Spoke do Adobe Sign

Automatize o processo de envio de um documento jurídico para um indivíduo ou uma lista de destinatários para assinatura digital usando Adobe Sign. Por exemplo, automatize a integração e o desligamento de funcionários ou o envio de acordos de não divulgação, acordos jurídicos e declarações de trabalho para assinatura digital. Use dados de ServiceNow em modelos de documento e permita que os usuários carreguem documentos para assinatura conforme necessário.

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Assinatura do IntegrationHub

Este spoke requer uma assinatura do Hub de integração. Para obter mais informações, consulte Cronogramas jurídicos - Visão geral do IntegrationHub.

Versão do spoke

Adobe Sign spoke v 2.9.0 é a versão mais recente.

Dependências do spoke

Se você estiver tendo problemas para instalar o aplicativo, verifique se estes plug-ins dependentes estão instalados:

• Etapa de ação do ServiceNow IntegrationHub — REST (com.glide.hub.action_step.rest)
• Tempo de execução do ServiceNow IntegrationHub (com.glide.hub.integration.runtime)

Nota:

Alguns desses plug-ins são recursos licenciáveis e exigem uma licença apropriada, se usados fora da implementação do spoke. Para obter informações sobre licenças, entre em contato com o gerente da sua conta.

Versões compatíveis

Este spoke foi criado para Adobe Sign API versão v6, mas pode ser compatível com versões posteriores.

Principais recursos

Adobe Sign spoke permite que um designer de fluxo:

• Automatize o processo de envio de um documento jurídico para um indivíduo ou lista de destinatários para assinatura digital.
• Copie e personalize fluxos de amostra para enviar documentos transitórios ou Adobe Sign documentos da biblioteca para assinatura digital.
• Descubra e sincronize o. Adobe Sign documentos.
• Pause um fluxo até que um acordo ou documento seja assinado. Um webhook da REST API com script aguarda o destinatário assinar o documento.
• Use valores de um documento assinado em um fluxo.
• Gerencie o ciclo de vida dos documentos em Adobe Sign em ServiceNow instância.

Requisitos do spoke

• Adobe Sign conta
• Adobe Sign credenciais de administrador de conta para executar as tarefas específicas da conta necessárias em Adobe Sign
• Adobe Sign credenciais de administrador do grupo para executar as tarefas específicas do grupo necessárias em Adobe Sign.
  Nota:

  O administrador da conta ou administrador do grupo pode adicionar usuários aos grupos. Esses usuários só podem acessar informações específicas do grupo.
• Adobe Sign aplicação configurada para integração com ServiceNow
• Adobe Sign Detalhes da aplicação, como ID da aplicação e segredo do cliente.
• ServiceNow credenciais de administrador para criar e sincronizar o necessário Adobe Sign grupos com ServiceNow.
  Nota:

  • Esta é a função de administrador padrão que é criada quando o. Adobe Sign spoke está ativado.
  • ServiceNow o administrador tem acesso a informações sobre todos Adobe Sign grupos sincronizados com ServiceNow e todas as tabelas que fazem parte do Adobe Sign spoke.
  • A função de usuário específica para o grupo é criada em ServiceNow, quando o grupo é criado no ServiceNow instância. Os usuários do grupo têm acesso a informações específicas para seus Adobe Sign e pode exibir somente os dados específicos do grupo das tabelas que fazem parte do Adobe Sign spoke.
• Assinatura do IntegrationHub

Consulte Adobe Sign desenvolvimento documentação para obter instruções sobre como criar e configurar aplicações personalizadas.

Fluxos de spoke

. Adobe Sign spoke fornece fluxos de amostra para demonstrar a automação do Adobe Sign tarefas. Para personalizar um fluxo de amostra, copie-o para o escopo da aplicação necessário. Os fluxos de amostra disponíveis incluem:

Fluxo	Descrição
Adobe Sign - Enviar demonstração de NDA	Envia uma declaração de trabalho para assinatura digital usando um Adobe Sign documento da biblioteca quando um Catálogo de serviços a solicitação foi criada pelo Adobe Sign - Demonstração de declaração de trabalho item. Antes de usar este fluxo, ative o. Adobe Sign - Demonstração de declaração de trabalho item do catálogo.
Adobe Sign - Demonstração de declaração de trabalho	Envia um acordo de confidencialidade para assinatura digital usando um Adobe Sign documento da biblioteca quando um Catálogo de serviços a solicitação foi criada pelo Adobe Sign - Demonstração de declaração de trabalho item. Antes de usar este fluxo, ative o. Adobe Sign - Demonstração de declaração de trabalho item do catálogo.

