Wie Low-Code-Tools die Produktivität im Finanzwesen steigern

Es ist kein Geheimnis, dass das Finanzwesen reif für einen Umbruch ist. Die Verwaltung von Geld war schon immer ein manueller Prozess, vom Einholen von Zahlungsaufträgen bis zur Erneuerung von Lizenzen und allem, was dazwischen liegt.

Aus diesem Grund investierte Gina Mastantuono, Chief Financial Officer bei ServiceNow in ein formales Citizen-Development-Programm. Ihr Ziel war es, alle Mitarbeiter der Finanzabteilung zu motivieren, No-Code- oder Low-Code-Tools wie App Engine Studio zu verwenden, um Anwendungen zu erstellen.

Mittlerweile sind 15 % der Mitarbeiter im Finanzbereich von ServiceNow Citizen Developer. Fast 30 Anwendungen befinden sich in Entwicklung und Produktion – alle basieren auf der Now Platform.

„Meine Gedanken drehen sich ständig darum, wie wir die Finanzorganisation der Zukunft werden können, damit das gesamte Team sein Bestes geben kann. Deshalb haben wir in dieses Programm investiert“, so Mastantuono.

„Jetzt automatisieren wir die banalen, aber unverzichtbaren Transaktionsprozesse, zentralisieren Workflows und ebnen den Weg für eine effizientere Arbeit, bei der Risiken minimiert, Innovationen gefördert, die Produktivität beschleunigt und bessere funktionsübergreifende Beziehungen aufgebaut werden. Dies ist für unsere digitale Transformation von entscheidender Bedeutung.“

Optimierung der Kommunikation

Ejaz A., Director of Revenue Management, war klar, dass es für sein Team einen besseren Weg geben musste, „um unstrukturierte Daten zu strukturieren“, wie er sagt. Jedes Quartal hatte sein Team 3.000 bis 5.000 Anfragen von Vertriebsteams per Chat, Telefonanruf und E-Mail zu bearbeiten. Das bedeutete ein ständiges Hin und Her und erforderte einen hohen Arbeitsaufwand bei der Nachverfolgung.

„E-Mails sind im Grunde genommen eine Zwei-Wege-Kommunikation, die keine Wechselwirkung mit Statistiken, Analysen, Sichtbarkeit oder Neuzuordnung hat“, erklärt Ejaz. „So gesehen wollte ich einfach die Kommunikation verbessern. Citizen Development entsprach genau unseren Anforderungen im Bereich Entwicklung, da es nutzerorientiert, nutzergesteuert und sofort verfügbar ist.“

Das Team erstellte ein System zur Ticketaufnahme mit der Bezeichnung „Revenue Request“, das alle geschäftsbezogenen Anfragen zentralisiert. Das Ergebnis: Das Team hat die Transparenz der Geschäftskommunikation erhöht und ist nun in der Lage, Trends zu erkennen und schneller als zuvor auf Fragen von Kunden und Partnern zu reagieren.

„Die Geschwindigkeit, die Erreichbarkeit und die Anschaulichkeit nehmen deutlich zu“, sagt Ejaz. „Und ich denke, das hilft uns bei der Neuzuweisung und der Abstimmung von Aufwand und Bandbreite. Es hat uns eine ganz neue Welt eröffnet.“

Prozesse verschlanken

Padmavathi G., Leiterin des Inkassos, schließt sich dieser Meinung an. In jedem Quartal erhielt ihr Inkassoteam 500 Aufträge ohne Bestellung. Das bedeutete, dass ihr Team manuell bei den Vertriebsteams nachhaken musste, um den Bestellschein anzufordern, was wiederum den Vertrieb veranlasste, einen Bestellschein und eine Rechnung vom Kunden anzufordern.

Das Team von Padmavathi hat einen dreistufigen Assistenten entwickelt, um den Prozess mit App Engine Studio zu optimieren. Der Assistent automatisierte Benachrichtigungen per E-Mail, um Bestellungsnummern einzuholen. Dadurch wurden das Inkassorisiko um mehr als 100 Millionen Dollar pro Jahr verringert und der Zeitaufwand für den Versand von E-Mails um 10 bis 12 Stunden pro Woche reduziert.

„Wir haben so viele Jahre damit verbracht, die Aufgaben manuell zu erledigen, und jetzt übernimmt die App diese Aufgabe“, meint Padmavathi. „Der gesamte Prozess hat mir geholfen, mit Teams aus verschiedenen Funktionsbereichen zu interagieren und die Zustimmung der wichtigsten Interessengruppen zu gewinnen. Selbst als nicht-technische Person habe ich ständig neue Ideen.“

Mitarbeitereinbindung verbessern

Neben der Automatisierung von Prozessen durch Low-Code-Entwicklungstools profitieren die Finanzteams von einem weiteren Vorteil: einer verbesserten Einbindung. Bevor das Team für Arbeitsplatzservices von Mahesh Reddy M. die App „Statutory License and Compliance Renewals“ (Erneuerung von Zulassungen und Auflagen) entwickelte, mussten die Teammitglieder Lizenzen und Ablaufdaten in Tabellen nachverfolgen.

„Dies erhöhte das Risiko, dass aufgrund menschlicher Interaktion und manueller Prozesse Fristen nicht eingehalten werden. Als wir von App Engine Studio hörten, haben wir einige Schulungen absolviert und konnten eine App ohne Programmierungsaufwand entwickeln“, erklärt Mahesh Reddy. „Jetzt verfolgt die App Compliance- und Lizenzablaufdaten und sendet automatisch proaktive Erinnerungs-E-Mails an die Verantwortlichen. Wir haben unsere eigene App entwickelt. Darauf bin ich sehr stolz.“

Auch das Team der Lohnbuchhaltung stützte sich beim Verfolgen von Fristen und bei der Fehlersuche auf Tabellen und E-Mails. Wenn ein Stakeholder Informationen nicht fristgemäß bereitstellt, werden die Mitarbeiter möglicherweise nicht rechtzeitig bezahlt. Bei mehr als 22.000 Mitarbeitern in 40 Ländern gibt es erhebliche Informationsmengen zu verwalten.

Das veranlasste das Team der Lohnbuchhaltung, gemeinsam mit dem Team für Analysen und Einblicke der Finanzabteilung die Lohnbuchhaltungs-App zu entwickeln, um E-Mails nachzuverfolgen und automatische Erinnerungen an die Stakeholder zu senden. Dies hat letztendlich auch die Berichterstellung verbessert.

„Wenn nun jemand aus dem Führungsteam fragt: ‚Können Sie mir einen Statusbericht über die Lohn- und Gehaltsabrechnung geben?‘, konsultiere ich einfach das System, und innerhalb von fünf Minuten kann ich jegliche Probleme in Echtzeit aufzeigen, anstatt stundenlang meine E-Mails aus dem letzten Quartal zu durchforsten“, sagt Sandeep N., Senior Manager of Payroll Management. „Ich könnte ewig über diese App sprechen, weil sie meine Lieblings-App ist.“

Citizen Development hilft den Finanzteams von ServiceNow dabei, die Produktivität zu steigern, die Kommunikation zu optimieren, Prozesse zu straffen und die Interaktion zu vertiefen. Doch Citizen Development ist nicht nur auf Finanzanwendungen und -prozesse beschränkt. Erfahren Sie, wie ServiceNow Sie bei der Planung Ihres Citizen Development-Programms unterst ützen kann.

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