Enterprise Resource Planning (ERP) beschreibt die Prozesse, die von Unternehmen eingesetzt werden, um wichtige Aspekte ihres Geschäfts zu verwalten und zu integrieren.
Nahezu jedes Unternehmen will wachsen. Wachstum führt in der Regel zu einer besseren Marktpräsenz und einem höheren Markenwert, ganz zu schweigen von höheren Gewinnen und Produktionskapazitäten. Aber Wachstum bringt auch gewisse Komplikationen mit sich. Für Administratoren kann Wachstum eine exponentielle Zunahme ihrer bereits hohen Arbeitsauslastung bedeuten. Die Koordination der einzelnen Abteilungen – wie Buchhaltung, Beschaffung, Lieferkettenbetrieb, Projektmanagement, Risikomanagement und Compliance – und die optimale Abstimmung ihrer Prozesse kann sich zu einem Albtraum auswachsen. An dieser Stelle kommt ERP ins Spiel.
ERP ist ein Oberbegriff, der alle Tools und Strategien umfasst, die dazu dienen, die Art und Weise zu verbessern, wie Unternehmen ihre Ressourcen nutzen. Häufig werden solche Lösungen in Form von ERP-Software angeboten.
ERP-Systeme sollen die Effizienz der Prozesse in einem Unternehmen verbessern. Dazu optimieren und straffen sie den Einsatz wichtiger Ressourcen. Ein ERP-System reduziert die Gesamtzahl der Ressourcen, die das Unternehmen benötigt, um optimal zu funktionieren, und nutzt eine zentralisierte Datenbank für wichtige Geschäftsprozesse. Die Steuerung dieser Prozesse wird durch den Einsatz von Echtzeit-Dashboards und Berichten vereinfacht, mit denen Administratoren Daten überprüfen und Produktivität und Rentabilität auf einen Blick messen können.
ERP wird oftmals als einzelnes Element angesehen, umfasst aber in Wirklichkeit eine Reihe von verschiedenen Anwendungen, Systemen und Prozessen, die in der Regel durch eine Reihe von spezialisierten Softwareanwendungen unterstützt werden.
Da ERP-Systeme die gesamte Bandbreite der Geschäftsprozesse abdecken, müssen sie eine Vielzahl von Funktionen bieten. In der Regel gehören zu einem ERP-System die folgenden Elemente:
- Unterstützung von Komponenten und Anwendungen
Um effektiv zu funktionieren, müssen ERP-Systeme mit einer Reihe verschiedener Komponenten und Software zusammenarbeiten können. - Betrieb in Echtzeit
Das Geschäftsleben ist dynamisch, und das gilt auch für viele wichtige Geschäftsprozesse. ERP-Systeme müssen in der Lage sein, Daten in Echtzeit zu überwachen und zu verarbeiten, damit die Administratoren mit dem Tempo der realen Welt mithalten können. - Digitale Benutzeroberflächen
Ein einheitliches Erscheinungsbild und eine einheitliche Funktionalität aller Module, unabhängig von der Abteilung, erleichtern die Einführung und verringern die Einstiegshürde für Mitarbeiter, die das Team wechseln. - Zuverlässige Automatisierung
Erstklassige ERP-Lösungen versetzen Unternehmen in die Lage, manuelle, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. - Mehrere Optionen für die Bereitstellung
Effektive ERP-Systeme sind mit allen Bereitstellungsmodellen kompatibel, einschließlich lokalen Infrastrukturen, Cloud-Systemen und SaaS-Modellen.
Die Begriffe ERP und Finanzwesen werden häufig synonym verwendet. Streng genommen handelt es sich jedoch nicht um dieselbe Sache.
Der Begriff Finanzwesen bezieht sich auf Geschäftsfunktionen, die speziell mit der Buchhaltung, dem Umsatzmanagement, der Aufwandsverwaltung, der Rechnungsstellung, den Kreditoren und Debitoren, dem Inkasso und anderen Funktionen der Finanzabteilung zusammenhängen. ERP umfasst eine viel breitere Palette von Funktionen, die sich auf die Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen beziehen. Die Systeme für das Finanzwesen sind in ERP-Systemen als eine Untergruppe von Modulen enthalten.