. Adobe Sign spoke adiciona itens do catálogo para uso com Adobe Sign spoke fluxos de amostra. Antes de acionar um Adobe Sign spoke fluxo de amostra, ative estes itens do catálogo.

Item do catálogo	Descrição
Adobe Sign - Demonstração de declaração de trabalho	Envia uma declaração de trabalho para assinatura digital usando um Adobe Sign documento da biblioteca.
Adobe Sign - Enviar demonstração de NDA	Envia um acordo de confidencialidade para assinatura digital usando um Adobe Sign documento da biblioteca.

Subfluxos do spoke

. Adobe Sign spoke fornece um subfluxo de amostra para demonstrar a automação Adobe Sign tarefas. Para personalizar o subfluxo de amostra, copie-o para um novo escopo da aplicação. O subfluxo de amostra disponível é Obter documentos por grupo. O subfluxo recupera documentos relevantes para um Adobe Sign Agrupe-os e armazena-os na tabela Documentos do AdobeSign.

Ações do spoke

. Adobe Sign spoke fornece ações para automatizar Adobe Sign tarefas quando ocorrem eventos em ServiceNow. As ações disponíveis incluem:

Categoria	Ação	Descrição
Gestão de documentos	Anexe a trilha de auditoria do acordo ao registro da ServiceNow	Baixa a trilha de auditoria de acordo para o contrato especificado do Adobe Sign e a anexa a um registro da ServiceNow.
	Anexe o documento do acordo ao registro da ServiceNow	Faz o download do documento do contrato especificado do Adobe Sign e o anexa a um registro da ServiceNow.
	Anexe o acordo assinado a um registro da ServiceNow	Baixa um Adobe Sign e anexa-o ao relevante ServiceNow registro do acordo.
	Converta transiente em documento de biblioteca	Converte um documento transitório em um documento de biblioteca. Garante que o documento esteja disponível na biblioteca por mais do que o período de limpeza transitório estipulado de 7 dias.
	Pesquisar documentos do contrato	Recupera os documentos do contrato para o contrato especificado.
	Pesquisar ID do contrato	Recupera o ID do contrato do ServiceNow Tabela de acordo.
	Fluxo de contratos de pesquisa	Recupera a lista de contratos.
	Pesquisar ID do documento da biblioteca	Recupera o ID do documento da biblioteca do ServiceNow Tabela de documentos.
	Fluxo de documentos da biblioteca	Recupera a lista de documentos da biblioteca.
	Campo de acordo definido	Cria uma lista de campos para um contrato de rascunho.
	Carregar anexo como documento transitório	Carrega um anexo para Adobe Sign como um documento transitório. O documento transitório está disponível por um período de 7 dias.
Gestão de MegaSigns	Cancelar MegaSigns	Cancela MegaSigns que já estão fora para assinatura.
	Verifique o status do MegaSigns	Verifica o status de um registro do MegaSigns.
	Criar MegaSigns de rascunho	Cria um registro MegaSigns no estado de rascunho.
	Fazer download de participantes e mesclar campos para documento	Faz o download de um arquivo CSV de amostra para um determinado documento de biblioteca que contém informações sobre os participantes do MegaSigns e campos de formulário.
	Pesquisar MegaSigns Stream	Recupera a lista de todos os registros do MegaSigns.
	Enviar MegaSigns	Finaliza o rascunho e envia o anexo MegaSigns para assinatura.
	Aguarde a assinatura de MegaSigns do Adobe Sign	Aguarda o webhook do Adobe Sign até que todos os participantes assinem ou cancelem o documento.
Gestão de assinaturas	Adicionar participante ao acordo	Cria uma lista de participantes iterativamente ao longo do tempo e adiciona participantes ao local ServiceNow registro do acordo.
	Adicionar participante ao acordo com autenticação de senha de uso único por e-mail	Adiciona um novo participante a um acordo e verifica sua identidade usando uma senha de uso único (OTP) por e-mail. Os participantes receberão a OTP em um e-mail e precisarão inseri-la antes de assinar ou aprovar o documento. Esta etapa extra mantém seus acordos seguros, garantindo que somente as pessoas certas possam acessá-los.
