가상 회의 링크를 포함하는 예약 생성

  • 릴리스 버전: Xanadu
  • 업데이트 날짜 2024년 08월 01일
  • 소요 시간: 8분

    • 가상 회의 링크를 사용하여 사무실 외부에 있는 직원이 예약에 참여할 수 있도록 합니다. "대신"에서 선택한 직원에 대한 가상 회의 링크가 생성됩니다.

    시작하기 전에

    주:
    관리자가 가상 회의 구성을 활성화한 경우에만 가상 회의 링크를 생성할 수 있습니다.

    필요한 역할: sn_wsd_core.workplace_user

    프로시저

    1. 다음 시작점 중 하나에서 예약 생성 페이지로 이동합니다.
      위치단계
      애플리케이션 네비게이터에서 다음으로 이동 워크플레이스 예약 관리 > 포털 > 신규 예약.
      시작: 워크플레이스 서비스 포털
      1. 다음으로 이동 작업 공간 코어 > 직장 서비스 포털 > 직장 서비스 포털 홈.
        주:
        직원 센터에서 요청을 제출할 수도 있습니다. 홈페이지에서 워크플레이스 > 모든 워크플레이스 찾아보기 을 클릭하고 직장 서비스를 선택합니다.
      2. 예약 포털을 열고 다음 중 하나를 수행합니다.
        • 먼저 예약 > 예약하기.
        • 홈페이지에서 바로 예약 생성을 선택합니다.
        • Workplace Services Catalog에서 새 일반 예약을 선택합니다.
          1. 선택 카탈로그 > 범주별로 찾아보기 > 직장 서비스 카탈로그.
            주:
            포털에 구성된 카탈로그가 여러 개인 경우 카탈로그 목록으로 이동하여 직장 서비스 카탈로그.
          2. 선택 예약 관리 > 새 일반 예약.
      예약 생성 페이지가 새 탭에서 열립니다.
    2. 예약하려는 직장 항목의 유형을 선택합니다.
      유형은 회의실 또는 책상과 같은 탭으로 표시됩니다.
    3. 옵션: 예약하려는 예약 가능한 모듈을 선택한 후 사용 가능한 모든 공간을 검색하려면 모두 찾아보기를 선택합니다.
      기본적으로 모두 탐색 옵션이 선택되어 있습니다.
      1. 다음 사용 가능한 기준을 활용하여 예약하려는 직장 항목을 검색합니다.
        • 건물: 건물의 이름입니다.
        • (선택 사항) 층: 예약하려는 건물의 층입니다. 예약 관리자는 직원이 층을 검색할 수 있는지 여부를 모듈별로 표시할 수 있습니다.
        • 시작 날짜 및 시간: 직장 항목을 사용하기 시작할 날짜 및 시간입니다. 시간은 선택한 건물의 시간대를 기반으로 표시됩니다.

        • 종료 날짜 및 시간: 직장 항목 사용을 중지할 날짜 및 시간입니다. 시간은 선택한 건물의 시간대를 기반으로 표시됩니다.

          종료 날짜 및 시간이 예약 가능한 모듈에 구성된 향후 최대 일수 값을 초과하는 경우 직원은 날짜를 선택하고 예약을 생성할 수 없습니다. 향후 최대 일수 값은 예약 가능한 모듈을 예약할 수 있는 향후 최대 일수를 지정합니다.

          직원이 향후 최대 일 수 값에 지정된 날짜보다 큰 잘못된 날짜를 수동으로 입력하면 애플리케이션이 날짜를 현재 날짜로 재설정합니다. 도구 설명을 사용하여 직원에게 향후 최대 일수에 대한 정보를 제공합니다.

        • 반복: 직장 항목을 반복적으로 예약하는 옵션입니다. 반복 계열에서 예약을 반복할 일 수와 횟수를 지정합니다.

          주간 예약의 경우, 해당 예약에 해당하는 요일을 선택합니다. 반복 옵션은 관리자가 설정한 구성에 따라 표시됩니다. 또한 반복되는 예약 상충이 있는 경우 관리자가 동일하게 구성하면 자동으로 해결됩니다.