Die Module für das Finanzwesen sind nur ein Teil des gesamten ERP-Systems. Je mehr Geschäftsvorgänge zuverlässig in einem ERP-System zusammengefasst werden können, desto effektiver ist dieses System in der Regel. Vor diesem Hintergrund stellen wir hier
einige der gängigsten ERP-Module vor:
Finanzmodule (auch als Finanzwesenbezeichnet) sind integraler Bestandteil praktisch aller ERP-Systeme. Sie dienen der Verwaltung von Finanzdaten und -ressourcen und gewährleisten eine genaue Berichterstellung in Echtzeit.
Die Module für die Bestandsverwaltung in ERP-Systemen bieten Unternehmen mit Lagerbeständen die Möglichkeit, die Nachfrage zu prognostizieren und den Lagerbestand zu optimieren, indem sie die Bestände in Echtzeit nachverfolgen und die wichtigsten Bestandsmetriken messen.
Die Module für die Fertigungsindustrie unterstützen Unternehmen bei der Anpassung des Produktionsniveaus an die Nachfrage, bei der Überwachung und bei der Berichterstellung über geplante, in Arbeit befindliche und fertiggestellte Artikel sowie bei der Koordinierung der verschiedenen Schritte und Prozesse in der Fertigung.
Mit den Modulen zur Auftragsverwaltung können Unternehmen Kundenbestellungen priorisieren, überwachen und nachverfolgen – von der Bezahlung bis zur Lieferung. Eine effektive Auftragsverwaltung trägt dazu bei, die Lieferzeiten zu verkürzen und die Wahrscheinlichkeit von Lieferverzögerungen oder -ausfällen zu verringern.
Durch die Verwaltung und Automatisierung des gesamten Beschaffungswesens des Unternehmens – einschließlich Fertigwaren und Rohstoffen – tragen diese Module dazu bei, die Beschaffung an die Nachfrage anzupassen und das Risiko von zu hohen oder unzureichenden Beschaffungsmengen zu minimieren.
PSA-Module werden für die Konzeption, Planung und Nachverfolgung von Projekten verwendet. Mit PSA können die Überwachung und die Berichterstellung über den Ressourceneinsatz und Zeitaufwand sowie die Zusammenarbeit im Projektteam verbessert werden.
Der Eingang, die Einlagerung, die Kommissionierung, die Verpackung, der Versand und die Überwachung von Lagerware sind Aufgaben, die zur Lagerverwaltung gehören. Lagerverwaltungsmodule helfen bei der Steuerung und Optimierung dieser Vorgänge tragen so zur Verbesserung der Effizienz der Lagerhaltung bei.
Als ERP-Systeme zum ersten Mal auftauchten, wurden sie oft nach der Größe der Unternehmen klassifiziert, für die sie gedacht waren. Sie wurden daher in eine der folgenden Kategorien eingestuft:
- ERP für Großunternehmen
- ERP für den Mittelstand
- ERP für Kleinunternehmen
Im Allgemeinen lassen sich die Bereitstellungsoptionen für ERP in eine von drei Kategorien einteilen:
- Lokales ERP steht für Systeme, die lokal implementiert und gewartet werden und zudem auf den unternehmenseigenen Servern gehostet werden. Sie werden auch als lokales ERP bezeichnet. Diese Lösung ermöglicht eine optimale Kontrolle des ERP-Systems, geht aber auch mit der vollen Verantwortung des Unternehmens für Wartung, Reparatur und Schulung einher.
- Cloud-ERP
bezeichnet Systeme, die außerhalb des Unternehmens verwaltet werden und auf die über das Internet zugegriffen wird. Cloud-ERP ist eine Form von Software-as-a-Service (SaaS). Diese ERP-Optionen werden in der Regel über ein Abonnementmodell erworben. Cloudbasiertes ERP ermöglicht es Unternehmen, die Vorteile von ERP zu nutzen, ohne die Verantwortung für Support, Wartung, Updates oder Schulungen übernehmen zu müssen. Die Unternehmen erhalten jedoch auch weniger Kontrolle über das ERP-System selbst und müssen möglicherweise mit dem Service Provider zusammenarbeiten, um das System so anzupassen, dass es den Erfordernissen optimal gerecht wird. - Hybrid-ERP bezieht sich auf eine beliebige Kombination der beiden vorherigen ERP-Bereitstellungsoptionen. Verschiedene Service Provider bieten unterschiedliche Hybrid-ERP-Funktionen an, ermöglichen ihren Kunden aber in der Regel die Migration zwischen den Bereitstellungsmodellen und die Flexibilität, eine Lösung zu finden, die das Beste aus beiden Welten vereint und ihren Anforderungen gerecht wird.
