Erstellen oder fordern Sie ein neues Dokument an

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 2 Minuten Lesedauer

    • Sobald ein Administrator Parameter für die Anwendung „verwaltete Dokumente“ festgelegt hat, können Sie neue Dokumente erstellen oder anfordern.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: Document_Management_admin

    oder

    Erforderliche Rolle: Document_Management_user

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Verwaltete Dokukmente > Neu erstellenan.
    2. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
      Tabelle : 1. Neue Dokumentfelder
      Feld Eingabewert
      Nummer Eine Identifizierungsnummer für das Dokument. Automatisch mit Nummernverwaltung generiert.
      Name Ein Name für das Dokument. Beachten Sie, dass der Name für das Dokument mit anderen Benennungskomponenten kombiniert wird (wie von definiert) Namensformat ), um die Namen für jede Dokumentüberarbeitung zu erstellen.
      Angefordert von Die Person, die die Erstellung oder Aktualisierung des Dokuments anfordert.
      Eigentümer Der Genehmiger der Dokumentanforderung. Außerdem verantwortlich für die Festlegung des Abschlussdatums mit anfordernden Personen und Autoren.
      Überprüfer Der oder die Anwender, die das Dokument überprüfen und Besitzern und Autoren Feedback geben.
      Abteilung Die für das Dokument verantwortliche Abteilung.
      Typ Der Zweck des Dokuments. Dies ist eine Auswahlliste, die von abgeleitet ist Geben Sie Parameter ein .
      Klassifizierung Die Dokumentklassifizierung basierend auf Sicherheit, Zielgruppe und Vertraulichkeit. Dies ist eine Auswahlliste, die von abgeleitet ist Klassifizierungsparameter .
      Hinweis:
      Dies steuert keine Funktionalität.
      Zielgruppe Die Dokumentleser, z. B. extern oder intern. Dies ist eine Auswahlliste, die von abgeleitet ist Zielgruppenparameter .
      Hinweis:
      Dies steuert keine Funktionalität.
      Status Der aktuelle Status des Dokuments im Bearbeitungs- und Veröffentlichungsprozess.
      Ausgecheckt von Der Anwender, der das Dokument derzeit ausgecheckt hat.
      Beschreibung Eine kurze Beschreibung des Dokuments.
      Überarbeitungseinstellungen
      Namensformat Das Format für den Namen jeder einzelnen Überarbeitung des Dokuments. Weitere Informationen finden Sie unter Namensformat .
      Überarbeitungsformat Eine Auswahl zwischen dem zweistelligen (0.x) oder dem dreistelligen (0,0.x) Überarbeitungsformat.
      Überarbeitungsnummer automatisch erhöhen Wenn diese Option ausgewählt ist, wird die Überarbeitungsnummer bei jeder Überarbeitung des Dokuments automatisch erhöht.

      Die Anwenderberechtigungen Die zugehörige Liste bestimmt, welche Anwender Rechte zum Anzeigen und Beitragen zum Dokument haben:

      Tabelle : 2. Anwenderberechtigungen
      Feld Eingabewert
      Anwender Ein Verweis auf einen Anwender, der zum Lesen berechtigt ist, aber nicht zu einem Dokument beiträgt.
      Typ Eine Auswahlliste, die beschreibt, wie der Anwender mit dem Dokument interagieren kann. Die Optionen sind:
      • Leser: Der Anwender kann die Dokumentversionen lesen.
      • Editor: Der Anwender kann neue Versionen hochladen.
      • Besitzer: Der Anwender kann das Dokument bearbeiten.

      Die Gruppenberechtigungen Die zugehörige Liste bestimmt, welche Gruppen Rechte zum Anzeigen und Mitwirken am Dokument haben:

      Tabelle : 3. Gruppenberechtigungen
      Feld Eingabewert
      Gruppe Ein Verweis auf eine Gruppe von Anwendern, die berechtigt sind, das Dokument zu lesen und daran mitzuwirken.
      Typ Eine Auswahlliste, die beschreibt, wie Gruppenmitglieder mit dem Dokument interagieren können. Die Optionen sind:
      • Leser: Gruppenmitglieder können die Dokumentversionen lesen.
      • Editor: Gruppenmitglieder können neue Versionen hochladen.
      • Besitzer: Gruppenmitglieder können das Dokument bearbeiten.