren und ESG-Ziele (Environmental, Social, and Governance) dank vorgefertigter ERP-Workflows erreichen.

Herausforderungen bei der ERP-Implementierung bewältigen

ERP-Systemlandschaften wachsen normalerweise über Jahrzehnte hinweg, oftmals durch Fusionen und Übernahmen. Zudem werden sie nicht selten durch Anpassungen, Add-ons und Erweiterungen belastet. Das Ergebnis: Teams arbeiten mit mehreren Datenquellen, die nur wenig Transparenz bieten und Silos verursachen. Das erschwert wiederum Integrationen und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit.

Fehlender Support für das System kann außerdem zu „Rauschen“ im Beschaffungsprozess führen. Zum Beispiel: Mitarbeiter sind frustriert wegen der komplizierten Spezialsysteme und bestellen deshalb online. Sie umgehen etablierte Bestellprozesse und kommen lieber selbst für ihre Bestellungen auf, als vorhandene Lieferanten und Verträge zu nutzen. Das verkompliziert die Ausgabenverwaltung und sorgt im Umkehrschluss für weniger Rabattmöglichkeiten.

Die ohnehin schon strapazierten Beschaffungs- und Finanzspezialisten werden dementsprechend mit Aufgaben belastet, die ihnen keinen Mehrwert bieten, wie die Reaktion auf Mitarbeiter- und Lieferantenanfragen zu fehlenden/falschen Lieferungen oder Nichtzahlungen von Rechnungen, um nur ein paar Beispiele zu nennen.

Den Benchmarking-Daten von ServiceNow-Kunden zufolge1 verbringen Beschaffungs- und Finanzteams mehr als 50 % ihrer Zeit mit der Verwaltung solcher unproduktiver Aufgaben. Was wäre, wenn es einen einfacheren Weg mit Selfservice und automatisierten Anleitungen gäbe, um eine bessere Bestellprozess-Experience für Mitarbeiter zu schaffen?

Vorgefertigte ERP-Workflows

Vorgefertigte ERP-Workflows helfen Unternehmen bei der Lösung von Problemen, die aus Punktlösungen und zugrundeliegenden ERP-Systemen stammen. Sie bieten sofort einsatzbereite Funktionalität, die eine einzelne Interaktionsebene bietet für:

Die vorgefertigten Workflows von ServiceNow ersetzen keine Transaktionssysteme. Stattdessen helfen sie Unternehmen dabei, Silos zwischen solchen Systemen zu vernetzen, um Innovationen in den Bereichen Benutzer-Experience, Arbeitsorchestrierung und Automatisierung zu ermöglichen. Auf diese Weise können Unternehmen schnelle und hohe Kapitalrenditen für die Investitionen erzielen, die sie bereits getätigt haben.

Wie schnell? Die durchschnittliche Einführungszeit von dem ServiceNow-Workflow für den gesamten Beschaffungsprozess dauert etwa 11 Wochen. Mit dem Workflow können Unternehmen ihre Ausgaben schnell durch das System laufen lassen, tausende Lieferanten in nur wenigen Wochen onboarden und ein ausgereiftes Aufgabenmanagement verwenden, um die Problemlösung zu automatisieren.

Produktivität der Beschaffungsteams steigern

Der KI-gestützte Workflow Procurement Service Management steigert die Produktivität von Beschaffungsteams. Gleichzeitig optimiert er die verwalteten Ausgaben und die Mitarbeitereinbindung dank geführter Multi-Channel-Experiences.

Ein weltweit agierendes Unternehmen für Sportbekleidung schätzt, dass es mit Procurement Service Management bis zum Finanzjahr 2025 rund 1 Mrd. US-Dollar an Beschaffungskosten einsparen könnte. Zuvor nutzte das Unternehmen über 24 Systeme und mehr als 12 Wege, um eine Anforderung zu stellen. Diese wurden auf einen zentralen Beschaffungspunkt reduziert.

Die Vernetzung aller Systeme in automatisierten Workflows half dem Unternehmen dabei, die verwalteten Ausgaben zu optimieren und die Ausgaben in den Bereichen Diversität, Chancengleichheit und Inklusion zu erhöhen, um die gesetzten Nachhaltigkeitsziele zu erreichen.

