Dokumentverwaltung System in Risikomanagement von Drittparteien

  • Freigeben Version: Australia
  • Aktualisiert 12. März 2026
  • 4 Minuten Lesedauer

    • Erfahren Sie, wie das verbessert wird Dokumentverwaltung Das System unterstützt die Zusammenarbeit von Drittparteien und interne Workflows in Risikomanagement von Drittparteien( TPRM).

    Dokumentverwaltung Übersicht

    Ab Version 21.1.x wird das Dokumentenmanagementsystem (DMS) im Risikomanagement von Drittparteien ( TPRM) Bietet ein zentralisiertes Repository zum Speichern, Organisieren und Verwalten von Dokumenten von Drittparteien während des gesamten Lieferantenlebenszyklus. DMS optimiert die Nachverfolgung von Nachweisen, reduziert Duplizierungen und verbessert die Auditbereitschaft, indem die Wiederverwendung von Dokumenten über Bewertungen, Verträge, Probleme und Aufgaben hinweg ermöglicht wird. Greifen Sie auf DMS in zu Vendor Management-Arbeitsbereich Oder Drittparteiportal zum Erstellen, Verwalten und Referenzdokumente. Primäre Kontakte verwalten Berechtigungen im Portal. TPR-Beurteiler [sn_vdr_risk_asmt.vendor_assessor], TPR-Manager [sn_vdr_risk_asmt.vendor_risk_manager] und TPR-Administratoren haben Schreibzugriff, während Drittpartei-Bewertungsüberprüfer [sn_vdr_risk_asmt.vendor_assessment_reviewer] schreibgeschützten Zugriff haben. DMS unterstützt Metadaten, Versionssteuerung, Suche, Berichterstellung und Audit-Nachverfolgung für alle Dokumentaktionen.

    Das DMS ist für interne Anwender über das Modul „Dokumente“ in zugänglich Vendor Management-Arbeitsbereich Wie im folgenden Beispiel gezeigt.
    Abbildung : 1. Dokumentverwaltungssystem in Vendor Management-Arbeitsbereich
    Dokumentmodul in Vendor Management-Arbeitsbereich.
    Das DMS ist für externe Anwender über das Drittparteiportal zugänglich, wie im folgenden Beispiel gezeigt.
    Abbildung : 2. Dokumentverwaltungssystem im Drittparteiportal
    DMS im Drittparteiportal. Detaillierte Beschreibungen finden Sie in den Absätzen vor und nach diesem Bild.

    Wichtige Funktionen

    • Drittparteikontakte können Dokumente über das Drittparteiportal hochladen und verwalten.

      Weitere Informationen finden Sie unter Laden Sie Dokumente im Drittparteiportal hoch und verwalten Sie sie.

    • Interne Anwender können Dokumentdatensätze über das Modul „Dokumente“ in erstellen und darauf zugreifen Vendor Management-Arbeitsbereich.

      Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie einen Dokumentdatensatz.

    • Anwender können Dokumentversionen verwalten, Anhänge herunterladen und ihre Metadaten nachverfolgen.

      Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie eine Dokumentversion.

    • Dokumente können mit mehreren verknüpft werden TPRM Datensatztypen mit automatischem Rollup:
      • Aufgaben
      • Probleme
      • Interaktionen
      • Bewertungen

      Weitere Informationen finden Sie unter Verknüpfen Sie Dokumente mit TPRM Datensatz.

    • Interne Anwender können rollenbasierte Berechtigungen für primäre Kontakte und andere interne Anwender verwalten.

      Weitere Informationen finden Sie unter Definieren Sie Berechtigungen für die Dokumentfreigabe.

    • Jede Dokumentversion unterstützt Downloadoptionen, erweiterte Suche und Berichterstellung für Metadaten und Beziehungen sowie die vollständige Audit-Nachverfolgung von Aktionen und Versionsverlauf.

    Dokumentieren Sie Lebenszyklus und Rückverfolgbarkeit

    Jedes Dokument erfasst Metadaten, einschließlich Erstellungsdatum, Typ, Beschreibung, Version und Status. Metadaten werden für Klassifizierung, Berichterstellung und Workflow-Weiterleitung verwendet.

    Jedes Dokument unterstützt mehrere Versionen. TPR-Beurteiler, Manager und Administratoren können neue Versionen hochladen, den Versionsverlauf anzeigen und Anhänge für jede Version herunterladen. Versionen werden nach Erstellungsdatum in absteigender Reihenfolge sortiert.

