Explorer Gestion des contrats Pro

Apprenez-en plus sur l’application Gestion des contrats Pro grâce à un exemple de workflow et passez en revue les avantages qu’elle peut offrir.

Vue d'ensemble de Gestion des contrats Pro

Gestion des contrats Pro La solution vous permet de configurer des modèles de documents contractuels, des clauses, des variations de clauses et de lancer des demandes de contrat. Il prend également en charge Now Assist l’analyse des contrats et l’extraction des métadonnées, les signatures électroniques, les signatures manuscrites et les systèmes de stockage externes.

Gestion des contrats Pro utilisateurs

Tableau 1. Utilisateurs

Utilisateur	Description
Administrateur principal des contrats	L’administrateur de contrat gère les enregistrements de contrat, les rôles d’utilisateur et les configurations système.
Configurateur de structure de base des contrats	Le configurateur de contrats gère les configurations associées à Gestion des contrats Pro. Ils configurent les modèles de contrat, les systèmes externes et les règles de configuration.
Prestataire de base des contrats	Le prestataire de contrats initie des actions lors de l’exécution d’un contrat affecté. Cela inclut des tâches telles que la création de révisions, l’ajout de signataires et l’annulation d’affectations de signataires.
Utilisateur principal des contrats	Les utilisateurs de contrats initient et suivent l’exécution du contrat.
Réviseur de contrat	Les réviseurs de contrats examinent les documents contractuels, suivent les tâches de révision et utilisent la bibliothèque de clauses pour ajouter les clauses appropriées.
Visionneuse de rapports de contrats	Le visualiseur de rapports de contrats consulte les rapports de contrats, analyse les tendances des contrats et favorise la prise de décision basée sur les données.
Éditeur de rapport de contrat	L’éditeur de rapports sur les contrats publie des rapports sur le tableau de bord des contrats.
Utilisateur de l’obligation	L’utilisateur de l’obligation soumet une demande d’obligation.
Exécuteur d’obligation	L’exécuteur d’obligation initie des actions tout en remplissant une obligation. Cela comprend des tâches telles que créer des obligations, approuver, rejeter ou annuler des tâches d’obligation.
Administrateur de l’obligation	Fournit un accès administratif à la gestion des obligations et aux données sous-jacentes.

Workflow de demande de contrat en libre-service

L’image suivante fournit une vue d’ensemble des demandes de contrat en libre-service.

Figure 1. Workflow de demande en libre-service

1. Le demandeur de contrat initie une demande de contrat.
2. Un document contractuel est généré à partir d’un modèle de contrat et les métadonnées, les clauses, les signataires et les tables sont ajoutés dynamiquement en fonction de conditions prédéfinies.
3. Le prestataire de contrats affiche le document contractuel et effectue l’une des actions suivantes :
   1. Si aucun changement n’est requis, obtient l’approbation des personnes concernées. Envoie le document contractuel pour signature.
   2. Si des changements sont nécessaires, télécharge une nouvelle révision du document et obtient l’approbation des personnes concernées avant de l’envoyer pour signature.
4. Si un signataire refuse le document, il est renvoyé au demandeur pour être retravaillé et la révision est envoyée pour signature.
5. Une fois que tous les signataires ont approuvé le document. Le contrat signé est joint à l’enregistrement de la demande de contrat.
6. Le contrat signé est stocké sur l’instance ServiceNow ou dans un système de stockage externe et référencé dans le référentiel du contrat. Le demandeur et les membres du département peuvent accéder au document contractuel signé à partir du référentiel Contrats.

Workflow de demande de contrat sans libre-service

L’image suivante fournit une vue d’ensemble des demandes de contrat non libre-service.