	Adicionar participante ao acordo com autenticação de senha	Adiciona um novo participante a um acordo e verifica sua identidade usando uma senha predefinida. O participante deve inserir a senha correta antes de poder exibir, assinar ou aprovar o documento. Esta etapa extra mantém seus acordos seguros, garantindo que somente a pessoa que conhece a senha possa prosseguir com o acordo. Nota: O trabalho agendado Agendador para remover senha do participante quando ativado excluirá automaticamente as senhas armazenadas nos últimos 30 dias. Para obter mais informações, consulte a seção Trabalho agendado do Spoke.
	Adicionar participante ao acordo com autenticação por telefone	Adiciona um novo participante a um acordo e verifica sua identidade usando uma senha de uso único (OTP) em um SMS. Os participantes receberão a OTP em um SMS para o número de telefone especificado e precisarão inseri-la antes de assinar ou aprovar o documento. Esta etapa extra mantém seus acordos seguros, garantindo que somente as pessoas certas possam acessá-los.
	Adicionar lembretes do participante ao acordo	Cria um ou mais lembretes para os participantes especificados associados ao acordo especificado.
	Cancelar acordo	Cancela um acordo que foi enviado para assinatura.
	Verifique o status do contrato	Recupera o status de um contrato.
	Criar rascunho de acordo	Cria um contrato no estado de rascunho no Adobe Sign e registro de rascunho no ServiceNow Tabela de acordo.
	Finalizar Rascunho e Enviar Acordo	Envia um rascunho de acordo para a lista de participantes para uma assinatura. Nota: Você precisa usar o. Criar rascunho de acordo e. Campo de acordo definido ações antes de usar esta ação.
	Gerar URL de envio incorporado	Gera um URL que permite incorporar a exibição do remetente do contrato no Adobe Sign.
	Pesquisar eventos de acordo	Recupera as informações de eventos do contrato especificado.
	Consultar rascunho de acordo	Recupera as informações do rascunho do contrato e os detalhes do Etag, que são necessários ao finalizar o rascunho do contrato.
	Pesquisar valor de campo de formulário de um contrato	Recupera o valor do campo obrigatório de um contrato existente no Adobe Sign.
	Pesquisar URL de assinatura	Recupera um URL de assinatura incorporado. Isso é útil para cenários que envolvem assinatura presencial.
	Enviar acordo	Envia um ou mais documentos, juntamente com sua sequência, para assinatura a um ou mais participantes.
	Atualizar campos de formulário e enviar contrato	Permite que os participantes atualizem ou modifiquem os campos do formulário em um acordo antes de enviá-lo para assinatura.
	Aguarde a assinatura do Adobe Sign	Aguarda até que o participante assine ou rejeite o documento no Adobe Sign. Em seguida, atualiza o status de assinatura em ServiceNow.
	Aguarde a assinatura do Adobe Sign	Aguarda o webhook do Adobe Sign até que o participante assine ou rejeite o documento. Atualiza o status no ServiceNow Tabela de acordo.
Gestão de usuários	Ative um usuário	Ativa um usuário existente no Adobe Sign.
	Desative um usuário	Desativa um usuário existente no Adobe Sign.
	Pesquisar ID de usuário por e-mail	Recupera o ID de usuário de um usuário existente no Adobe Sign.
	Pesquisar fluxos de usuários	Recupera a lista de todos os usuários.
Gestão de Webhook	Criar webhook	Cria um webhook para notificar os eventos de assinatura no Adobe Sign.
	Pesquisar fluxo de webhooks	Recupera a lista de webhooks.
	Remover webhook	Remove um webhook do Adobe Sign.

Módulo Spoke

. Adobe Sign spoke adiciona um Adobe Sign para seu ServiceNow instância. . Adobe Sign spoke sincroniza e armazena informações sobre grupos, documentos e acordos em ServiceNow. . Adobe Sign spoke inclui estas tabelas.