ERP-Systeme sind so konzipiert, dass sie die Produktivität, die Berichterstellung, die Effizienz und die Genauigkeit in praktisch allen Bereichen eines Unternehmens verbessern. Die potenziellen Vorteile sind daher nahezu unbegrenzt. Im Folgenden stellen wir einige der wichtigsten Vorteile eines effektiven ERP-Systems vor:
Der Hauptvorteil von ERP, der vielen der anderen Vorteile auf dieser Liste beinhaltet, ist die Möglichkeit, die Kosten im gesamten Unternehmen zu senken. Dank der verbesserten Transparenz der Prozesse können Administratoren Ineffizienzen leichter erkennen und beseitigen. Durch Automatisierung können Abteilungen manuelle Eingaben reduzieren, die zu menschlichen Fehlern führen, um sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Verbesserte Sicherheit reduziert die potenziellen Kosten und Schäden, die durch Cyberangriffe und andere Bedrohungen entstehen. In jedem dieser Fälle werden am Ende Kosteneinsparungen erzielt.
ERP-Systeme führen Workflows und andere Prozessinformationen zusammen und geben autorisierten Mitarbeitern und Administratoren einen Überblick über alle relevanten Projekte und Funktionen. Projektaktualisierungen sind auf Knopfdruck verfügbar, und alle wichtigen Dokumentationen werden sicher aufbewahrt und sind im System verfügbar.
In ERP-Systemen integrierte Überwachungstools erfassen relevante Daten und präsentieren sie in einer umfassenden und leicht nachvollziehbaren Form. Dies verbessert die Genauigkeit der Berichterstellung und erlaubt Echtzeit-Ansichten wichtiger Ressourcen.
Die Berichterstellung über erfasste Daten ist nur die halbe Miete. In ERP-Systemen integrierte Analyselösungen helfen dabei, aus den Rohdaten wichtige Einblicke zu gewinnen, damit Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen und wichtige Trends erkennen können. Da ERP-Systeme alle relevanten Abteilungen und Prozessen vernetzen, können Führungskräfte leichter erkennen, wie sich Veränderungen in einem Bereich des Unternehmens auf andere Bereiche auswirken.
Angesichts der zunehmenden Verschärfung der Anforderungen in den Bereichen Finanzberichterstattung, Datensicherheit und anderer Standards (und der Verschärfung der Strafen für die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften) kann das richtige ERP-System Unternehmen dabei helfen, die Vorschriften vollständig einzuhalten. Cloud- und Hybrid-ERP-Lösungen sind so konzipiert, dass sie in Bezug auf alle regulatorischen Standards auf dem neuesten Stand sind. Mit ERP-Audit-Protokollen lässt sich die Compliance problemlos nachweisen und es lassen sich mögliche Problemfelder identifizieren.
Integrierte Sicherheitsprotokolle sorgen für eine zusätzliche Absicherung der Daten. Diese Schutzmaßnahmen sind so konzipiert, dass sie für alle Geschäftsprozesse greifen und die gemeinsame Datenbank vor Bedrohungen schützen. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit verringert, dass Bedrohungsakteure über nicht beachtete Systeme eindringen.
ERP-Lösungen können auch als effektive Schaltstellen für Zusammenarbeit und Kommunikation fungieren. Benutzer aus dem gesamten Unternehmen können Dateien gemeinsam nutzen, auf Datensätze des Kundensupports zugreifen, Arbeitsgruppen einrichten, relevante Informationen einsehen und vieles mehr.
Um bei der Verwaltung der gesamten Bandbreite von Geschäftsprozessen funktionsfähig zu bleiben, sind ERP-Systeme für extreme Flexibilität konzipiert. Das bedeutet nicht nur, dass die meisten notwendigen Funktionen in der Regel bereits integriert sind, sondern auch, dass die Systeme für benutzerdefinierte Aufgaben angepasst werden können. Dank fortschrittlicher Automatisierung und anderer ressourcensparender Tools können ERP-Lösungen zudem problemlos skaliert werden, um der steigenden Nachfrage gerecht zu werden.
