Créez des actifs avant leur livraison afin de pouvoir créer l'enregistrement d'actif avec la balise et le numéro de série de l'actif au début du processus et réserver l'actif pour l'utilisateur qui l'a demandé. Le destinataire peut uniquement sélectionner les actifs à recevoir au fur et à mesure qu'ils sont précréés.
Avant de commencer
Rôle requis : procurement_admin ou procurement_user
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Certaines demandes doivent être approuvées avant de pouvoir se procurer les éléments de la demande. Dans le système de base, les demandes de plus de 1 000 $ doivent être approuvées. Pour modifier le seuil d'approbation de 1 000 $ et d'autres attributs de workflow, modifiez le workflow de demande de Catalogue de services.
Lorsque l'état de l'actif est sur En stock, le champ Réservé pour est conservé à mesure que l'actif est reçu et placé dans un entrepôt. Lorsque l'état de l'actif bascule sur En cours d'utilisation, le champ Réservé pour est réétiqueté Affecté à. S'il y a un nom dans le champ Réservé pour, le nom est conservé lorsque le champ est réétiqueté. Un utilisateur disposant du rôle asset peut modifier le nom qui figure dans le champ Affecté à. Modifier le nom est utile, par exemple, si un technicien informatique commande 10 ordinateurs portables et qu'il doit les affecter à des utilisateurs individuels.
Remarque : si les actifs ne sont pas créés avant la livraison, ils sont créés automatiquement à partir des éléments de ligne à réception des bons de commande. Vous pouvez également saisir des détails sur l'actif et les recevoir lorsque les bons de commande sont reçus.
Procédure
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Accédez à la .
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Ouvrez une tâche ayant un État Ouvert et une Brève description des Éléments de la demande à approvisionner.
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Cliquez sur Approvisionner la demande.
- Si la demande est déjà satisfaite ou si les éléments de la demande ne peuvent être fournis, le bouton Approvisionner la demande est masqué.
- Si l'élément demandé n'a pas de modèle affecté, l'élément n'est pas répertorié dans la boîte de dialogue Approvisionner la demande.
- Tous les éléments figurant sur le bon de commande dont la quantité restante est égale à 0 ne sont pas répertoriés dans la boîte de dialogue Approvisionner la demande.
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Sélectionnez un Entrepôt de destination.
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Sélectionnez l'option Créer un bon de commande pour un ou plusieurs éléments répertoriés.
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Pour chaque élément nécessitant un bon de commande, sélectionnez un Fournisseur.
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Cliquez sur OK.
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Accédez à la .
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Ouvrez le bon de commande que vous venez de créer.
Si vous avez créé un bon de commande pour plusieurs éléments, il est possible que plusieurs bons de commande aient été créés.
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Sélectionnez Commande.
Une fois les éléments commandés, aucun élément de ligne de bon de commande supplémentaire ne peut être ajouté au bon de commande.
L'état de tous les éléments de ligne de bon de commande bascule sur Commandé.
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Cliquez sur le lien connexe Créer les actifs matériels avant la livraison pour créer automatiquement les actifs matériels pour tous les éléments de ligne de bon de commande.
Les actifs matériels sont répertoriés dans la liste connexe des
Actifs. Cliquez sur un actif dans la liste pour afficher l'enregistrement de l'actif. À l'exception des consommables, le champ
Réservé pour contient le nom de l'utilisateur qui a fait la demande initiale.
Vous pouvez également créer des actifs pour des éléments de ligne de bon de commande individuels. Sur un bon de commande, accédez à la liste connexe des Éléments de ligne de bon de commande et cliquez sur un numéro d'élément de ligne de bon de commande spécifique. Ensuite, cliquez sur le lien connexe Créer les actifs matériels avant la livraison . Seuls les actifs matériels inclus sur l'élément de ligne de bon de commande sont créés.