    Dokumente können mit Bewertungen, Interaktionen, Problemen und Aufgaben verknüpft werden. Diese Referenzen werden automatisch zu zugehörigen Drittpartei-Datensätzen zusammengefasst. Doppelte Referenzen sind nicht zulässig.
    Hinweis:
    Ein verknüpftes Dokument ist ein Dokumentdatensatz, der einem anderen Datensatz (Bewertung, Interaktion, Problem oder Aufgabe) zur Rückverfolgbarkeit und Berichterstellung zugeordnet ist. Durch die Verknüpfung wird eine formelle Beziehung erstellt, die die Lebenszyklusnachverfolgung unterstützt. Eine Referenz ist der Eintrag, der diesen Link darstellt, der auf der Registerkarte „Referenzen“ des Dokuments und in der Liste „Dokumente“ des zugehörigen Datensatzes angezeigt wird. Jede Referenz enthält Metadaten wie Datensatztyp und ID. Der Hauptunterschied besteht darin, dass die Verknüpfung die Aktion und eine Referenz das Ergebnis ist. Mehrere Verweise auf ein Dokument sind möglich, doppelte Verweise auf denselben Datensatz sind jedoch nicht zulässig.

    Alle Dokumentaktionen, einschließlich Uploads und Versionsupdates, werden zu Audit-Zwecken nachverfolgt. Audit-Protokolle sind für autorisierte Anwender zugänglich.

    Zusammenarbeit und Einblicke

    Alle Aktionen, einschließlich Genehmigungen und Ablehnungen, werden im Audit-Protokoll für Transparenz und Berichterstellung nachverfolgt. Sie können Dokumente anhand von Metadatenfeldern durchsuchen und Berichte zur Dokumentnutzung, zum Status und zu Beziehungen generieren. Filter umfassen Dokumenttyp, Risikokategorie, Ablaufdatum und Drittpartei-Zuordnung. Sie können Berichte zur Dokumentnutzung, zum Versionsverlauf und zu verknüpften Datensätzen mithilfe des Moduls „Berichte“ oder „Performance Analytics“ generieren.

    Berichtstypen können Folgendes umfassen:
    • Dokumentieren Sie den Bestandsbericht mit Metadaten und Versionsdetails.
    • Verknüpfungsbericht, der Dokumente anzeigt, die Bewertungen, Interaktionen und Aufgaben zugeordnet sind.
    • Audit-Bericht für Dokumentaktionen und Lebenszyklusereignisse.

    Now Assist-Dokumentkompetenzen

    Wenn Ihre Organisation DMS und verwendet Now Assist für TPRM, Sie können KI-gesteuerte Kompetenzen nutzen, um dokumentintensive Workflows zu optimieren. Diese Fähigkeiten reduzieren den manuellen Aufwand, verbessern die Genauigkeit und beschleunigen Risikoaufgaben. Now Assist Für Dokumentverwaltung Und Now Assist für TPRM Bieten Sie die folgenden Schlüsselkompetenzen an:

    • TPRM Problemzusammenfassung – komprimiert komplexe Drittpartei-Risikoprobleme in umsetzbaren Zusammenfassungen, sodass Risikoanalysten schneller überprüfen und reagieren können.

      Weitere Informationen finden Sie unter TPRM Problemzusammenfassungskompetenz.

    • Intelligente Dokumente: Fasst Risikomanagementdokumente zusammen und bietet schnelle F&A, wodurch manuelle Überprüfungen reduziert und die Sorgfaltspflicht beschleunigt wird.

      Weitere Informationen finden Sie unter Smart Documents Skill.

    • Informationen aus Dokumenten extrahieren: Verwendet KI, um bestimmte Datenpunkte (z. B. Risikoindikatoren, Compliance-Klauseln oder Vertragsbedingungen) aus großen Dokumenten abzurufen, wodurch die manuelle Überprüfungszeit reduziert und die Genauigkeit verbessert wird.

      Weitere Informationen finden Sie unter Now Assist extract information from documents.

    Weitere Informationen zu finden Now Assist Für Dokumentverwaltung Kompetenzen, siehe Explore Now Assist in Document Management.

    Einschränkungen

    • Externe Anwender können aufgrund von Einschränkungen keine Vorschau von Dokumenten anzeigen. Sie müssen Dokumente aus dem Portal herunterladen, um sie anzuzeigen.
    • Das Feld „Drittpartei“ ist beim Erstellen eines Dokuments optional. Wenn das Dokument jedoch einer Drittpartei zugeordnet ist, ist dieses Feld erforderlich. Für interne Dokumente ohne Drittparteizuordnung kann das Feld leer bleiben.
    • Die Erstellung und Versionsverwaltung von Dokumenten erfordert derzeit separate Schritte.