ERP-Lösungen kommen nicht nur internen Prozessen und der Kommunikation zugute, sondern können auch die Beziehungen zu Kunden und Partnern verbessern. ERP-Systeme vermitteln Einblicke in die Beziehungen zu Lieferanten und Service Providern und gewährleisten einen optimalen Informationsaustausch. Diese Systeme können auch zur Nachverfolgung von Kunden-Support-Tickets, Rücksendungen und Umfragen verwendet werden, um sicherzustellen, dass kein Kunde durch die Maschen fällt.
Der größte Vorteil von ERP-Systemen sind ohne Frage die Kosteneinsparungen. Ihr Hauptziel ist jedoch die Vereinfachung und Zusammenführung von IT-Prozessen. Dadurch werden viele Aufgaben der Mitarbeiter vereinfacht, was zu einer besseren Datengenauigkeit, einer höheren Produktivität und einer insgesamt zufriedeneren Belegschaft führt.
Die Implementierung einer effektiven ERP-Lösung bietet zahlreiche Vorteile, aber es gibt auch einige Herausforderungen, denen Sie sich bewusst sein sollten. Dazu können die Folgenden gehören:
ERP führt Prozesse und Richtlinien zusammen und optimiert den damit verbundenen Verwaltungsaufwand. Was ERP in der Regel nicht leisten kann, ist, fehlerhafte Prozesse zu reparieren. Allerdings kann ERP möglicherweise problematische Aspekte von Prozessen und Richtlinien identifizieren, sodass Unternehmen die notwendigen Verbesserungen vornehmen können.
Durch die Verbesserung der Effizienz und Produktivität im gesamten Unternehmen machen sich die meisten ERP-Lösungen relativ schnell bezahlt. Dennoch erfordern sie oft eine nicht unerhebliche Investition an Zeit, Geld und Aufwand, um sie zu implementieren und einzuführen. Dazu gehören auch der Zeitaufwand und die Produktivitätseinbußen, die durch die Schulung der Mitarbeiter in der sachgerechten Nutzung der ERP-Lösung anfallen.
ERP-Lösungen können für Unternehmen jeder Größe und in fast jeder Branche von Nutzen sein. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Indikatoren, die darauf hindeuten, dass ein Unternehmen ein ERP-System einführen sollte:
ERP-Lösungen helfen dabei, Prozesse zu optimieren und den Zeitaufwand für deren Erledigung zu verringern.
Wenn Unternehmen wachsen oder Prozesse sich ändern, können diese Prozesse unübersichtlich werden. ERP-Software kann Prozesse vereinfachen, sodass sie leichter zu steuern sind.
Disparate Systeme und ein Mangel an verfügbaren, zuverlässigen Kennzahlen können die Beantwortung wichtiger geschäftlicher Fragen erschweren (z. B. in Bezug auf Umsatz, Produktverfügbarkeit, Produktion, Retouren usw.). ERP-Systeme bieten umfassende Transparenz und Berichterstellung und liefern Antworten, wo immer sie benötigt werden.
Manuelle, nicht zusammenhängende Prozesse und Systeme beanspruchen viel Aufmerksamkeit und hindern Unternehmen möglicherweise daran, neue Chancen schnell zu nutzen. Führende ERP-Lösungen verfügen über Automatisierungsoptionen und andere KI-Funktionen, die es Unternehmen gestatten, Geschäftschancen zu ergreifen und neue Dinge auszuprobieren. Integrierte Analysefunktionen helfen Führungskräften, die bestmöglichen Aktionen zu identifizieren.
Wenn die Prozesse eines Unternehmens einfach nicht ausreichen, um Kundenerwartungen zu erfüllen oder eine positive Experience bereitzustellen, kann ERP helfen. Mit den richtigen Tools und Ressourcen, unterstützt durch optimale Analysen, Automatisierung und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, können die Teams ihren Kunden einen besseren Service bieten.
ERP-Lösungen sind in vielen verschiedenen Formen und Dimensionen verfügbar, aber leider sind sie nicht alle gleich gut. Viele Unternehmen müssen feststellen, dass eine ERP-Strategie mit zahlreichen verschiedenen ERP-Softwarelösungen für unterschiedliche Anwendungsfälle zu schwer zu verwaltenden Datensilos führt. Um sicherzustellen, dass alle relevanten Daten korrekt verwaltet werden und dass alle Beteiligten Zugriff auf eine zuverlässige zentrale Datenquelle für alle wichtigen Unternehmensressourcen haben, setzen erfolgreiche Unternehmen rund um den Globus auf ServiceNow App Engine.
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