• Acordos [sn_adobesign_spoke_agreement]
• Documentos [sn_adobesign_spoke_adobe_sign_documents]
• Grupos [sn_adobesign_spoke_adobesign_group_details]
• Detalhes do cliente [sn_adobesign_spoke_client_details]

Tabela	Descrição	Campos
Acordos	Adobe Sign acordos do sincronizados Adobe Sign grupos e contas. Os registros na tabela Contratos são atualizados com o status de assinatura somente quando o webhook está configurado para Adobe Sign conta.	Nome ID do acordo Motivo Recusado Status Informações dos participantes Informações dos campos do formulário Próximo signatário Nome do grupo
Documentos	Adobe Sign documentos do sincronizados Adobe Sign grupos e contas. Para sincronizar contas, consulte Sincronizar Adobe Sign com ServiceNow. O subfluxo Obter documentos por grupo recupera uma lista de documentos em cada Adobe Sign grupo. Nota: O acesso aos documentos é baseado nas funções do usuário do grupo.	ID do documento Responsável pelo documento Documento modificado pela última vez Grupo Nome do Documento Tipo de documento
Grupos	Adobe Sign grupos sincronizados com ServiceNow. O administrador cria grupos no ServiceNow e fornece os detalhes necessários para sincronizar com Adobe Sign. Nota: A função de usuário é criada quando um Adobe Sign o grupo foi criado no ServiceNow instância. Os usuários com a função específica do grupo podem acessar os documentos e acordos relevantes para o. Adobe Sign grupo.	Nome do grupo ID do grupo Alias de Conexão
Detalhes do cliente	Credenciais do Adobe Sign grupos sincronizados com ServiceNow.	ID de cliente Nome Chave de Autenticação
MegaSigns	Adobe Sign MegaSigns do sincronizado Adobe Sign grupos e contas. Os registros na tabela MegaSigns são atualizados com o status de assinatura somente quando o webhook está configurado para o. Adobe Sign conta.	Status Participantes assinados Número de assinaturas pendentes Nome ID do MegaSigns Nome do grupo

Trabalho agendado do spoke

Para excluir as senhas relacionadas à ação Adicionar participante ao acordo com autenticação de senha que são armazenadas nos últimos 30 dias, você pode usar o Agendador para remover o trabalho agendado da senha do participante. Você também pode mudar quando o agendador é executado.

Para configurar isso, navegue até Tudo > Definição do Sistema > Trabalhos agendados > Programador para remover a senha do participante e ativar o trabalho agendado.

Grupos e funções de usuário

Crie um grupo no ServiceNow instância para sincronizar o grupo com o grupo correspondente em Adobe Sign.

A função de usuário específica para o grupo é criada em ServiceNow, quando o grupo é criado no ServiceNow instância. Por exemplo, uma função de usuário do grupo de RH, sn_adobesign_spoke.hr, é criada quando o grupo de RH é criado em ServiceNow. ServiceNow o administrador pode atribuir essas funções de usuário do grupo a usuários e controlar o acesso às informações específicas do grupo, como:

• Documentos e acordos
• Aliases de conexão e credencial
• Registros de credenciais
• Registros das aplicações
• Dados nas tabelas do Adobe Sign spoke

Para executar fluxos e subfluxos, os usuários do grupo também devem ter estas funções:

• connection_admin
• credential_admin
• flow_designer
• oauth_admin
• script_debugger
• view_changer

Apenas ServiceNow o administrador tem acesso a informações sobre todos Adobe Sign grupos que são sincronizados com ServiceNow instância.

Adobe Acrobat Sign requisitos de conta

. Adobe Sign spoke Requer a criação de um app personalizado na sua conta do Adobe Sign para gerar tokens do OAuth 2,0.

Requisitos de aliases de conexão e credencial

IntegrationHub usa aliases para gerenciar informações de conexão e credenciais. O uso de um alias elimina a necessidade de configurar várias credenciais e perfis de informações de conexão ao usar vários ambientes. Se as informações de conexão ou de credencial forem alteradas, não será necessário atualizar nenhuma ação que use a conexão. Para obter mais informações, consulte Connections and Credentials.

Nota:

Um alias de conexão e credencial é específico para um grupo em Adobe Sign.

Um exemplo de alias de conexão e credencial é fornecido para fins de demonstração. ServiceNow o administrador deve criar um alias para cada Adobe Sign grupo para sincronizar esse grupo com ServiceNow instância. Por exemplo, você pode ter diferentes registros de alias de conexão e credencial um para cada BU em sua organização, como RH, jurídico, financeiro e assim por diante. Para obter informações sobre como configurar o spoke, consulte Sincronizar Adobe Sign agrupar com ServiceNow.