Überprüfen Sie KI-extrahierte Metadaten und das Datum der Vertragserinnerung in Software-Asset-Arbeitsbereich

Verwenden Sie das Vertrags-Playbook, um die KI-extrahierten Metadaten und das Vertragserinnerungsdatum zu überprüfen und zu aktualisieren.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: sn_cm_gen_ai.ai_contract_fulfiller, sam_admin/sam_user, sn_cm_gen_ai.ai_contract_config und now_assist_panel_user

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Der agentische Workflow „Vertrags-Repository verwalten“ verwendet KI-Agents, um wichtige Metadaten aus unterzeichneten Verträgen zu extrahieren und das Datum der Vertragserinnerung zu berechnen. Die Metadaten werden basierend auf dem anwendbaren Anwendungsfall in der Kompetenz „Extraktion von Vertragsmetadaten“ extrahiert. Nachdem der Extraktionsprozess abgeschlossen ist, wird im Vertragsdatensatz eine Nachricht angezeigt, und eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link wird gesendet, um die extrahierten Metadaten zu überprüfen. Sobald Sie die extrahierten Metadaten überprüft und übermittelt haben, wird das Datum der Vertragserinnerung berechnet. Das Erinnerungsdatum wird basierend auf dem Enddatum des Vertrags, der Klausel für die automatische Verlängerung und der Kündigungsfrist für die Vertragsverlängerung oder -Kündigung berechnet.

Um Benachrichtigungen zu erhalten, wenn KI-Agenten die Metadatenextraktion abschließen, überprüfen Sie, ob Benachrichtigungen vom Administrator aktiviert sind. Weitere Informationen finden Sie unter Enable notifications for AI extracted metadata and obligations.

Prozedur

1. Navigieren zu Software-Asset-Arbeitsbereich > Lizenzvorgänge > Verträge > Softwareverträgean.
2. Öffnen Sie einen Vertragsdatensatz, für den Sie die extrahierten Metadaten überprüfen möchten.
3. Wählen Sie die Registerkarte Playbook aus.
4. Wählen Sie im Abschnitt extrahierte Metadaten die Option aus Überprüfen Sie Metadaten .
   Das hochgeladene unterzeichnete Vertragsdokument und die extrahierten Felder werden auf angezeigt Datensatz Registerkarte. Überprüfen Sie im Abschnitt Dokument-F&A alle extrahierten Informationen, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind.
5. Geben Sie den Wert in die extrahierten Felder ein, die leer sind.
6. Wahlweise: Aktualisieren Sie die extrahierten Informationen für die Felder mit falschen Informationen.
   1. Wählen Sie neben dem entsprechenden Feld das Symbol Bearbeiten aus .
   2. Nehmen Sie Ihre Updates nach Bedarf vor.
   3. Speichern Sie die Änderungen.
7. Wählen Sie Aus Übermitteln Und wählen Sie eine dieser Optionen in der Bestätigungsnachricht aus:
   • Wählen Sie aus, um Ihre Bestätigung zu markieren und mit der Extraktion der Vertragsmetadaten fortzufahren Bestätigen und übermitteln .
   • Wählen Sie aus, um die extrahierten Feldwerte zu überprüfen Überprüfen , Und wählen Sie dann aus Übermitteln Um mit der Extraktion der Vertragsmetadaten fortzufahren.
   Nachdem Sie die überprüften Felder bestätigt und übermittelt haben, wird eine Bestätigungsnachricht für die erfolgreiche Übermittlung der überprüften Vertragsmetadaten angezeigt. In Playbook Auf der Registerkarte wird im Abschnitt „extrahierte Metadaten“ der Status für die Metadatenextraktion als „Abgeschlossen“ angezeigt. Auf Details Registerkarte wird der extrahierte Feldwert aus dem unterzeichneten Vertragsdokument ausgefüllt.
8. Wahlweise: Wählen Sie aus Details Registerkarte und überprüfen Sie die extrahierten und im Vertragsformular ausgefüllten Feldwerte.
9. Wählen Sie die Registerkarte Playbook aus.
   Wenn das Vertragsenddatum verfügbar ist, wird das Playbook auf geöffnet Überprüfen Sie Vertragserinnerungen Schritt, in dem Sie das berechnete KI-Erinnerungsdatum überprüfen können.
10. Wahlweise: In Erinnerungsdatum Feld, ändern Sie bei Bedarf das Datum.
11. Wählen Sie Aus Als abgeschlossen markieren .
    Die Seite mit Empfängern der Vertragserinnerung wird geöffnet und zeigt die Liste der Anwender an, die bereits als Empfänger für die Vertragserinnerung konfiguriert sind.
12. Konfigurieren Sie die Empfängerliste.
    • Um einen Anwender hinzuzufügen, wählen Sie aus Hinzufügen Und geben Sie dann den Anwendernamen in das Fenster Empfänger hinzufügen ein.
    • Um einen Anwender zu entfernen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen, das dem Anwendernamen entspricht, und wählen Sie dann Entfernen aus.
      Hinweis:

      Sie müssen mindestens einen Anwender als Empfänger hinzufügen.
13. Wählen Sie Aus Als abgeschlossen markieren .

Ergebnisse

• Die extrahierten und überprüften Metadaten werden den zugeordneten Feldern im Softwarevertrag hinzugefügt.
• Das Datum der Vertragserinnerung wird gespeichert, und der konfigurierte Empfänger erhält am angegebenen Datum eine Benachrichtigung, um ihn an bevorstehende Vertragsverlängerungs- oder Kündigungsaktionen zu erinnern.