Fonctionnalités de Managed Documents

Managed Documents est une solution légère basée sur ITIL pour la création et la gestion de documents électroniques au sein de votre instance.

Cette application ajoute une couche de contrôle autour de n’importe quel document en fournissant des options de workflow, de stockage, de sécurité et de catégorisation. Il peut être utilisé pour divers documents internes, tels que des politiques et procédures, la documentation de conformité et les articles de la base de connaissances. Parce qu’il est intégré à l’instance, Managed Documents offre une alternative transparente aux systèmes tiers.

Tableau 1. Fonctionnalités

Fonctionnalité	Description
Arrivée/Départ	Suivez les révisions, l’historique d’approbation et les notifications automatisées pour les approbateurs et les réviseurs. Utile pour les auteurs de conformité et de risque, les rédacteurs de politiques et de procédures et les administrateurs de contrats.
Catégorisation	Classez les documents pour l’organisation et la recherche.
Contrôle d'accès	Partagez des documents avec des utilisateurs sélectionnés.
Contrôle de révision	Suivez les changements apportés aux documents.
Signature électronique pour approbation	Intégration au module d’extension Approval with E-Signature.
Workflow	Favorisez l’examen et l’approbation cohérents du contenu.
Sécurité	Utilisez le paramètre de sécurité élevée.

• Concepts des documents gérés
  Les concepts suivants expliquent les documents gérés : Document géré, Collecte de documents, Révisions de documents et Paramètres de document.
• Définition du workflow du document
  Dans le système de base, tous les documents gérés utilisent le workflow Documents gérés après que la case Actif a été cochée.
• Définition des paramètres du document
  Avant d’utiliser l’application Managed Documents, l’utilisateur disposant du rôle document_management_admin doit définir les paramètres qui définissent les types de documents à gérer via l’application. Managed Documents fournit des options de paramètres de base et personnalisés.
• Séparation de domaine et documents gérés
  L’application Séparation de domaine n’est pas prise en charge dans Documents gérés. Séparation de domaine vous permet de séparer les données, les processus et les tâches administratives en groupes logiques appelés domaines. Vous pouvez contrôler plusieurs aspects de cette séparation, notamment les utilisateurs qui peuvent voir les données et y accéder.