Onboarding, Einbindung und Offboarding von Lieferanten

Der Workflow Supplier Lifecycle Management hilft beim Onboarding, bei der Einbindung und beim Offboarding von Lieferanten und schließt dabei das Risikomanagement ein. So können Unternehmen eine nachhaltigere und ethischere Versorgungsbasis schaffen.

Ein führendes Fertigungsunternehmen in der Luft-/Raumfahrtindustrie erzielte eine Kapitalrendite von 300 % durch die Nutzung einer globalen, standardisierten Lieferanten-Workflow-Plattform. Das Unternehmen konsolidierte Prozesse von ERP und E-Mails bis hin zu Tabellen und Verträgen, die sich über das Finanzwesen, die Lieferkette sowie die Rechtsabteilungen und Geschäftssysteme erstrecken.

Das Ergebnis: Das Unternehmen kann mit seinen Geschäftspartnern über mehrere Kanäle hinweg interagieren, und alle Prozesse werden in einer einzelnen Umgebung orchestriert. So werden Fehlmengen verringert und die Compliance mit Export-Anforderungen sichergestellt.

Die Vorteile von ERP-Workflows

Die vorgefertigten Workflows von ServiceNow sind nicht auf das Beschaffungswesen oder die Lieferkette beschränkt. Sie erstrecken sich auch über angrenzende Geschäftsbereiche wie das Finanzwesen, ESG sowie Risiko und Compliance. Wir gewährleisten, dass Experiences, Daten und Prozess-Flows in diesen Angeboten integriert sind und sich optimal ergänzen.

ERP-Workflows vernetzen Menschen, Prozesse und Daten und sorgen so für eine verbesserte Effizienz und Produktivität. Sie bieten:

Vorgefertigte Workflows decken normalerweise 80–90 % der ERP-Anforderungen von Unternehmen ab und helfen so bei der Beseitigung von Prozessunterbrechungen. Für die anderen 10–20 % bietet ServiceNow App Engine No-Code- und Low-Code-Fähigkeiten für benutzerdefinierte Lösungen, um Lücken kontrolliert und skalierbar zu schließen.

Stakeholder in der Branche besitzen zwar oft die nötige Kreativität und Fachexpertise, um ERP-Systeme zu optimieren, aber nicht das technische Wissen. Low-Code- und No-Code-Technologien geben diesen Personen die erforderlichen, einfach zu verwendenden Tools an die Hand und bieten ihnen außerdem die nötigen Anweisungen. Natürlich wird die gesamte Entwicklung und Bereitstellung dieser Anwendungen von der IT kontrolliert und überwacht.

Zeit- und Geldersparnis

Ein weltweit agierendes Fertigungsunternehmen für Agrarchemie hatte mit der Konsistenz, Genauigkeit und Integrität der Daten in seinen wichtigsten Geschäftsprozessen zu kämpfen. Die Mitarbeiter erfassten und sammelten Daten manuell aus ihrer ERP-Umgebung und zahlreichen Punktlösungen, was zu Verzögerungen und Ungenauigkeiten führte.

Das Unternehmen erstellte mit App Engine Workflow-Erweiterungen, um die Stammdaten und Aufgabenaktivitäten in diesen Transaktionssystemen zu verwalten. Die Dokumentationsprozesse während des Exports und nach dem Versand wurden spürbar beschleunigt – von einer Woche auf weniger als einen Tag – und die Prozesse zur Auftragserfüllung dauern nur noch 30 Minuten statt 3 Stunden.

Die Automatisierung und Beseitigung von Aufgaben, die keinen Mehrwert bieten, bedeuten für Unternehmen echte Ersparnisse, die sich in zusätzlich verfügbaren Arbeitsstunden, der Umverteilung von wertvollen Ressourcen, Kostenreduzierungen durch Rabatte oder besseren Lieferantenbeziehungen ausdrücken. Diese Ersparnisse tragen maßgeblich zur Gewährleistung der Liefergarantie, zur Förderung der Markenwiedererkennung und zum Erreichen von ESG-Zielen bei.

Die ERP-Workflows von ServiceNow sorgen für eine weitreichende Transformation sämtlicher Kosten- und Risikoaspekte. Sagen Sie also JA zu Mitarbeiterzufriedenheit und Kostenkontrolle.

Erfahren Sie mehr darüber, wie ServiceNow Unternehmen dabei hilft, ERP-Workflows zu modernisieren.

1 Benchmarking-Daten von aktuellen Source-to-Pay Operations-Kunden von ServiceNow