Importer un document Word dans une base de connaissances à l’aide de Gestion des connaissances v3

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 4 minutes de lecture

    • Importez un document Microsoft Word à l’aide de la page d’accueil de Gestion des connaissances v3 pour créer un article de la base de connaissances.

    Avant de commencer

    Vous devez disposer d’un accès de contribution à au moins une base de connaissances active.
    Remarque :

    À partir de la version Washington DC, la page d'accueil de Gestion des connaissances v3 (com.snc.knowledge3) ne sera plus disponible dans la future version Y. Elle est remplacée par Gestion des connaissances Portail de services (com.snc.knowledge_serviceportal), qui est actif par défaut pour les clients disposant de Madrid et de versions ultérieures. Pour plus d'informations sur la nouvelle expérience, consultez la rubrique Fonctionnalités de la page d’accueil du portail de services Gestion des connaissances.

    Le bouton Importer des articles n’apparaît pas dans les conditions suivantes :

    • Le module Importer des articles est disponible dans le navigateur d’application.
      Remarque :
      À partir de Madrid, la fonctionnalité d’importation d’un document Word est activée par défaut et le module d’importation d’articles s’affiche dans le navigateur d’application. La fonctionnalité d’importation d’un document Word n’est pas activée automatiquement pour les clients existants qui peuvent continuer à utiliser l’option Importer des articles sur la page Gestion des connaissances v3. Pour plus d'informations, consultez Importer un document Word dans une base de connaissances.
    • Vous ne pouvez contribuer à aucune base de connaissances.
    Remarque :
    Un administrateur peut contrôler la visibilité du bouton Importer des articles en définissant l’autre propriété de connaissances Masquer la fonctionnalité « Importation » (bouton et glisser-déplacer) pour tous les utilisateurs (glide.knowman.import.hide_import_functionality) sur vrai.

    Rôle requis : aucun

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Vous pouvez importer des documents Microsoft Word dans les formats de fichier .doc et .docx.
    Remarque :
    L’extension du fichier doit être en minuscules.

    Lorsque vous importez un document, le contenu textuel du document est utilisé pour créer l’article de la base de connaissances. Les articles prennent en charge toutes les fonctions d’édition prises en charge par l’éditeur TinyMCE. Tous les contenus HTML pris en charge par TinyMCE, tels que les tableaux, les listes et les liens, ainsi que les styles tels que le gras et l’italique, sont conservés. Les images du document sont ajoutées en tant que pièces jointes à l’article de la base de connaissances et incorporées dans le corps de l’article.

    Remarque :

    Vous pouvez importer plusieurs fichiers à la fois. Fermer le navigateur ou naviguer annule tous les chargements en cours, mais ne supprime pas les articles créés à partir des importations terminées.

    Vous ne pouvez pas importer de documents dans la base de connaissances à partir d’équipements mobiles.

    Les styles et éléments suivants sont conservés lors de l’importation d’un fichier .doc ou .docx dans une base de connaissances. Les styles et les éléments qui ne figurent pas dans cette liste peuvent ne pas être conservés lors de l’importation d’un document.
    • Titres
    • En-têtes
      Remarque :
      Seuls les paramètres d’en-tête par défaut sont pris en charge. Les numéros ne sont pas importés pour toutes les vedettes et sous-positions comportant des numéros.
    • Images
      Remarque :
      Les images peuvent ne pas être alignées exactement comme dans le document Word que vous importez.
    • Liens
      Remarque :
      Les liens sont conservés uniquement pour les documents au format .docx.
    • Texte en gras
    • Texte en italique
    • Texte souligné
    • Listes ordonnées et non triées
      Remarque :
      Après l’importation, les puces d’une liste non ordonnée sont remplacées par des points.
    • Tables
      Remarque :
      Seuls les paramètres d’en-tête par défaut sont pris en charge. Les styles d’en-tête personnalisés sont importés à l’aide des paramètres par défaut de ces styles. Le style et les bordures des tableaux ne sont pas pris en charge.

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Libre-service > Base de connaissances.
    2. Sélectionnez un ou plusieurs fichiers de document et faites-les glisser vers la page d’accueil de la base de connaissances.
    3. Sélectionnez la base de connaissances à laquelle ajouter le nouvel article.
      Vous pouvez sélectionner uniquement les bases de connaissances auxquelles vous pouvez contribuer.
    4. Facultatif : Sélectionnez une catégorie dans cette base de connaissances.
      Remarque :
      Utilisez le sélecteur de catégorie pour ajouter une catégorie. Le sélecteur ne fait pas de différence entre les différents niveaux de catégorie. Vous pouvez sélectionner une catégorie ou une sous-catégorie et l’ajouter au champ Catégorie .
    5. Facultatif : Cochez la case Publier pour démarrer le workflow de publication de chaque article importé immédiatement après la fin de l’importation.
      Cette case à cocher ne s’applique que lors de l’importation dans des bases de connaissances v3 et uniquement si la case à cocher Afficher la publication de la propriété contextuelle d’importation de connaissances est définie sur Oui dans le formulaire des propriétés de Gestion des connaissances. Vous ne pouvez pas publier automatiquement des articles importés dans les bases de connaissances v2.

      Les articles v2 de la base de connaissances passent à l’état Brouillon . Les articles v3 de la base de connaissances passent à l’état Révision ou Publié , selon le workflow joint à la base de connaissances (Approbation, Publication ou Publication instantanée).

    6. Sélectionnez Importer.

      Un nouvel article est créé dans la base de connaissances et la catégorie sélectionnées à l’aide du contenu du document chargé. Si vous avez téléchargé plusieurs documents, un article est créé pour chacun. Si vous utilisez l’internationalisation des connaissances, la langue du nouvel article est définie sur la langue système actuellement sélectionnée.

      Une fois le téléchargement terminé, une fenêtre contextuelle apparaît affichant le nombre et une brève description des articles nouvellement créés. Cliquez sur un article pour afficher l’enregistrement complet.

      Si des erreurs se produisent pendant le chargement, une fenêtre contextuelle apparaît pour afficher l’erreur.