          주:
          반복 예약에는 추가 서비스 옵션을 추가할 수 없습니다.
          • 관리자가 향후 예약할 수 있는 최대 일수에 대한 제한을 설정한 경우 관리자가 설정한 날짜를 초과하는 미래의 날짜는 선택할 수 없습니다. 제한 사항에 대한 경고가 표시됩니다.
          • 예를 들어 관리자가 향후 날짜를 45일로 제한한 경우 반복 예약을 하는 동안 t45일을 초과하는 날짜를 선택할 수 없습니다. 이 날짜 종료 옵션에 사용할 수 있는 일수는 매일, 매주 또는 매월 선택에 따라 달라집니다. 반복에 지정된 종료 날짜와 시간이 예약 종료 시간에 사용됩니다.
          • 향후 날짜에 대해 관리자가 이러한 제한을 설정하지 않은 경우 원하는 날짜를 선택할 수 있습니다. 그러나 얼마나 많은 발생을 허용하는지에 따라 다릅니다.
        • 전일: 하루 전체 기간 동안 직장 항목을 예약하려면 이 옵션을 선택합니다. 이 옵션은 직장 관리자가 선택한 유형에 대해 전일 예약 설정을 활성화한 경우에 표시됩니다. 예약 시작 및 종료 시간은 조직에서 설정한 시간에 따라 달라집니다. 전일 옵션은 공간 상세 정보 페이지에서도 사용할 수 있습니다.
          주:
          하루 종일 옵션의 모양은 관리자의 구성에 따라 다릅니다. 관리자가 선택한 유형에 대해 하루 종일 예약을 의무화한 경우 하루 종일 예약이 자동으로 이루어집니다. 예약 시작 날짜만 수정할 수 있습니다.
        • 다른 건물 추가: 단일 예약에서 동일한 날짜와 시간에 대해 서로 다른 시간대의 여러 건물에서 여러 작업 공간 항목을 예약합니다.
          주:
          에서 여러 예약 허용 확인란을 선택한 경우 이 옵션을 사용할 수 있습니다. 예약 가능한 모듈 > 예약 가능 모듈 구성 탭. 자세한 내용은 다중 건물 예약 생성 문서를 참조하십시오.
    4. 옵션: 영역에서 사용 가능한 모든 공간을 검색하려면 영역별 탐색을 선택합니다.
      1. 다음 상세 정보를 지정하여 영역에서 가장 적합한 공간을 검색합니다.
        • 건물: 건물의 이름입니다.
        • 구역: 공간을 예약하려는 건물의 구역입니다.

          영역은 영역 테이블에서 구성한 순서에 따라 알파벳순으로 정렬되거나 정렬됩니다. 영역에 대해 정렬 순서 가 구성되면 그에 따라 정렬됩니다. 항목에 대해 정렬 순서 값을 지정하지 않으면 항목이 목록의 맨 위에 나열되고(오름차순) 사전순으로 정렬됩니다. 영역 이름은 레이블 이름을 기준으로 알파벳순으로 정렬됩니다. 순서가 있는 항목은 아래에 나열되어 있습니다.

        • 시작 날짜 및 시간: 직장 항목을 사용하기 시작할 날짜 및 시간입니다. 시간은 선택한 건물의 시간대를 기반으로 표시됩니다.
        • 종료 일시 및 시간: 직장 항목 사용을 중지할 날짜 및 시간입니다. 시간은 선택한 건물의 시간대를 기반으로 표시됩니다.
        • 반복: 직장 항목을 반복적으로 예약하는 옵션입니다. 이 필드를 선택하고 예약을 반복하려는 일수와 횟수를 지정합니다. 주간 예약의 경우, 해당 예약에 해당하는 요일을 선택합니다. 반복 옵션은 예약 가능한 모듈 페이지의 반복 예약 허용 옵션 설정에 따라 표시되거나 숨겨집니다.

