Erstellen Sie eine Dokumentversion

Verwenden Sie das Dokumentverwaltungssystem, um Dokumente im Drittpartei-Risikomanagement (TPRM) zu versionieren.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: sn_vdr_Risk_asmt.Vendor_Assessor

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Ein Dokument kann viele Versionen haben. Sie können diese Versionen als zugehörige Liste im Dokumentdatensatz anzeigen.

Der Begriff „Dokument“ bezieht sich auf den Containerdatensatz, der Dokumentinformationen wie Name, Beschreibung, Typ und andere Metadaten enthält. Der Dokumentdatensatz enthält zwar nicht die tatsächliche Dokumentdatei, enthält jedoch Versionen im Datensatz, die Sie öffnen, aktualisieren und nachverfolgen können.

Verwenden Sie das Anhangssymbol Dient zum Hinzufügen von Dokumenten zu einem Datensatz.

Alternativ können Sie den Link zu einem Dokument im Feld „URL“ angeben. Sie greifen dann auf die tatsächlichen Dokumente zu, indem Sie die Versionen in der zugehörigen Liste auswählen.

Prozedur

1. Navigieren zu Arbeitsbereiche > Vendor Management-Arbeitsbereich, Wählen Sie das Listensymbol aus ) Und navigieren Sie dann zu Alle Dokumente .
2. Wählen Sie den gewünschten Dokumentdatensatz und dann aus Versionen Registerkarte.
3. Wählen Sie Aus Neu Zum Hinzufügen einer Version.
4. Füllen Sie im Formular die Felder aus.

   Tabelle : 1. Erstellen Sie Neue Dokumente

   Feld	Beschreibung
   Dokument	Name des Dokuments.
   Dateityp	Dateityp des Dokuments. Sie können eine Datei anhängen oder eine URL einschließen.
   Versionsstatus	Der Status, in dem sich das Dokument befindet: Entwurf, Absenden, Überprüfen oder Abgeschlossen.
   Notizen	Alle Informationen im Zusammenhang mit der Datei.

5. Wählen Sie Aus Speichern Zum Speichern des Dokumentdatensatzes.

Nächste Maßnahme

Führen Sie nach dem Speichern des Dokumentdatensatzes die folgenden Aufgaben aus, um das Dokument-Setup abzuschließen:

• Definieren Sie, wer das Dokument mithilfe des Felds „Freigabeberechtigungen“ anzeigen, bearbeiten oder verwalten kann. Weitere Informationen finden Sie unter Definieren Sie Berechtigungen für die Dokumentfreigabe.
• Verknüpfen Sie Referenzen, indem Sie das Dokument relevanten Datensätzen wie Bewertungen, Interaktionen, Problemen oder Aufgaben zuordnen, um Rollup und Nachverfolgbarkeit zu ermöglichen. Weitere Informationen finden Sie unter Verknüpfen Sie Dokumente mit TPRM Datensatz.