Documents gérés

Utilisez l’application Documents gérés pour contrôler les ServiceNow® documents électroniques au sein de votre instance.

Une fois que les paramètres ont été définis par l’administrateur et que le module d’extension Knowledge Document a été installé, les documents peuvent être déplacés dans le cycle de document géré.

Important :

À partir de Yokohama maintenant, les flux de travail ont été configurés et standardisés pour suivre le nouveau flux de travail et la nouvelle expérience de conception.

Les clients existants peuvent continuer à utiliser des workflows OOB déconseillés, mais ServiceNow recommandent d’adopter les nouveaux flux OOB. Les workflows personnalisés seront toujours pris en charge, tandis que les workflows OOB personnalisés sont déconseillés, avec une recommandation de basculer vers de nouveaux flux. Les clients peuvent également créer des flux de travail, mais ServiceNow conseillent d’utiliser des flux pour les nouvelles exigences.

• Fonctionnalités de Managed Documents
  Managed Documents est une solution légère basée sur ITIL pour la création et la gestion de documents électroniques au sein de votre instance.
• Module d’extension Managed Documents
  Cette page décrit les applications et les modules, la structure des tables de base de données, les scripts et les rôles.
• Module d’extension Document de la base de connaissances
  Le module d’extension Knowledge Document étend le module d’extension Documents gérés en fournissant la fonctionnalité de publication des documents gérés dans la base de connaissances.
• Créer un document
  Une fois les paramètres des documents gérés définis par l’administrateur, les documents peuvent être créés, demandés, extraits, modifiés, archivés, copiés et, si nécessaire, restaurés à une version antérieure.
• Créer un enregistrement de document géré
  Configurez les propriétés et les politiques d’un document géré.
• Enregistrer un document après avoir effectué des modifications
  Après avoir apporté des modifications à un document, archivez le document révisé dans Documents gérés.
• Vérifier un document pour apporter des modifications
  Une fois qu’un document est ajouté à un enregistrement de document géré, extrayez le fichier pour y apporter des modifications. L’archivage et la sortie des documents conservent une trace des modifications apportées aux documents et garantissent qu’une seule personne à la fois modifie le document.
• Publier un document dans Documents gérés
  Une fois le document examiné et approuvé, publiez-le dans Documents gérés.
• Envoyer un document pour examen et approbation
  Lorsqu’un document est prêt, envoyez-le pour revue et approbation. Si un réviseur ou un approbateur n’est pas identifié dans l’enregistrement de document, le document passe directement à l’étape de publication.
• Charger un document en tant que pièce jointe
  Après avoir créé un enregistrement de document, ajoutez-le à l’enregistrement en tant que pièce jointe.