          예약 가능한 모듈 양식에서 반복되는 상충 자동 해결 옵션이 활성화된 경우 애플리케이션은 반복 예약 상충을 자동으로 해결하려고 시도합니다. 상충된 반복 예약을 해결하는 방법에 대한 자세한 내용은 을 참조하십시오 .

        • 전일: 하루 전체 기간 동안 직장 항목을 예약하려면 이 옵션을 선택합니다. 예약 시작 및 종료 시간은 회사에서 설정한 시간에 따라 달라집니다. 종료 시간은 변경할 수 없습니다. 이 옵션은 직장 관리자가 선택한 유형에 대해 전일 예약 설정을 활성화한 경우에 표시됩니다.
    5. 검색을 클릭합니다.
      검색 기준과 일치하고 예약에 사용할 수 있는 직장 항목이 표시됩니다.
      주:
      사람 근처에서 탐색하는 동안 개인 공간이 있으면 검색 결과에 표시되지 않습니다.
      주:
      카드 뷰 탭과 일정 뷰 탭 간에 전환하여 직장 항목의 가용성을 검토할 수 있습니다. 회사에서 평면도를 업로드하는 경우 Mappedin 또는 실내 매핑을 사용하여 맵을 봅니다. 평면도를 사용하는 방법에 대한 자세한 내용은 Workplace Space Mapping 문서를 참조하십시오.
    6. 옵션: 직장 항목을 알파벳 순으로 정렬하거나 필터 표시 옵션으로 필터를 사용하여 정렬합니다.

      직장 항목을 정렬하여 즐겨찾기 위치를 먼저 표시할 수도 있습니다. 이 옵션을 보려면 직원 센터에 대한 액세스 권한이 있어야 하며 즐겨찾기 위치도 있어야 합니다. 즐겨찾기 위치가 알파벳 순으로 먼저 표시된 후 검색 기준과 일치하는 다른 위치가 표시됩니다.

      주:
      사람 근처에 있는 공간을 탐색하는 경우에는 직장 항목을 알파벳 순이나 즐겨찾기 위치를 기준으로 정렬할 수 없습니다. 사람 근처의 공간은 근접성을 기준으로 검색됩니다.
    7. 다음 옵션 중 어느 것이나 사용하여 예약하려는 직장 항목을 선택합니다.
      • 추가를 클릭합니다.
      • 일정 뷰 탭에서 추가를 클릭합니다.
      • 맵 뷰의 경우 초록색으로 표시된 공간을 선택하고 추가를 선택합니다.
    8. 다음을 선택합니다.
    9. 양식의 필드에 내용을 입력합니다.
      표 1. 예약 상세 정보 양식
      필드 설명
      예약 주제 회의의 주제입니다.
      모든 공간 상세 정보를 비공개로 설정 선택한 모든 공간을 비공개로 만드는 옵션입니다.
      주:
      이 옵션은 선택한 공간의 위치 개인정보 보호 설정에 따라 표시됩니다.

      여러 공간을 선택한 경우 양식의 각 공간 아래에 있는 공간 상세 정보를 비공개로 표시 를 사용하여 각 공간에 대한 개인정보 기본 설정을 개별적으로 지정할 수도 있습니다.
      주제를 비공개로 설정 예약을 비공개로 표시하여 예약 제목을 숨기는 옵션입니다.
      가상 회의 링크 추가 원격 직원이 예약에 참여할 수 있도록 가상 회의 링크를 생성하는 옵션입니다.
      주:
      (Microsoft Teams에만 해당) 2023년 5월 스토어 릴리스부터 회의 링크를 추가할 때 애플리케이션은 이벤트를 캘린더 제공자와 동기화하는 동안 회의 세부 정보를 검색합니다.
      이 예약은 다음을 위한 것입니다. 다른 사람을 대신해 예약을 요청하는 경우 해당되는 사람의 이름을 선택합니다. 직접 예약을 요청하는 경우 이 필드를 비워 두십시오.
      이 예약에 초대 대상자 추가
      주:
      이 섹션은 관리자가 이 직장 위치에 참석자를 초대하는 구성을 활성화한 경우에만 나타납니다.
      동료 초대 예약에 초대할 직원을 선택합니다.
      외부 방문자 초대 외부 방문자를 초대하는 옵션입니다.
      주:
      이 옵션은 워크플레이스 방문자 관리 애플리케이션을 설치한 경우에만 나타납니다.
      • 이전에 방문자를 이미 등록한 경우 다음을 수행합니다.
        1. 이전 방문자를 선택합니다.
        2. 이전 방문자 선택 필드에서 방문자를 선택합니다.

