Komponenten, die mit der Mitarbeiterdokumentverwaltung installiert sind
Mehrere Arten von Komponenten werden mit der Aktivierung des Plugins „Mitarbeiterdokumentverwaltung“ [com.sn_employee_document_management] installiert, einschließlich Tabellen, Anwenderrollen und geplanter Aufgaben.
Hinweis:
In der Tabelle „Anwendungsdateien“ sind die mit dieser Anwendung installierten Komponenten aufgeführt. Anweisungen für den Zugriff auf diese Tabelle finden Sie unter Komponenten finden, die mit dieser Anwendung installiert wurden.
Für diese Funktion sind Demodaten verfügbar.
Hinweis:
Das Plugin „Mitarbeiterdokumentverwaltung“ [com.sn_employee_document_management] aktiviert die sn_hr_ef.min_admin_count-Systemeigenschaft [sys_properties.list]. Diese Eigenschaft verhindert, dass Sie Ihren einzigen Administratoranwender für Mitarbeiterdokumentverwaltung löschen, indem eine Mindestanzahl (Standard ist zwei) aktiver Anwender mit dieser Rolle erforderlich ist.
Dokumentverwaltungsrollen und Beschreibungen
| Rollentitel [Name] | Beschreibung | Enthält Rollen |
|---|---|---|
| EF-Administrator [sn_HR_ef.admin] |
Hat vollständige Kontrolle über die Anwendung „Mitarbeiterdokumentmanagement“. Kann:
|
|
| Leser Für Mitarbeiterdokumentverwaltung [sn_hr_ef.document_reader] |
Kann:
|
Keine |
| Mitarbeiter-Dokumentmanagement-Verfasser [sn_hr_ef.document_writer] |
Kann:
Hinweis: Fügen Sie diese Rolle der Registerkarte Schreibzugriff in der Sicherheitsrichtlinie des Mitarbeiterdokuments hinzu. Weitere Informationen finden Sie unter Fügen Sie Dokumentsicherheitsrichtlinien hinzu, oder ändern Sie sie. |
Leser für Mitarbeiterdokumentmanagement [sn_hr_ef.document_reader] |
| Mitarbeiter-Dokumentverwaltung – Verfasser Für Rechtliche Aufbewahrungspflicht [sn_hr_ef.legal_hold_writer] |
Kann:
|
Keine |
| Manager Für Mitarbeiterdokumentmanagement [sn_HR_ef.Manager] |
Kann:
|
|
| Dokumentimport [sn_hr_ef.document_import] |
Gewährt Zugriff auf die Tabelle und den Prozess-Flow für den Massenimport von Mitarbeiterdokumentbereitstellungen [sn_hr_ef_import_staging] für Mitarbeiter-Dokumentmanagement. | Keine |
Geplante Aufgaben für Dokumentverwaltung
| Geplante Aufgabe | Beschreibung |
|---|---|
| Bereinigen Sie inaktive Mitarbeiterdokumente | Löscht hochgeladene, aber nicht übermittelte Mitarbeiterdokumente. |
| EF-Massenimport aus Bereitstellung – stündlich | Verarbeitet bis zu 100 Importbereitstellungsdatensätze im Status „bereit“. Führt den Erfassungsschritt aus, um die Anhänge hochzuladen und ein Mitarbeiterdokument zu erstellen. Dieser Auftrag erfasst 100 Datensätze pro Konfiguration. Dieser Auftrag greift zuerst die ältesten Konfigurationen auf, unabhängig von der Anzahl der zugeordneten Bereitstellungsdatensätze. Zum Beispiel:
|
| Löschen Sie Mitarbeiterdokumente | Dieser Auftrag löscht Mitarbeiterdokumente, die als zum Löschen berechtigt gekennzeichnet sind. |
| Tägliche Aufgabe „Benachrichtigung Löschen“ | Bestimmt, welche Dokumente basierend auf der Sicherheitsrichtlinie eine Benachrichtigung oder Autorisierung zum Löschen erfordern. Dieser Auftrag sendet eine E-Mail mit einem Link zur Liste der Dokumente an alle Mitglieder der zugewiesenen Gruppe. |
| Aktualisieren Sie die Löschdaten für Mitarbeiterdokumente | Dieser Auftrag stellt sicher, dass Mitarbeiterdokumente, die seit der letzten Ausführung einen geänderten Aufbewahrungszeitraum haben, kein Dokument bereinigen. Diese geplante Aufgabe arbeitet mit der Eigenschaft „sn_hr_ef.purge_stride_length“ zusammen, um zu bestimmen, welche Mitarbeiterdokumente für einen Anwender-[sys_user]-Datensatz neu berechnet werden. |
Hinweis:
Die geplanten Aufgaben für das Mitarbeiterdokumentmanagement werden standardmäßig täglich ausgeführt. Informationen zum Ändern der Ausführung einer geplanten Aufgabe finden Sie unter Standardzeitpläne .
Dokumentverwaltungstabellen und Beschreibungen
| Tabelle | Beschreibung |
|---|---|
| Anhangsnachverfolgung [sn_hr_ef_attachment_tracking] |
Verfolgt kopierte Anhänge zum Löschen. Wird auch für Anhänge verwendet, die aus einer HR-Aufgabe in einen HR-Fall kopiert werden. |
| Dokumenttyp [sn_hr_ef_document_type] |
Datensätze zu Kategorisierung von Mitarbeiterdokumenten, Zugriff, Aufbewahrungsrichtlinie und gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. |
| Mitarbeiterdokument [sn_hr_ef_employee_document] |
Datensätze zu einem Mitarbeiterdokument, Dokumenttyp, Löschsperre, Löschdatum, Mitarbeiter, Tags, Größe, Format, Erstellungsdatum und erstellt von. |
| Mitarbeiterdokument – Bereitstellung sn_hr_ef_import_staging |
Enthält Informationen zu Mitarbeiterdokumenten aus Ihrem Quell-Repository. Diese Informationen sind Elementen zugeordnet, die für den Import in das Mitarbeiterdokumentmanagement erforderlich sind. |
| Gesetzliche Aufbewahrungspflicht [sn_hr_ef_legal_hold] |
Datensätze über gesetzliche Aufbewahrungspflicht, die entweder in einem Dokumenttyp oder einem HR-Profil platziert wurde. |
| Protokoll löschen [sn_hr_ef_purge_log] |
Konfigurierbar durch die Eigenschaften von Mitarbeiterdokumenten. Bestimmt, welche Felder in den Löschprotokollen angezeigt werden. |
| Aufbewahrungszeitraum [sn_hr_ef_retention_period] |
Datensätze zu Aufbewahrungszeiträumen, einschließlich Datums-Offsettyp, Einheiten und Menge. |
| Aufbewahrungsrichtlinie [sn_hr_ef_retention_policy] |
Datensätze zu Aufbewahrungsrichtlinien, einschließlich Bedingungen, für die die Richtlinie gilt, Aufbewahrungszeitraum und erstellt von. |
| Sicherheitsrichtlinie [sn_hr_ef_security_policy] |
Datensätze zu Sicherheitsrichtlinien, einschließlich Kompetenzzentrum, Löschautorisierung, Gruppen, Rollen und erstellt von. |
| Sicherheitsrichtlinie des Dokumenttyps [sn_hr_ef_m2m_doc_type_sec_policy] |
Ordnet Sicherheitsrichtlinien einem Dokumenttyp zu. |