Créer une demande sur Coupa via l'application Approvisionnement

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 5 minutes de lecture

    • Créez des demandes de logiciels directement sur Coupa via l'application ServiceNow Approvisionnement pour acheter des logiciels.

    Avant de commencer

    Pour créer une demande sur Coupa via l'application ServiceNow Approvisionnement, vous devez effectuer les tâches suivantes.

    • Créez et publiez un profil d'intégration Coupa. Pour en savoir plus, consultez Créer un profil d'intégration Coupa.
    • Assurez-vous que le bon de commande que vous créez comporte au moins une ligne de bon de commande, et que toutes les lignes de bon de commande concernent des produits logiciels.
    • Synchronisez les types de données de référence sur les applications ServiceNow Approvisionnement et Coupa. Pour plus d'informations, consultez Synchronisation des données de référence.

    Si toutes ces conditions sont remplies, vous pouvez créer une demande dans Coupa.

    Si les conditions ne sont pas remplies, les demandes ne sont pas créées sur Coupa et le flux d'approvisionnement hérité se poursuit sur l'application Approvisionnement.

    Rôle requis : sam_admin et procurement_integrator
    Remarque :
    Le rôle procurement_integrator est ajouté au rôle sam_admin. Le rôle procurement_integrator permet à l'administrateur de SAM de visualiser les connexions et les alias.

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Vous pouvez créer une demande sur Coupa en suivant les méthodes ci-dessous :
    Les types de demandes sont les suivants :
    • Demande catalogue : demande créée pour un élément déjà présent dans l'application d'achat externe.
    • Demande hors catalogue : demande créée pour un élément qui ne figure pas dans le catalogue de produits de l'organisation.
    Pour en savoir plus sur la création d'un bon de commande, consultez Créer un bon de commande.

    Procédure

    1. Accédez à Tout > Approvisionnement > Commandes > Bons de commande.
    2. Sélectionnez Nouveau.
    3. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Champs de bon de commande
      Champ Description
      Numéro Numéro unique identifiant le bon de commande.
      Date d’échéance Date à laquelle le Coût total du bon de commande doit être payé.
      Fournisseur Fournisseur au profit de qui le bon de commande a été émis.
      Envoyer à Entrepôt vers lequel les éléments du bon de commande doivent être expédiés.
      Remarque :
      Ce champ est obligatoire, mais n'a pas d'incidence sur la création de demandes d'achat de logiciels sur Coupa.
      Date du bon de commande Date à laquelle le bon de commande a été créé.
      Statut État du bon de commande : Annulé, Commandé, Reçu, Demandé ou Suspendu.
      Affecté à Utilisateur à qui le bon de commande est affecté.
      Facturer à Emplacement responsable du paiement du Coût total du bon de commande.
      Brève description Courte description du bon de commande.
      Section Généralités
      Envoi Mode de livraison à utiliser pour l'expédition des éléments du bon de commande.
      Conditions Modalités de paiement du bon de commande : Crédit, Net à 30 jours ou Net à 90 jours.
      Coût de l’envoi Montant à payer pour le mode de livraison spécifié dans le champ Expédition.
      Coût total Somme de tous les coûts relatifs aux éléments du bon de commande et des frais d'expédition.
      Description Description complète du contenu du bon de commande.
      Section Détails
      Demande initiale Numéro d'enregistrement de la demande concernant les éléments qui figurent sur le bon de commande.
      Demandés par Utilisateur à l'origine de la demande des éléments qui figurent sur le bon de commande.
      Remarque :

      L'ID d'e-mail ou l'adresse e-mail de l'utilisateur à l'origine de la demande d'éléments sur le bon de commande doit être identique pour les applications Coupa et ServiceNow ServiceNow.
      Demandé Date à laquelle l'utilisateur désigné dans le champ Demandés par a demandé les éléments qui figurent sur le bon de commande.
      Commandé Date et heure auxquelles l'utilisateur a cliqué sur le bouton Commander sur le formulaire de bon de commande.
      Livraison prévue Date à laquelle les éléments associés au bon de commande doivent arriver dans l'entrepôt identifié dans le champ Envoyer à. Ce champ n'est pas modifiable lorsque le bon de commande affiche un état Reçu ou Annulé. (Pour plus d'informations sur ce champ, consultez la rubrique Date de livraison prévue des bons de commande.)
      Reçu Date et heure auxquelles l'état du bon de commande a basculé sur Reçu.
      Contrat Numéro d'enregistrement du contrat avec le fournisseur auprès de qui les éléments du bon de commande sont commandés.
      Département Département responsable du paiement du bon de commande.
      Numéro de budget Numéro de budget associé au bon de commande.
      Compte fournisseur Compte fournisseur associé au bon de commande.
    4. Cliquez avec le bouton droit sur le formulaire et sélectionnez Enregistrer.
      Vous pouvez ajouter des éléments de ligne de bon de commande pour spécifier ce que vous commandez à ce fournisseur. Pour en savoir plus sur la création d'un élément de ligne de bon de commande, consultez Créer un élément de ligne de bon de commande. Une ligne de demande est créée avec un ID unique dans Coupa.
    5. Une fois que vous avez ajouté au moins un élément de ligne de bon de commande, sélectionnez Order (Commander).
      Un ID de demande s'affiche sur votre bon de commande et les ID de ligne de demande correspondants apparaissent sur vos lignes de bon de commande.
      Remarque :
      Attendez un peu, puis rechargez le formulaire de bon de commande pour voir les ID ou les erreurs générés.

    Résultats

    Lorsque l'état du bon de commande passe à Reçu sur Coupa, les activités suivantes se produisent :
    • Les actifs et les bordereaux de réception sont créés et le numéro du bon de commande apparaît sur le formulaire Bon de commande.
    • L'application Gestion des actifs - Approvisionnement Integration génère automatiquement des autorisations.
    • À la réception des actifs, le travail planifié ITAM - Sync Coupa purchase orders crée un bordereau de réception et des lignes de bordereau de réception dans l'application ServiceNow Approvisionnement. Ce travail extrait également les champs Coupa tels que Numéro de pièce du fabricant, État et Quantité reçue. Les valeurs renvoyées par Coupa via les transactions de réception sont utilisées pour renseigner les autorisations créées. Toutefois, si ces valeurs ne sont pas disponibles sur les bordereaux de réception, l'application Gestion des actifs - Approvisionnement Integration utilise les valeurs renseignées sur le bon de commande de l'application Approvisionnement.
    • En cas d'anomalie sur le bon de commande, Gestion des actifs - Approvisionnement Integration génère des erreurs d'importation d'autorisations. Vous pouvez visualiser les erreurs en sélectionnant l'onglet Entitlement Import Errors (Erreurs d'importation d'autorisations) sous un bon de commande, un élément de ligne de bon de commande et une ligne de bordereau de réception.