          방문자 상세 정보를 미리 보고 필요한 경우 수정할 수도 있습니다. 상세 정보는 모든 방문자 관련 기록 및 등록 기록에서 자동으로 업데이트됩니다.

      • 방문자를 처음 등록하는 경우 다음을 수행합니다.
        1. 새 방문자 추가를 선택합니다.
        2. 방문자 유형을 선택합니다.
        3. 방문자가 특별 게스트인 경우 VIP를 활성화합니다.
        4. 방문자의 이름을 입력합니다.
        5. 방문자의 성을 입력합니다.
        6. 등록 상세 정보 및 통신을 보낼 방문자의 이메일 주소를 지정합니다.
        7. 방문자의 전화 번호를 입력합니다.
        8. 방문자의 조직 상세 정보를 입력합니다.
        9. 방문자의 직함을 입력합니다.
        10. 비공개 메모 섹션에서 비공개 정보를 지정합니다.
        11. 방문자 기본 설정 및 알림 기본 설정 필드에서 방문자의 기본 설정을 선택합니다.
        12. 저장 및 추가를 클릭하여 방문자를 추가합니다.
      추가 서비스 추가 예약에 사용할 수 있는 추가 서비스입니다.
    10. 예약 제출을 클릭합니다.

    결과

    예약이 가상 회의 링크와 함께 생성됩니다. 참석자를 예약에 초대한 경우 예약 상세 정보와 함께 회의 링크가 제공됩니다.
    예약 기록을 보려면 예약의 예약 요약으로 이동하여 추가 상세 정보를 선택합니다. 가상 회의 제공자에 대해 암호가 구성된 경우 추가 상세 정보에서 해당 암호를 볼 수도 있습니다. 이 예약 대상 필드에 지정된 주최자와 사용자만 암호를 볼 수 있습니다.
    • Zoom: 회의 링크가 추가되면 Zoom 회의 초대가 포함된 이메일의 위치 필드에 링크가 표시됩니다.
    • Microsoft Teams: 가상 회의 링크로 예약을 생성하면 애플리케이션이 회의 링크와 참여 관련 상세 정보를 검색합니다. 이 예약이 Microsoft Outlook 일정과 동기화되면 회의 링크 및 참여 관련 상세 정보가 달력 이벤트의 본문에 추가됩니다. 마찬가지로 Teams 모임 토글 단추를 사용하여 Microsoft Outlook 일정에서 예약을 만들면 모임 링크가 검색되어 가상 모임 링크로 저장됩니다.
      주:
      이메일 본문에 회의 링크가 표시되므로 어쨌든 회의 세부 정보를 업데이트하거나 변경하려면 를 사용해야 워크플레이스 예약 관리합니다. 예약 동기화가 수행되면 세부 정보(이 경우 회의 링크 및 세부 정보)가 한 가지 방식, 즉 from 워크플레이스 예약 관리 에서 캘린더 공급자(이 경우 Microsoft Teams)로만 동기화되기 때문입니다. 회의 세부 사항이나 달력 제공자의 메모를 이미 변경한 경우 동기화가 수행될 때 덮어씁 워크플레이스 예약 관리 니다.
    • 다른 모든 가상 회의 공급자: 회의 초대가 포함된 이메일의 위치 필드에 회의 링크가 추가됩니다.