Verwenden von Dokumentenmanagement

Verwenden Sie Dokumentverwaltung, um Dokumente einfach hochzuladen, abzurufen, freizugeben, zu veröffentlichen und zu löschen.

• Dokumenten-Repository
  In der Anwendung Dokumentverwaltung können Sie Dokumente im Dokumenten-Repository erstellen, anzeigen, aktualisieren und freigeben. Wenn neue Dokumente erstellt werden, werden sie in einem Datensatz mit Metadaten wie Name, Beschreibung, Typ usw. platziert. Der Datensatz enthält alle Versionen des Dokuments, sodass Sie die Dokumente nachverfolgen und aktualisieren können.
• Dokumentgenehmigung und Veröffentlichungsprozess
  Ein Überprüfer genehmigt das Dokument oder lehnt es ab. Ein Dokument kann mehrere Überprüfer haben. Während des Genehmigungsprozesses wird das Dokument vom Genehmiger genehmigt oder abgelehnt. Ein Dokument durchläuft den Genehmigungsprozess nach dem Überprüfungsprozess. Ein Dokument wird nach dem Überprüfungs- und Genehmigungsprozess veröffentlicht.
• Digitale Signatur für PDF-Dokumente mit CAC- oder PIV-Smartcards
  Verwenden Sie digitale Signaturen, um die Dokumentunterzeichnung nahtlos zu gestalten und manuelle Eingriffe zu vermeiden, indem Sie Ihre Smartcard für die Personal Identity Verification (PIV) oder Common Access Card (CAC) verwenden.
• Dokumentreferenzen
  Referenzen werden zum Verknüpfen eines Dokumentdatensatzes mit anderen Datensätzen verwendet, bei denen es sich um eine andere Tabelle oder ein anderer Datensatz auf der Plattform handeln kann.
• Dokumente werden mit einem übergeordneten Datensatz verknüpft
  Dokumente können mit Datensätzen verknüpft werden, die als „übergeordnete Datensätze“ bezeichnet werden. Sie können eine Dokumentversion erstellen und über einen übergeordneten Datensatz darauf verweisen. Sie können Dokumentreferenzen auch im übergeordneten Datensatz anzeigen, bearbeiten, herunterladen oder löschen.
• Dokumentverwaltung-Listen
  Listen sind eine Sammlung von Vorlagendokumenten, mit denen Sie Dokumente erstellen können, die mit anderen Zieldatensätzen verknüpft sind. Nur Benutzer mit der Administratorrolle können auf Listen zugreifen.
• Dokumentanhänge in einem Aktivitätenstrom
  Fügen Sie Dokumente in Aktivitätenströmen ein, um Aktualisierungen für angehängte Dokumente in jeden Datensatz aufzunehmen und nachzuverfolgen.
• Schwärzen Sie vertrauliche Daten in Dokumenten
  Maskieren Sie vertrauliche Inhalte oder Daten manuell in Ihren PDF-Dokumenten. Die Datenschwärzung ist in konfigurierbaren Arbeitsbereichen verfügbar.
• Integration von Document Management mit externen Inhaltsanbietern
  Integrieren Sie Dokumentverwaltung mit externen Cloud-Anbietern, um Dokumente für Core-UIzu bearbeiten, freizugeben und zusammenzuarbeiten.