Managed Documents – Funktionen

Managed Documents ist eine einfache, ITIL-basierte Lösung zum Erstellen und Verwalten elektronischer Dokumente in Ihrer Instanz.

Diese Applikation fügt jedem Dokument eine Steuerungsebene hinzu, indem Optionen für Workflow, Speicher, Sicherheit und Kategorisierung bereitgestellt werden. Sie kann für eine Vielzahl interner Dokumente verwendet werden, z. B. Richtlinien und Verfahren, Compliance-Dokumentation und Wissensartikel. Durch die Integration in die Instanz bietet Managed Documents eine nahtlose Alternative zu Systemen von Drittanbietern.

Tabelle : 1. Features

Feature	Beschreibung
Einchecken/Auschecken	Verfolgung von Überarbeitungen, Genehmigungsverlauf und automatisierte Benachrichtigungen für Genehmiger und Überprüfer. Nützlich für Compliance- und Risikoautoren, Richtlinien- und Verfahrensersteller sowie Vertragsadministratoren.
Kategorisierung	Klassifizierung von Dokumenten für Organisation und Suche.
Zugriffssteuerung	Freigabe von Dokumenten für ausgewählte Benutzer.
Überarbeitungskontrolle	Verfolgung von Änderungen an Dokumenten.
Digitale Signatur zur Genehmigung	Integration in das Plugin „Approval with E-Signature“.
Workflow	Unterstützung der konsistenten Inhaltsüberprüfung und -genehmigung.
Sicherheit	Verwendung strenger Sicherheitseinstellungen.

• Managed Documents – Konzepte
  Die folgenden Konzepte erläutern Managed Documents: verwaltetes Dokument, Dokumentsammlung, Dokumentüberarbeitungen und Dokumentparameter.
• Dokument-Workflow Wird Definiert
  Im Basissystem verwenden alle verwalteten Dokumente den Managed Documents-Workflow, nachdem das Kontrollkästchen Aktiv aktiviert wurde.
• Dokumentparameter definieren
  Vor der Verwendung der Applikation „Managed Documents“ muss der Benutzer mit der Rolle document_management_admin die Parameter festlegen, die die Art der Dokumente definieren, die mit der Applikation verwaltet werden sollen. Managed Documents bietet sowohl grundlegende als auch benutzerdefinierte Parameteroptionen.
• Domänentrennung und verwaltete Dokumente
  Domänentrennung wird in verwalteten Dokumenten nicht unterstützt. Mit der Domain Separation können Sie Daten, Prozesse und Verwaltungsaufgaben in logische Gruppierungen, sogenannte Domänen, aufteilen. Sie können verschiedene Aspekte dieser Trennung steuern, einschließlich der Benutzer, die Daten sehen und darauf zugreifen können.