Verwaltete Dokukmente

Verwenden Sie die ServiceNow®-Applikation „Managed Documents“ zur Steuerung elektronischer Dokumente in Ihrer Instanz.

Nachdem der Administrator Parameter festgelegt und das Knowledge Document-Plugin installiert hat, können Dokumente den Zyklus verwalteter Dokumente durchlaufen.

Wichtig:

Von Yokohama Die Workflows wurden konfiguriert und standardisiert, um der neuen Workflow- und Design-Experience zu folgen.

Bestandskunden können veraltete OOB-Workflows weiterhin verwenden, aber ServiceNow Empfiehlt die Übernahme der neuen OOB-Flows. Anwenderdefinierte Workflows werden weiterhin unterstützt, während anwenderdefinierte OOB-Workflows veraltet sind, mit einer Empfehlung, zu neuen Flows zu wechseln. Kunden können jedoch auch Workflows erstellen ServiceNow Empfiehlt die Verwendung von Flows für neue Anforderungen.

• Managed Documents – Funktionen
  Managed Documents ist eine einfache, ITIL-basierte Lösung zum Erstellen und Verwalten elektronischer Dokumente in Ihrer Instanz.
• Managed Documents-Plugin
  Diese Seite beschreibt die Applikationen und Module, die Struktur von Datenbanktabellen sowie Skripts und Rollen.
• Plugin „Wissensdokument“
  Das Plugin „Wissensdokument“ erweitert das Plugin „verwaltete Dokumente“, indem es die Funktionalität für verwaltete Dokumente bereitstellt, die in der Knowledge Base veröffentlicht werden sollen.
• Dokument erstellen
  Nachdem die Managed Documents-Parameter vom Administrator festgelegt wurden, können Dokumente erstellt, angefordert, ausgecheckt, bearbeitet, eingecheckt, kopiert und gegebenenfalls auf eine frühere Version zurückgesetzt werden.
• Erstellen Sie einen neuen verwalteten Dokumentdatensatz
  Konfigurieren Sie die Eigenschaften und Richtlinien für ein verwaltetes Dokument.
• Dokumente nach Vornahme von Änderungen einchecken
  Nachdem Sie Änderungen an einem Dokument vorgenommen haben, checken Sie das überarbeitete Dokument in Managed Documents ein.
• Dokumente zum Vornehmen von Änderungen auschecken
  Nachdem ein Dokument einem verwalteten Dokumentdatensatz hinzugefügt wurde, checken Sie die Datei aus, um Änderungen vorzunehmen. Beim Ein- und Auschecken von Dokumenten werden Dokumentänderungen aufgezeichnet und sichergestellt, dass nur jeweils eine Person das Dokument bearbeitet.
• Dokumente in Managed Documents veröffentlichen
  Nachdem das Dokument überprüft und genehmigt wurde, veröffentlichen Sie es in Managed Documents.
• Dokumente zur Überprüfung und Genehmigung senden
  Wenn ein Dokument fertig ist, versenden Sie es zur Überprüfung und Genehmigung. Wenn im Dokumentdatensatz kein Überprüfer oder Genehmiger angegeben ist, wird das Dokument direkt in die Veröffentlichungsphase verschoben.
• Laden Sie ein Dokument als Anhang hoch
  Fügen Sie nach dem Erstellen eines Dokumentdatensatzes das Dokument als Anlage zum Datensatz hinzu.