Figure 2. Workflow de demande hors libre-service

Un workflow pour une demande de contrat non libre-service peut se dérouler comme suit :

1. Le demandeur de contrat initie une demande de contrat à partir de l’espace de travail.
2. Le demandeur de contrat charge un ou plusieurs contrats et leurs pièces justificatives et les classifie.
3. L’exécutant du contrat affiche le document contractuel joint à la demande de contrat.
4. Si nécessaire, l’exécutant reclassifie le contrat et les pièces justificatives.
5. Le prestataire de contrats affiche le document contractuel et effectue l’une des actions suivantes :
   1. Si aucun changement n’est requis, obtient l’approbation des personnes concernées. Envoie le document contractuel pour signature.
   2. Si des changements sont nécessaires, modifie le document contractuel, obtient une approbation interne ou ad hoc si nécessaire. Télécharge une nouvelle révision du document contractuel et l’envoie pour signature.
6. S’il existe plusieurs documents contractuels, l’exécutant prépare les signatures en spécifiant l’ordre. S’il y a une signature électronique, le prestataire ajoute les champs requis et envoie le document contractuel pour signature.
7. Les signataires examinent le document contractuel.
   • Si aucune modification n’est requise, le document contractuel est signé par tous les signataires.
   • Si des modifications sont requises, la signature est refusée et l’utilisateur qui travaille sur la demande de contrat génère un nouveau document et le renvoie pour signature.
8. Le contrat signé est stocké sur l’instance ServiceNow ou dans un système de stockage externe et référencé dans le référentiel du contrat. Le demandeur et les membres du département peuvent accéder au document contractuel signé à partir du référentiel des contrats.

Gestion des contrats Pro avantages

Tableau 2. Gestion des contrats Pro avantages

Fonctionnalité	Avantage	Utilisateurs
Modèles de documents Word	Configurez des modèles de documents Word pour le contrat afin de rationaliser et de réduire le besoin de retouches et de maintenir l’uniformité entre les documents contractuels générés. Configurez la génération de contenu dynamique via des mappages et des conditions pour les clauses et les tables.	Configurateur de contrat
Gestion des clauses	Gérer efficacement une bibliothèque de variations de clauses. Utilisez des variations de clauses pour placer dynamiquement le contenu d’un contrat en fonction des conditions spécifiées.	Configurateur de contrat
Microsoft Word complément pour ServiceNow les contrats	Utilisez les documents Microsoft Word pour ajouter des contrôles de contenu qui servent d’espaces réservés au contenu. Les modèles Word sont plus faciles à réviser, à annoter et à modifier.	Configurateur de contrat
Demandes de contrats en libre-service et sans libre-service	Lancer des demandes de contrat en libre-service ou sans libre-service.	Utilisateur de contrat
Gestion des obligations	Suivez et gérez les obligations contractuelles pour garantir la conformité et minimiser les risques.	Prestataire d’obligation ou utilisateur d’obligation
Configurer des applications externes pour Gestion des contrats Pro	Intégration avec des fournisseurs de stockage externe et de signature électronique.	Configurateur de contrat
Tableau de bord des contrats	Obtenez un aperçu du volume de demandes de contrat traitées par votre équipe.	Prestataire de contrat
Espace de travail de contrat	Utilisez des widgets activables pour catégoriser, classer par ordre de priorité et traiter efficacement les demandes de contrat.	Utilisateur de contrat ou prestataire de contrat
Now Assist dans Gestion des contrats	Utilisez Now Assist dans Gestion des contrats pour analyser les contrats afin de détecter les clauses non standard et manquantes et pour extraire des informations des contrats signés afin de les ajouter au référentiel de contrats.	Prestataire de contrats Now Assist

Ce qu'il faut explorer ensuite

Pour en savoir plus sur la configuration et l'utilisation de Gestion des contrats Pro, consultez :

• Configurer Gestion des contrats Pro
• Utiliser Gestion des contrats Pro
• Now Assist dans Gestion des contrats
• Gérer Gestion des contrats Pro
• Référence Gestion des contrats Pro

• Gestion des clauses
  La gestion des clauses vous permet de gérer efficacement une bibliothèque de clauses, de variantes de clauses et de modèles de documents Word.
• Modèles de documents Word
  Microsoft Word Basé sur un modèle de contrat, vous permet de créer des modèles qui sont utilisés pour générer des contrats ou des documents en fonction d’une demande soumise.
• Microsoft Word complément pour ServiceNow les contrats
  Microsoft Word complément Contrats ServiceNow vous permet d’ajouter des contrôles de contenu dans un Microsoft Word document dans les deux Windows systèmes et MacOS . Les contrôles de contenu servent d’espaces réservés pour le contenu d’un modèle de document
• Demandes de contrats en libre-service et sans libre-service
  Gestion des contrats Pro prend en charge l’initiation des demandes de Libre-service contrat et non libre-service des demandes de contrat.