Créer une déclaration narrative sur le stockage à distance

Créez une divulgation narrative pour votre organisation et stockez-la sur un ESG Management stockage distant tel que Microsoft SharePoint. Les divulgations peuvent être de plusieurs types tels que le rapport ESG, le rapport annuel, etc.

Avant de commencer

Assurez-vous de suivre la procédure pour intégrer l’instance ServiceNow® et Microsoft OneDrive. Reportez-vous à l’article Setup Microsoft OneDrive for Document ServicesMicrosoft SharePoint [KB1646310] et Connexion à celui-ci dans la Now Support base de connaissances.

Rôle requis : sn_esg.reporting_disclosure_manager ou sn_esg.program_manager

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Lorsque vous créez une divulgation, vous pouvez spécifier si vous souhaitez l’enregistrer sur votre système local ou sur un stockage distant tel que Microsoft SharePoint. La divulgation créée sert de document primaire. Cette procédure fournit les instructions pour créer une divulgation narrative sur le stockage distant.

Remarque :

Après avoir créé une divulgation, vous ne devez pas utiliser Ctrl+A et supprimer pour supprimer le contenu du document de divulgation. Si cela est fait, les mesures associées au document ne seront pas supprimées et seront suivies. Assurez-vous que l’ID de document des propriétés personnalisées et le numéro de divulgation ne sont pas mis à jour ou supprimés après la création du document de divulgation.

Procédure

1. Accédez à la Tout > Environmental, Social, and Governance > Espace de travail ESG > Listes > Divulgations > Déclarations narratives.
2. Sélectionnez Nouveau.
3. Renseignez les champs du formulaire.

   Tableau 1. Formulaire Nouvelle divulgation

   Champ	Description
   Numéro	Numéro d'identification de la divulgation. Ce champ est automatiquement défini.
   État	État de la divulgation. Ce champ est automatiquement défini sur Brouillon.
   Nom	Nom de la divulgation.
   Description	Description de la divulgation.
   Type	Type de divulgation. Les choix sont les suivants : Rapport annuel Rapport ESG Règlementation et cadre de travail Demande d’informations Évaluations et indices Questionnaire à l'intention des fournisseurs Autrui Remarque : Si un modèle est disponible, le document de divulgation est créé en fonction du modèle. Sinon, un document vide est créé.
   Propriétaire	Utilisateur responsable de déplacer la divulgation vers différents états et d’effectuer des actions telles que la synchronisation de la divulgation. Remarque : Seuls les utilisateurs ayant le rôle sn_esg.reporting_disclosure_manager peuvent être sélectionnés dans ce champ.
   Charger vers le stockage distant	Option permettant de décider si la divulgation doit être stockée sur un stockage distant tel que Microsoft SharePoint. Si cette option est sélectionnée, la section Stockage à distance s’affiche sur le formulaire.
   Classification des données	Classification des informations de divulgation. Les choix sont les suivants : Public : détermine si la divulgation sera rendue publique. Privé : détermine si la divulgation doit rester privée.
   Approbateurs	Utilisateurs qui doivent approuver la divulgation. Remarque : Seuls les utilisateurs ayant le rôle sn_esg.reporting_disclosure_manager peuvent être sélectionnés dans ce champ.
   Stockage à distance
   Type de stockage	Emplacement de l’endroit où la divulgation doit être stockée. L’option disponible est Sharepoint. Si cette option est sélectionnée, un document vide est créé.
   Chemin d'accès au document	Chemin d’accès dans Microsoft SharePoint le dossier d’accueil de l’utilisateur. Ce champ s’affiche uniquement lorsque l’option Charger vers le stockage distant est sélectionnée.
   Collaborateurs	Utilisateurs qui contribuent au document de divulgation. Ce champ s’affiche uniquement lorsque l’option Charger vers le stockage distant est sélectionnée. Remarque : Seuls les utilisateurs ayant le rôle sn_esg.reporting_disclosure_manager peuvent être sélectionnés dans ce champ.

4. Pour enregistrer la divulgation, sélectionnez Enregistrer.
   Assurez-vous que les propriétés personnalisées, l’ID de document et le numéro de divulgation des documents de divulgation d’un enregistrement de déclaration ne sont pas mis à jour ou supprimés.
5. Pour ouvrir et modifier le document créé, Ouvrez le document.
   Pour insérer des points de données dans le document, ouvrez le complément dans le document Word. Pour plus de détails, reportez-vous à Importer des données dans un rapport de divulgation Microsoft Word. Si le lien n’ouvre pas la divulgation, consultez l’article Liste de vérification de dépannage pour les divulgations narratives [KB1702819] dans la base de Now Support connaissances.
6. Fermez le document avant de synchroniser les données.
   Avant de passer à l’étape suivante, attendez une minute que les données se reflètent dans la table de suivi.
7. Sélectionnez Synchroniser les données de déclaration pour synchroniser toutes les modifications apportées au document de déclaration, en veillant à ce que les modifications soient reflétées sur la page Vue d’ensemble sous Résumé de la divulgation.
   Le bouton Synchroniser les données de divulgation n’est disponible que si le champ Type de stockage est défini sur SharePoint.
8. Pour faire passer la divulgation à l’état suivant, sélectionnez Passer à Travail en cours.
9. Pour demander l’approbation des approbateurs nécessaires, sélectionnez Demander l’approbation.